Przypadek użycia · § 19 UStG

Wystawianie faktury jako mały przedsiębiorca

Bez VAT, ale z prawidłową adnotacją: tak jako mały przedsiębiorca wystawiasz prawnie bezpieczne faktury, dostosowane do nowych progów 25.000 € i 100.000 € od 2025 roku.

Utwórz fakturę małego przedsiębiorcy Mehr erfahren

Wzór faktur według § 19

Automatyczny tekst adnotacji, brak obliczania VAT, gotowy PDF. Nie musisz niczego konfigurować, tryb małego przedsiębiorcy jest w generatorze predefiniowany.

Utwórz fakturę małego przedsiębiorcy

Czym jest regulacja dla małych przedsiębiorców 2026?

Regulacja dla małych przedsiębiorców według § 19 UStG pozwala Ci fakturować bez wykazywania VAT. Z dniem 1 stycznia 2025 progi zostały znacznie podniesione:

25.000 € obrotu z roku poprzedniego (wcześniej 22.000 €)
100.000 € przewidywalnego obrotu w roku bieżącym (wcześniej 50.000 €)

Jeśli pozostajesz poniżej obu progów, nie musisz naliczać VAT ani składać wstępnych deklaracji VAT (obowiązek odpadł od 2025). W zamian sam nie możesz odliczać podatku naliczonego, czyli przy zakupie płacisz pełną cenę brutto.

Ważne: granica 25.000 € jest od 2025 roku granicą rzeczywistą. Jeśli przekroczysz ją w trakcie roku, wypadasz z regulacji od kolejnego miesiąca, a nie dopiero w roku następnym jak dawniej.

Obowiązkowa adnotacja na fakturze

Na każdej fakturze małego przedsiębiorcy musi widnieć adnotacja wyjaśniająca, dlaczego nie wykazano VAT. Sprawdzone brzmienie:

„Zgodnie z § 19 UStG nie nalicza się podatku od wartości dodanej."

Dozwolone są również warianty jak „Brak wykazania podatku VAT z powodu zastosowania regulacji dla małych przedsiębiorców według § 19 UStG". Ważne jest tylko, aby odniesienie do § 19 było rozpoznawalne, inaczej klient mógłby przyjąć, że po prostu zapomniałeś o VAT.

Czego nie wolno Ci: wykazywać VAT, mimo że jesteś małym przedsiębiorcą. Jeśli mimo to to zrobisz (np. „zawiera 19 % VAT"), jesteś winien tę kwotę urzędowi skarbowemu według § 14c UStG, nawet jeśli nigdy jej nie otrzymałeś.

Wszystkie pozostałe dane obowiązkowe

Z wyjątkiem wykazania podatku obowiązują te same dane obowiązkowe co przy zwykłych fakturach freelancerskich:

Nazwa i adres Twój i klienta
Numer podatkowy (NIP-VAT zwykle nie jest potrzebny, może jednak być sensowny, patrz niżej)
Data wystawienia + kolejny numer faktury
Opis świadczenia + data świadczenia
Wynagrodzenie (nie trzeba wykazywać netto, ponieważ brak VAT)
Adnotacja § 19
Warunki płatności + IBAN

Ponieważ nie wykazujesz VAT, odpada rozbicie netto/VAT/brutto. Po prostu podajesz kwotę łączną.

NIP-VAT mimo statusu małego przedsiębiorcy? Kiedy się opłaca

Na pierwszy rzut oka jako mały przedsiębiorca nie potrzebujesz numeru identyfikacyjnego VAT. Istnieją jednak dwa scenariusze, w których się opłaca:

Transakcje UE: gdy tylko świadczysz usługi na rzecz przedsiębiorstwa z UE lub nabywasz towary z kraju UE, potrzebujesz NIP-VAT, nawet jako mały przedsiębiorca.
Ochrona danych: osobisty numer podatkowy zawiera informacje o Twoim urzędzie skarbowym i trudno go chronić na publicznie dostępnych fakturach. NIP-VAT jest neutralny i może być noszony publicznie.

NIP-VAT składasz w Bundeszentralamt für Steuern, wniosek jest bezpłatny i trwa kilka dni roboczych.

Archiwizacja faktury i ewentualnie generowanie PDF/A

Również mali przedsiębiorcy podlegają GoBD i dziesięcioletniemu obowiązkowi przechowywania. Najprostsze rozwiązanie: utwórz fakturę za pomocą generatora faktur, wyeksportuj ją jako PDF i przekonwertuj wynik za pomocą konwertera PDF/A do archiwizacji odpornej na rewizję. Jeśli potrzebujesz podpisu cyfrowego, pomoże Podpisz PDF.

Dla klientów z sektora publicznego od 2025 roku obowiązuje e-faktura (format XRechnung). Istnieje do tego osobne narzędzie: Utwórz e-fakturę. Także jako mały przedsiębiorca jesteś zobowiązany po stronie odbioru przyjmować e-faktury, po stronie wysyłki tylko, jeśli dostarczasz publicznym zleceniodawcom.

Pułapki dla małych przedsiębiorców

Wykazany VAT mimo § 19: jesteś go winien urzędowi skarbowemu według § 14c UStG. Faktura korygująca konieczna od razu, inaczej płacisz realne pieniądze za zwykłą literówkę.
Próg przekroczony w trakcie roku: od 2025 wypadasz natychmiast z regulacji. Zaplanuj bufor, rozłożenie na rok następny nie jest już możliwe.
Zapomnienie, że odliczenie podatku naliczonego odpadło: zakupy dla Twojego biznesu są droższe w brutto. Przy większych inwestycjach czasem opłaca się opcja przejścia na opodatkowanie na zasadach ogólnych.
Pułapka odwrotnego obciążenia przy zakupach z UE: jeśli jako mały przedsiębiorca zamawiasz oprogramowanie u dostawcy z UE, może zadziałać odwrotne obciążenie i mimo to jesteś winien VAT. Wystąp o NIP-VAT i poinformuj dostawcę.
Obowiązek e-faktury od 2025: nawet bez obowiązku wysyłki musisz móc odbierać i archiwizować e-faktury. Sam PDF nie wystarczy, uczyń format XRechnung lub ZUGFeRD czytelnym.

Napisz swoją fakturę według § 19 z prawidłowym tekstem adnotacji

Utwórz fakturę małego przedsiębiorcy

Częste pytania dotyczące regulacji dla małych przedsiębiorców

Czy regulacja dla małych przedsiębiorców w ogóle się opłaca?

Jeśli Twoi klienci to przeważnie osoby prywatne, tak. Klienci prywatni inaczej płaciliby 19 % więcej, nie mogąc odliczyć podatku naliczonego. Przy czysto B2B regulacja jest często niekorzystna: nie możesz odliczać podatku naliczonego, a Twoi klienci i tak by VAT odliczyli.

Czy mogę dobrowolnie zrezygnować z regulacji dla małych przedsiębiorców?

Tak, poprzez oświadczenie o rezygnacji wobec urzędu skarbowego. Wiążesz się wtedy jednak co najmniej na 5 lat z opodatkowaniem na zasadach ogólnych. Sensowne, jeśli dużo inwestujesz lub sprzedajesz głównie przedsiębiorstwom.

Co się stanie, jeśli niechcący przekroczę próg?

Od 2025 wypadasz z regulacji z kolejnym miesiącem. Wszystkie kolejne faktury muszą wykazywać VAT. Dotychczas wystawione faktury zwolnione z VAT pozostają ważne, przejście nie działa wstecz.

Czy jako mały przedsiębiorca muszę składać wstępną deklarację VAT?

Od 1.1.2025 już nie. Wcześniej było to obowiązkowe (także przy zgłoszeniach zerowych). Dziś wystarczy deklaracja VAT w ramach corocznej deklaracji podatku dochodowego.

Czy jako mały przedsiębiorca potrzebuję własnej księgowości?

Rozliczenie nadwyżki przychodów nad wydatkami (EÜR) jest obowiązkowe, gdy tylko jesteś samozatrudniony. Pełnej księgowości potrzebujesz dopiero, gdy jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą i osiągasz ponad 80.000 € zysku (od 2024), jako wolny zawód nigdy.