Scrivere una fattura come piccolo imprenditore

Il regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG ti consente di fatturare senza esporre l'IVA. Il 1° gennaio 2025 i limiti sono stati notevolmente innalzati:

• 25.000 € di fatturato dell'anno precedente (prima 22.000 €)
• 100.000 € di fatturato prevedibile nell'anno in corso (prima 50.000 €)

Se rimani al di sotto di entrambe le soglie, non devi applicare l'IVA né presentare più dichiarazioni IVA periodiche (l'obbligo è decaduto dal 2025). In cambio, tu stesso non puoi detrarre l'IVA, cioè paghi il prezzo lordo intero sugli acquisti.

Importante: dal 2025 la soglia di 25.000 € è un limite effettivo. Se la superi nel corso dell'anno, esci dal regime dal mese successivo, non solo nell'anno seguente come in passato.

Su ogni fattura da piccolo imprenditore deve comparire una dicitura che spieghi perché non viene esposta l'IVA. Una formulazione collaudata:

«Ai sensi del § 19 UStG non viene applicata l'imposta sul valore aggiunto.»

Sono ammesse anche varianti come «Nessuna esposizione dell'IVA per applicazione del regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG». L'unica cosa importante è che il riferimento al § 19 sia riconoscibile, altrimenti il cliente potrebbe pensare che tu abbia semplicemente dimenticato l'IVA.

Ciò che non puoi fare: esporre l'IVA pur essendo piccolo imprenditore. Se lo fai comunque (ad es. «19 % IVA inclusa»), devi l'importo all'Agenzia delle Finanze ai sensi del § 14c UStG, anche se non l'hai mai incassato.

A parte l'esposizione dell'imposta, valgono gli stessi dati obbligatori delle normali fatture da freelance:

• Nome e indirizzo di te e del cliente
• Codice fiscale (di norma non ti serve la partita IVA, ma può essere utile, vedi sotto)
• Data di emissione + numero di fattura progressivo
• Descrizione della prestazione + data della prestazione
• Corrispettivo (non è necessaria l'esposizione del netto, dato che non c'è IVA)
• Dicitura del § 19
• Condizioni di pagamento + IBAN

Poiché non esponi l'IVA, viene meno la suddivisione netto/IVA/lordo. Indichi semplicemente l'importo totale.

A prima vista, da piccolo imprenditore non ti serve una partita IVA. Ci sono però due scenari in cui conviene:

1. Operazioni intra-UE: non appena fornisci prestazioni a un'impresa dell'UE o acquisti beni da un altro Paese dell'UE, ti serve una partita IVA, anche come piccolo imprenditore.
2. Protezione dei dati: il codice fiscale personale contiene informazioni sul tuo ufficio delle imposte ed è difficile da proteggere su fatture accessibili pubblicamente. Una partita IVA è neutra e può essere mostrata pubblicamente.

La partita IVA si richiede presso il Bundeszentralamt für Steuern, la richiesta è gratuita e richiede pochi giorni lavorativi.

Anche i piccoli imprenditori sono soggetti alle GoBD e all'obbligo decennale di conservazione. La soluzione più semplice: crea la fattura con il generatore di fatture, esportala come PDF e converti il risultato con il convertitore PDF/A per un'archiviazione inalterabile. Se ti serve una firma digitale, ti aiuta Firmare PDF.

Per i clienti del settore pubblico, dal 2025 la fattura elettronica è obbligatoria (formato XRechnung). A questo scopo esiste uno strumento separato: Creare fattura elettronica. Anche come piccolo imprenditore sei obbligato, in ricezione, ad accettare le fatture elettroniche, in invio solo se fornisci enti pubblici.