Przypadek użycia · Freelance

Wystawianie faktury jako freelancer

Poprawne faktury bez stresu podatkowego: wszystkie dane obowiązkowe według § 14 UStG, prawidłowy IBAN, zasada skonta i odsetki za zwłokę, utworzone w mniej niż dwie minuty i pobrane jako PDF.

Utwórz teraz fakturę freelancera Mehr erfahren

Generator faktur dla osób samozatrudnionych

Bezpłatnie, bez rejestracji, ze wszystkimi danymi obowiązkowymi wstawianymi automatycznie. PDF generowany jest w przeglądarce, Twoje dane nie opuszczają komputera.

Utwórz teraz fakturę freelancera

Co musi znaleźć się na fakturze freelancera?

Jako freelancer pod względem podatkowym uchodzisz za przedsiębiorcę jednoosobowego lub wolny zawód. Aby urząd skarbowy uznał Twoje faktury, a Twój klient mógł odliczyć podatek naliczony, wszystkie dane obowiązkowe według § 14 ust. 4 UStG muszą być kompletne. Jeśli brakuje choćby jednego, odbiorca faktury może zażądać zwrotu podatku naliczonego, a Ty zostajesz ze sporną fakturą.

Dziewięć danych obowiązkowych w skrócie:

Pełna nazwa i adres Twój i Twojego zleceniodawcy
Numer podatkowy (z urzędu skarbowego) lub numer identyfikacyjny VAT (z Bundeszentralamt für Steuern)
Data wystawienia
Kolejny, jednoznaczny numer faktury, luki są dozwolone, powtórzenia nie
Ilość i powszechnie przyjęte oznaczenie świadczenia
Moment świadczenia lub okres świadczenia (także gdy pokrywa się z datą faktury, wystarczy adnotacja „data świadczenia odpowiada dacie faktury")
Wynagrodzenie rozbite według stawek podatkowych
Stawka i kwota podatku, lub w przypadku małych przedsiębiorców odniesienie do § 19 UStG
W przypadku faktur powyżej 250 € brutto dane te są obowiązkowe; poniżej (faktura na małą kwotę) wystarczą dane uproszczone.

Wskazówka z praktyki: zapisuj numer faktury w formacie, który pozwala wywnioskować rok, na przykład 2026-001. Przy następnej zmianie podatkowej lub kontroli zaoszczędzisz sobie tym godziny.

Numer podatkowy czy NIP-VAT, co należy na fakturę?

Oba są dozwolone, ale nie dowolnie. Jeśli fakturujesz tylko w obrębie Niemiec, wystarczy numer podatkowy. Gdy tylko klient siedzi w kraju UE i rozliczasz według procedury odwrotnego obciążenia (reverse charge), bezwzględnie potrzebujesz NIP-VAT (struktura w DE: DE + dziewięć cyfr).

Ważne dla ochrony danych: jeśli fakturujesz klientów prywatnych bez NIP-VAT, na fakturze musi widnieć Twój prywatny numer podatkowy. Dlatego wielu freelancerów dodatkowo występuje o NIP-VAT, nie jest on powiązany z osobą i chroni Twój prywatny numer identyfikacyjny przed rozproszeniem. Wniosek składasz bezpłatnie w Bundeszentralamt für Steuern.

Prawidłowe formułowanie skonta, terminu płatności i odsetek za zwłokę

Jasna informacja o płatności skraca średnio termin płatności o 8 do 12 dni. Zalecana jest formuła „14 dni netto, przy zapłacie w ciągu 7 dni 2 % skonta". Ważne: skonto jest pod względem podatku VAT późniejszym obniżeniem wynagrodzenia, w razie skorzystania z niego musisz złożyć skorygowaną wstępną deklarację VAT.

Jeśli klient nie płaci, popadasz w zwłokę automatycznie najpóźniej 30 dni po wpłynięciu faktury (§ 286 ust. 3 BGB). Wezwanie do zapłaty nie jest bezwzględnie konieczne, ale jest uprzejme. Odsetki za zwłokę w transakcjach B2B wynoszą 9 punktów procentowych ponad stopę bazową, w transakcjach B2C 5 punktów procentowych. Aktualna stopa bazowa na pierwsze półrocze 2026: 3,12 %, czyli 12,12 % odsetek za zwłokę rocznie wobec klientów biznesowych.

Dodatkowo wobec przedsiębiorstw możesz naliczyć ryczałt za zwłokę w wysokości 40 € (§ 288 ust. 5 BGB). Nie musisz go osobno zapowiadać.

Obowiązek podania IBAN i zgodność z SEPA

Od 2014 roku podanie pełnego IBAN oraz BIC jest standardem przy fakturach krajowych. Samo podanie numeru konta / numeru rozliczeniowego banku nie jest już zgodne z SEPA i jest odrzucane przez wiele systemów księgowych. Jeśli rozliczasz się regularnie cyklicznie, opłaca się polecenie zapłaty SEPA, zachowujesz kontrolę nad datą wpływu i drastycznie zmniejszasz zaległości.

Wskazówka: oddziel konto firmowe od prywatnego. Choć dla wolnych zawodów nie jest to ustawowo nakazane, znacznie ułatwia księgowość i chroni Twój prywatny IBAN przed nieuprawnionymi poleceniami zapłaty, gdyby faktura trafiła do spamu.

Przechowywanie, archiwizacja i GoBD

Faktury muszą być przechowywane dziesięć lat w sposób odporny na rewizję, tak nakazują Zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg (GoBD). Ważne: PDF w załączniku e-maila nie wystarczy, jeśli można go później zmienić. Potrzebujesz niezmienialnego miejsca przechowywania, albo systemu DMS odpornego na rewizję, albo przynajmniej wariantu PDF/A.

Praktyczny przebieg pracy: utwórz fakturę jako zwykły PDF, następnie przekonwertuj ją za pomocą konwertera PDF/A do formatu zgodnego z archiwizacją i wyślij obie wersje, PDF/A do siebie, zwykły PDF do klienta. Jeśli klient wymaga dokumentów podpisanych cyfrowo, użyj dodatkowo Podpisz PDF.

Typowe pułapki dla freelancerów

Podwójnie nadane numery faktur: klasyk przy przełomie roku. Stwórz sobie format z prefiksem roku (2026-001), urząd skarbowy sprawdza to rutynowo.
Zapomniany okres świadczenia: nawet jeśli dzień wystawienia faktury jest identyczny z dniem świadczenia, musi być on wyraźnie wskazany. Wystarczy adnotacja.
Pomylenie brutto/netto: przy fakturach B2B zawsze wykazuj netto + VAT + brutto. Przy B2C wystarczy brutto, ale wygląda to nieprofesjonalnie.
Utracone odliczenie podatku naliczonego: jeśli brakuje danej obowiązkowej, klient może później zażądać zwrotu podatku naliczonego. W najgorszym przypadku musisz wówczas pisać całość od nowa.
Błędnie zaksięgowane skonto: jeśli klient skorzysta ze skonta, jesteś winien urzędowi skarbowemu mniej VAT. Skoryguj następną wstępną deklarację VAT, inaczej zapłacisz za dużo.
Niesprawdzony NIP-VAT: przy transakcjach UE wykonaj zapytanie VIES (kwalifikowane) i zapisz zrzut ekranu. Inaczej w razie sporu odpowiadasz za VAT.

Dość teorii, napisz swoją kolejną fakturę w dwie minuty

Utwórz teraz fakturę freelancera

Częste pytania freelancerów

Czy jako freelancer muszę wykazywać VAT?

Tak, gdy tylko nie podlegasz regulacji dla małych przedsiębiorców według § 19 UStG (obrót w roku poprzednim poniżej 25.000 €, w bieżącym roku przewidywalnie poniżej 100.000 €, nowe progi od 1.1.2025). W przeciwnym razie obowiązuje stawka podstawowa 19 % lub obniżona 7 %, w zależności od świadczenia.

Jak szybko należy wystawić fakturę po wykonaniu świadczenia?

Przy świadczeniach podlegających opodatkowaniu w ciągu 6 miesięcy, inaczej grożą dopłaty za zwłokę. Przyjęte i rozsądne: w dniu wykonania świadczenia lub najpóźniej 14 dni później. Im wcześniej, tym szybciej pieniądze są na koncie.

Czy mogę skorygować już wysłaną fakturę?

Tak, ale nie usuwać. Musisz utworzyć korektę faktury (zwaną też fakturą storno) z kwotą ujemną, a następnie ponownie wystawić prawidłową fakturę, z własnym, kolejnym numerem. Oba dokumenty pozostają trwale w Twojej dokumentacji.

Jakie oprogramowanie urząd skarbowy uznaje za zgodne z GoBD?

GoBD to nie certyfikacja oprogramowania, lecz wymaganie wobec procesu. Ważne są: niezmienialność, kompletność, możliwość prześledzenia, terminowe rejestrowanie. Archiwizacja w PDF/A spełnia te wymagania, jeśli oryginalne dokumenty nie są nadpisywane.

Co, jeśli klient nie zapłaci faktury?

30 dni po doręczeniu popadasz automatycznie w zwłokę. Wyślij najpierw uprzejme przypomnienie o płatności, potem pierwsze i drugie wezwanie. Jeśli to bezskuteczne, możesz wszcząć sądowe postępowanie upominawcze, niedrogo przez internetowy portal upominawczy danego kraju związkowego.