Een factuur als kleine ondernemer schrijven

De kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG staat je toe om zonder btw-vermelding te factureren. Op 1 januari 2025 werden de grenzen aanzienlijk verhoogd:

• 25.000 € omzet voorgaand jaar (voorheen 22.000 €)
• 100.000 € vermoedelijke omzet in het lopende jaar (voorheen 50.000 €)

Blijf je onder beide drempels, dan hoef je geen btw te heffen en ook geen btw-aangifte meer in te dienen (de verplichting verviel vanaf 2025). In ruil daarvoor mag je zelf geen voorbelasting aftrekken, dat wil zeggen dat je bij inkoop de volle brutoprijs betaalt.

Belangrijk: de grens van 25.000 € is sinds 2025 een echte grens. Overschrijd je die in de loop van het jaar, dan val je vanaf de volgende maand uit de regeling, niet pas in het volgende jaar zoals vroeger.

Op elke kleineondernemersfactuur moet een vermelding staan die uitlegt waarom geen btw is vermeld. Een beproefde formulering:

„Conform § 19 UStG wordt geen omzetbelasting berekend."

Toegestaan zijn ook varianten als „Geen vermelding van btw wegens toepassing van de kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG". Belangrijk is alleen dat de verwijzing naar § 19 herkenbaar is, anders zou de klant kunnen aannemen dat je de btw simpelweg vergeten bent.

Wat je niet mag: btw vermelden hoewel je kleine ondernemer bent. Doe je het toch (bijv. „19 % btw inbegrepen"), dan ben je het bedrag de Belastingdienst verschuldigd volgens § 14c UStG, ook al heb je het nooit ontvangen.

Op de btw-vermelding na gelden dezelfde verplichte vermeldingen als bij normale freelance-facturen:

• Naam en adres van jou en de klant
• Belastingnummer (een btw-id-nr. heb je in de regel niet nodig, kan echter zinvol zijn, zie onder)
• Uitgiftedatum + doorlopend factuurnummer
• Prestatiebeschrijving + prestatiedatum
• Vergoeding (geen nettovermelding nodig, aangezien er geen btw is)
• § 19-vermelding
• Betalingsvoorwaarden + IBAN

Aangezien je geen btw vermeldt, vervalt de uitsplitsing netto/btw/bruto. Je vermeldt simpelweg het totaalbedrag.

Op het eerste gezicht heb je als kleine ondernemer geen btw-identificatienummer nodig. Er zijn echter twee scenario's waarin het loont:

1. EU-transacties: zodra je prestaties levert aan een EU-onderneming of goederen uit het EU-buitenland betrekt, heb je een btw-id-nr. nodig, zelfs als kleine ondernemer.
2. Gegevensbescherming: het persoonlijke belastingnummer bevat informatie over je belastingkantoor en is op openbaar toegankelijke facturen lastig te beschermen. Een btw-id-nr. is neutraal en kan openbaar gedragen worden.

Het btw-id-nr. vraag je aan bij het Bundeszentralamt für Steuern, de aanvraag is gratis en duurt enkele werkdagen.

Ook kleine ondernemers vallen onder de GoBD en de tienjarige bewaarplicht. De eenvoudigste oplossing: maak de factuur met de facturengenerator, exporteer deze als pdf en converteer het resultaat met de PDF/A-converter voor revisiebestendige archivering. Heb je een digitale handtekening nodig, dan helpt PDF ondertekenen.

Voor klanten in de publieke sector is sinds 2025 de e-factuur verplicht (XRechnung-formaat). Daarvoor is er een apart hulpmiddel: E-factuur maken. Ook als kleine ondernemer ben je aan ontvangstzijde verplicht e-facturen te aanvaarden, aan verzendzijde alleen als je aan publieke opdrachtgevers levert.