Rechnung für Freelancer schreiben

Als Freelancer giltst du steuerlich als Einzelunternehmer oder Freiberufler. Damit das Finanzamt deine Rechnungen anerkennt, und dein Kunde die Vorsteuer ziehen darf, müssen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig sein. Fehlt nur eine, kann der Rechnungsempfänger die Vorsteuer zurückfordern und du sitzt auf einer Streitrechnung.

Die neun Pflichtangaben im Überblick:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Auftraggeber
• Steuernummer (vom Finanzamt) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (vom Bundeszentralamt für Steuern)
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
• Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum (auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" reicht)
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
• Steuersatz und Steuerbetrag, oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG
• Bei Rechnungen über 250 € brutto sind diese Angaben Pflicht; darunter (Kleinbetragsrechnung) genügen vereinfachte Angaben.

Ein Tipp aus der Praxis: Schreibe deine Rechnungsnummer in einem Format, das einen Rückschluss auf das Jahr erlaubt, etwa 2026-001. Beim nächsten Steuerwechsel oder einer Betriebsprüfung sparst du dir damit Stunden.

Beides ist erlaubt, aber nicht beliebig. Wenn du nur innerhalb Deutschlands fakturierst, reicht die Steuernummer. Sobald ein Kunde im EU-Ausland sitzt und du nach Reverse-Charge-Verfahren abrechnest, brauchst du zwingend die USt-IdNr. (Aufbau in DE: DE + neun Ziffern).

Wichtig für Datenschutz: Wenn du Privatkunden ohne USt-IdNr. fakturierst, muss deine private Steuernummer auf der Rechnung stehen. Viele Freelancer beantragen deshalb zusätzlich eine USt-IdNr., sie ist nicht personenbezogen und schützt deine private Identifikationsnummer vor Streuung. Den Antrag stellst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.

Ein klarer Zahlungshinweis verkürzt durchschnittlich das Zahlungsziel um 8 bis 12 Tage. Empfohlen ist die Formel „14 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 7 Tagen 2 % Skonto". Wichtig: Skonto ist umsatzsteuerrechtlich eine nachträgliche Entgeltminderung, bei Inanspruchnahme musst du eine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Bezahlt der Kunde nicht, gerätst du spätestens 30 Tage nach Rechnungseingang automatisch in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Eine Mahnung ist nicht zwingend nötig, aber höflich. Verzugszinsen liegen bei B2B-Geschäften bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bei B2C-Geschäften bei 5 Prozentpunkten. Aktueller Basiszinssatz für das erste Halbjahr 2026: 3,12 %, also 12,12 % Verzugszinsen p.a. gegenüber Geschäftskunden.

Zusätzlich darfst du gegenüber Unternehmen eine Verzugspauschale von 40 € erheben (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese musst du nicht extra ankündigen.

Seit 2014 ist die Angabe der vollständigen IBAN und des BIC bei Inlandsrechnungen Standard. Eine alleinige Kontonummer-/BLZ-Angabe ist nicht mehr SEPA-konform und wird von vielen Buchhaltungssystemen abgelehnt. Wenn du regelmäßig wiederkehrend abrechnest, lohnt sich ein SEPA-Lastschriftmandat, du behältst die Kontrolle über das Eingangsdatum und verringerst Außenstände drastisch.

Tipp: Trenne dein Geschäfts- vom Privatkonto. Das ist zwar gesetzlich für Freiberufler nicht vorgeschrieben, erleichtert aber die Buchhaltung enorm und schützt deine private IBAN vor unbefugten Lastschriften, falls eine Rechnung im Spam landet.

Rechnungen müssen zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden, das schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) vor. Wichtig: Eine PDF im E-Mail-Anhang reicht nicht, wenn sie nachträglich änderbar ist. Du brauchst eine unveränderbare Ablage, entweder ein revisionssicheres DMS oder zumindest eine PDF/A-Variante.

Praktischer Workflow: Erstelle die Rechnung als normales PDF, konvertiere sie anschließend mit dem PDF/A-Konverter in ein archivkonformes Format und versende beide Versionen, PDF/A an dich, normales PDF an den Kunden. Falls der Kunde digital signierte Dokumente verlangt, nutze zusätzlich PDF unterschreiben.