Anwendungsfall · § 19 UStG

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Ohne Umsatzsteuer, aber mit korrektem Hinweis: So schreibst du als Kleinunternehmer rechtssichere Rechnungen, angepasst an die neuen Schwellen 25.000 € und 100.000 € seit 2025.

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Vorlage für § 19-Rechnungen

Automatischer Hinweistext, keine USt-Berechnung, fertiges PDF. Du brauchst nichts zu konfigurieren, der Kleinunternehmer-Modus ist im Generator vordefiniert.

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Was ist die Kleinunternehmerregelung 2026?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es dir, ohne Ausweis der Umsatzsteuer zu fakturieren. Zum 1. Januar 2025 wurden die Grenzen deutlich angehoben:

25.000 € Vorjahresumsatz (vorher 22.000 €)
100.000 € voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr (vorher 50.000 €)

Bleibst du unter beiden Schwellen, brauchst du keine USt zu erheben und auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung mehr abzugeben (Pflicht entfiel ab 2025). Im Gegenzug darfst du selbst keine Vorsteuer ziehen, das heißt, du zahlst beim Einkauf den vollen Bruttopreis.

Wichtig: Die 25.000-€-Grenze ist seit 2025 eine echte Grenze. Überschreitest du sie unterjährig, fällst du ab dem Folgemonat aus der Regelung, nicht erst im Folgejahr wie früher.

Der Pflichthinweis auf der Rechnung

Auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung muss ein Hinweis stehen, der erklärt, warum keine USt ausgewiesen ist. Ein bewährter Wortlaut:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Erlaubt sind auch Varianten wie „Kein Ausweis der Umsatzsteuer wegen Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG". Wichtig ist nur, dass der Bezug zum § 19 erkennbar ist, sonst könnte der Kunde annehmen, du habest die USt schlicht vergessen.

Was du nicht darfst: USt ausweisen, obwohl du Kleinunternehmer bist. Tust du es trotzdem (z.B. „19 % MwSt enthalten"), schuldest du den Betrag dem Finanzamt nach § 14c UStG, auch wenn du ihn nie erhalten hast.

Alle weiteren Pflichtangaben

Bis auf den Steuerausweis gelten dieselben Pflichtangaben wie bei normalen Freelancer-Rechnungen:

Name und Anschrift von dir und Kunde
Steuernummer (USt-IdNr. brauchst du in der Regel nicht, kann aber sinnvoll sein, siehe unten)
Ausstellungsdatum + fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung + Leistungsdatum
Entgelt (kein Nettoausweis nötig, da keine USt)
§ 19-Hinweis
Zahlungsbedingungen + IBAN

Da du keine USt ausweist, entfällt die Aufschlüsselung Netto/USt/Brutto. Du gibst schlicht den Gesamtbetrag an.

USt-IdNr. trotz Kleinunternehmerschaft? Wann es sich lohnt

Auf den ersten Blick brauchst du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es gibt aber zwei Szenarien, in denen sie sich lohnt:

EU-Geschäfte: Sobald du Leistungen an ein EU-Unternehmen erbringst oder Waren aus dem EU-Ausland beziehst, brauchst du eine USt-IdNr., selbst als Kleinunternehmer.
Datenschutz: Die persönliche Steuernummer enthält Informationen über dein Finanzamt und ist über öffentlich zugängliche Rechnungen schwer zu schützen. Eine USt-IdNr. ist neutral und kann öffentlich getragen werden.

Die USt-IdNr. beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern, der Antrag ist kostenlos und dauert wenige Werktage.

Rechnung archivieren und ggf. PDF/A erzeugen

Auch Kleinunternehmer unterliegen den GoBD und der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Die einfachste Lösung: Erstelle die Rechnung mit dem Rechnungs-Generator, exportiere sie als PDF und konvertiere das Ergebnis mit dem PDF/A-Konverter für die revisionssichere Archivierung. Falls du eine digitale Signatur brauchst, hilft PDF unterschreiben.

Für Kunden im öffentlichen Sektor ist seit 2025 die E-Rechnung Pflicht (XRechnung-Format). Dafür gibt es ein separates Tool: E-Rechnung erstellen. Auch als Kleinunternehmer bist du empfangsseitig verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen, sendeseitig nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst.

Stolperfallen für Kleinunternehmer

USt ausgewiesen trotz § 19: Du schuldest sie dem Finanzamt nach § 14c UStG. Korrekturrechnung sofort nötig, sonst zahlst du echtes Geld für einen reinen Tippfehler.
Schwelle unterjährig überschritten: Seit 2025 fliegst du sofort aus der Regelung. Plane einen Puffer ein, Splitting auf das Folgejahr ist nicht mehr möglich.
Vorsteuerabzug vergessen, dass er weg ist: Anschaffungen für dein Business sind brutto teurer. Bei größeren Investitionen lohnt manchmal die Optierung zur Regelbesteuerung.
Reverse-Charge-Falle bei EU-Käufen: Bestellst du als Kleinunternehmer Software bei einem EU-Anbieter, kann das Reverse-Charge greifen und du schuldest doch USt. USt-IdNr. beantragen und Lieferanten informieren.
E-Rechnungs-Pflicht ab 2025: Auch ohne Versandpflicht musst du E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Reines PDF reicht nicht, Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar machen.

Schreib deine § 19-Rechnung mit dem korrekten Hinweistext

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Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung überhaupt?

Wenn deine Kunden überwiegend Privatpersonen sind, ja. Privatkunden zahlen sonst 19 % mehr, ohne Vorsteuer zu ziehen. Bei reinen B2B-Kunden ist die Regelung oft nachteilig: Du kannst keine Vorsteuer ziehen, deine Kunden hätten die USt ohnehin abgezogen.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja, durch Verzichtserklärung gegenüber dem Finanzamt. Du bindest dich dann aber für mindestens 5 Jahre an die Regelbesteuerung. Sinnvoll, wenn du viel investierst oder hauptsächlich an Unternehmen verkaufst.

Was passiert, wenn ich die Schwelle versehentlich überschreite?

Seit 2025 fällst du mit dem Folgemonat aus der Regelung. Alle folgenden Rechnungen müssen USt ausweisen. Die bisher umsatzsteuerfrei ausgestellten Rechnungen bleiben gültig, der Übergang wirkt nicht rückwirkend.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Seit dem 1.1.2025 nicht mehr. Vorher war es Pflicht (auch mit 0-Meldungen). Heute reicht die Umsatzsteuererklärung im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine eigene Buchhaltung?

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist Pflicht, sobald du selbstständig bist. Eine doppelte Buchführung brauchst du erst, wenn du gewerblich bist und über 80.000 € Gewinn (ab 2024) erzielst, als Freiberufler nie.