Как выставить счёт малому предпринимателю (Kleinunternehmer)

Режим малого предпринимателя согласно § 19 UStG позволяет тебе выставлять счета без выделения НДС. С 1 января 2025 года границы были существенно повышены:

• 25.000 € оборот предыдущего года (ранее 22.000 €)
• 100.000 € предполагаемый оборот в текущем году (ранее 50.000 €)

Если ты остаёшься ниже обоих порогов, тебе не нужно взимать НДС и больше не нужно подавать предварительную декларацию по НДС (обязанность отпала с 2025 года). Взамен ты сам не можешь принимать НДС к вычету, то есть при покупке ты платишь полную цену брутто.

Важно: граница 25.000 € с 2025 года является настоящей границей. Если ты превышаешь её в течение года, ты выпадаешь из режима со следующего месяца, а не только в следующем году, как раньше.

В каждом счёте малого предпринимателя должно быть примечание, объясняющее, почему НДС не выделен. Проверенная формулировка:

«Согласно § 19 UStG налог на добавленную стоимость не начисляется.»

Допустимы также варианты вроде «Невыделение НДС в связи с применением режима малого предпринимателя согласно § 19 UStG». Важно только, чтобы ссылка на § 19 была узнаваема, иначе клиент мог бы предположить, что ты просто забыл про НДС.

Что ты не вправе делать: выделять НДС, хотя ты малый предприниматель. Если ты всё же это сделаешь (напр. «включая 19 % НДС»), ты должен эту сумму налоговой согласно § 14c UStG, даже если ты её никогда не получал.

За исключением указания налога действуют те же обязательные реквизиты, что и для обычных счетов фрилансеров:

• Имя и адрес твой и клиента
• Налоговый номер (USt-IdNr. тебе, как правило, не нужен, но может быть полезен, см. ниже)
• Дата выставления + последовательный номер счёта
• Описание услуги + дата оказания услуги
• Вознаграждение (указание нетто не требуется, так как нет НДС)
• Примечание § 19
• Условия оплаты + IBAN

Поскольку ты не выделяешь НДС, разбивка нетто/НДС/брутто отпадает. Ты просто указываешь общую сумму.

На первый взгляд тебе как малому предпринимателю не нужен идентификационный номер плательщика НДС. Но есть два сценария, в которых он того стоит:

1. Сделки в ЕС: как только ты оказываешь услуги предприятию ЕС или приобретаешь товары из другой страны ЕС, тебе нужен USt-IdNr., даже как малому предпринимателю.
2. Защита данных: личный налоговый номер содержит информацию о твоей налоговой инспекции и его трудно защитить в публично доступных счетах. USt-IdNr. нейтрален и может быть указан публично.

USt-IdNr. ты запрашиваешь в Bundeszentralamt für Steuern, заявление бесплатно и занимает несколько рабочих дней.

Малые предприниматели тоже подпадают под GoBD и десятилетнюю обязанность хранения. Самое простое решение: создай счёт с помощью генератора счетов, экспортируй его как PDF и преобразуй результат с помощью конвертера в PDF/A для защищённого от ревизии архивирования. Если тебе нужна цифровая подпись, поможет Подписать PDF.

Для клиентов из государственного сектора с 2025 года электронный счёт обязателен (формат XRechnung). Для этого есть отдельный инструмент: Создать электронный счёт. Даже как малый предприниматель ты обязан на стороне получения принимать электронные счета, на стороне отправки только если ты поставляешь государственным заказчикам.