Przypadek użycia · B2B / GmbH

Wystawianie faktury jako GmbH

Dane obowiązkowe faktury GmbH: wpis do rejestru handlowego, członkowie zarządu, pełne mapowanie B2B. Tak wystawiasz prawnie bezpieczne faktury sprzedaży, które wytrzymają każdą kontrolę.

Utwórz fakturę GmbH Mehr erfahren

Generator faktur dla GmbH

Ze wszystkimi danymi obowiązkowymi GmbH: rejestr handlowy, siedziba, zarząd, NIP-VAT. Jedno kliknięcie, i obowiązek pisma firmowego jest spełniony.

Utwórz fakturę GmbH

Dane obowiązkowe faktury GmbH

Faktura GmbH spełnia jednocześnie dwa zbiory przepisów: ustawę o podatku VAT (§ 14 UStG) i ustawę o GmbH (§ 35a GmbHG). Ta druga to tak zwany obowiązek pisma firmowego i dotyczy każdej pisemnej korespondencji o oddziaływaniu zewnętrznym, a więc także faktur.

Dane obowiązkowe z § 35a GmbHG:

Pełna firma wraz z dodatkiem formy prawnej „GmbH"
Siedziba spółki
Sąd rejestrowy i numer rejestru handlowego (numer HRB)
Wszyscy członkowie zarządu z imieniem i nazwiskiem
Jeśli istnieje: przewodniczący rady nadzorczej

Do tego dochodzą obowiązki z UStG: numer podatkowy lub NIP-VAT, numer faktury, data świadczenia, rozbicie netto/VAT/brutto. W fakturach GmbH wszyscy partnerzy handlowi są przedsiębiorcami, dlatego standardem jest wykazanie B2B (netto + VAT + brutto).

Zarząd i zasady reprezentacji

Na fakturze GmbH muszą być wymienieni wszyscy powołani członkowie zarządu, także ci nieaktywni w bieżącej działalności. Przy kilku członkach zarządu sensowne (choć nieobowiązkowe) jest podanie zasad reprezentacji: „uprawniony do reprezentacji jednoosobowej" lub „uprawniony do reprezentacji tylko łącznie z drugim członkiem zarządu". To ostatnie jest również wpisane do rejestru handlowego.

Ważne: jeśli zmieni się członek zarządu, musisz najpóźniej w następnej fakturze użyć zaktualizowanych danych. Przestarzałe pisma firmowe są częstym uchybieniem przy zgromadzeniach wspólników i kontrolach podatkowych.

NIP-VAT jest w GmbH faktycznie obowiązkowy

Prawnie obowiązuje: numer podatkowy lub NIP-VAT, jeden wystarczy. W praktyce jednak każda GmbH ma NIP-VAT, już choćby dlatego, że zwykle prowadzi również transakcje UE. NIP-VAT jest w porównaniu z numerem podatkowym publicznie sprawdzalny i lepiej chroni tajemnicę podatkową.

Przy transakcjach z odwrotnym obciążeniem (np. usługi budowlane, złom, telefony komórkowe, handel energią elektryczną) musisz napisać na fakturze adnotację „obowiązek podatkowy odbiorcy świadczenia" i nie wykazywać VAT. Zamiast VAT pojawia się wówczas odpowiedni § UStG (§ 13b).

Specyfika B2B: numer zamówienia, numer dostawcy, miejsce powstawania kosztów

Podczas gdy klienci prywatni płacą faktury zwykle od razu, faktury B2B przechodzą proces weryfikacji. Niemal zawsze pożądane są przy tym trzy pola:

Numer zamówienia / numer zlecenia klienta, często podawany w mailu z potwierdzeniem zamówienia
Numer dostawcy, jeśli Twój klient ujął Cię jako dostawcę
Miejsce powstawania kosztów / kod projektu, wewnętrzne klucze księgowe

Zapytaj dział zakupów klienta przed wystawieniem faktury. Brakujący numer zamówienia może opóźnić płatność o tygodnie, ponieważ faktura wędruje wewnętrznie najpierw do wyjaśnienia.

Obowiązek e-faktury od 2025, czego potrzebują teraz GmbH

Od 1 stycznia 2025 dla krajowych transakcji B2B obowiązuje: odbiorcy faktur muszą móc odbierać faktury elektroniczne w formacie strukturalnym. PDF prawnie nie liczy się już jako e-faktura, wymagane są XRechnung lub ZUGFeRD.

Okresy przejściowe:

2025-2026: nadal dozwolona wysyłka klasycznych faktur PDF (za zgodą odbiorcy)
2027: obowiązek wysyłki strukturalnych e-faktur dla obrotów od 800.000 €
2028: obowiązek dla wszystkich transakcji B2B

Przygotuj się za pomocą generatora e-faktur, tworzy on ważne pliki XRechnung i ZUGFeRD z przeglądarki. Archiwizacja w PDF/A poprzez konwerter PDF/A mimo to pozostaje sensowna dla klasycznych PDF-ów.

Pułapki przy fakturach GmbH

Niezaktualizowana zmiana członka zarządu: przestarzałe dane prowadzą do zastrzeżeń przy kontroli. Prowadź swój wzór faktury centralnie.
Numer HRB z błędnym sądem rejestrowym: numer HRB jest jednoznaczny tylko wraz z sądem rejestrowym. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" jest obowiązkowe.
Zapomniane odwrotne obciążenie: przy usługach budowlanych, złomie, telefonach komórkowych lub handlu energią elektryczną między przedsiębiorcami VAT jest winien odbiorca. Jeśli adnotacja zostanie pominięta, klient może odrzucić fakturę.
Skonto w okresie zwłoki: żądaj zwrotu skonta, jeśli klient płaci z opóźnieniem, to również obowiązek z tytułu zwłoki. Wiele GmbH oddaje tu pieniądze za darmo.
Zignorowany obowiązek e-faktury: od 2028 musisz móc wysyłać e-faktury. Kto przestawi się wcześnie, oszczędzi sobie później stresu.
Zagrożone odliczenie podatku naliczonego klienta: jeśli brakuje danej obowiązkowej według § 14 UStG, klient nie może odliczyć podatku naliczonego, i może żądać od Ciebie odszkodowania.

Utwórz swoją fakturę GmbH ze wszystkimi danymi obowiązkowymi

Utwórz fakturę GmbH

Częste pytania dotyczące faktur GmbH

Czy zwykła faktura PDF do innego klienta GmbH wystarczy?

Do końca 2026 tak, o ile klient się zgodzi. Od 2027 stopniowy obowiązek strukturalnej e-faktury (XRechnung/ZUGFeRD). Zalecamy przestawić się już teraz, wielu dużych klientów nie akceptuje PDF już dziś.

Czy naprawdę muszę podawać numer HRB na każdej fakturze?

Tak, nakazuje to § 35a GmbHG i dotyczy każdego pisma firmowego. Bez podania HRB grożą grzywny porządkowe do 5.000 € za naruszenie.

Czy GmbH może korzystać z regulacji dla małych przedsiębiorców?

Teoretycznie tak, gdy tylko dotrzymuje granic obrotu. W praktyce bardzo rzadko, GmbH ma zwykle wyższe obroty niż próg 25.000 €, a rezygnacja z odliczenia podatku naliczonego ledwie się opłaca przy typowych zakupach.

Ile kosztuje błąd w danych obowiązkowych?

Przy uchybieniach czysto z zakresu UStG grożą utrata odliczenia podatku naliczonego u klienta i odpowiedzialność według § 14c po Twojej stronie. Przy uchybieniach z § 35a GmbHG sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę porządkową, stopniowaną od 1.000 do 25.000 €.

Kto odpowiada, jeśli faktura jest formalnie błędna?

W stosunkach zewnętrznych GmbH jako osoba prawna. W stosunkach wewnętrznych członek zarządu może odpowiadać osobiście, jeśli naruszy obowiązki staranności, na przykład wielokrotnie używał przestarzałych pism firmowych.