Számla írása kisvállalkozóként

A § 19 UStG szerinti kisvállalkozói szabályozás lehetővé teszi számodra, hogy forgalmi adó feltüntetése nélkül számlázz. 2025. január 1-jén a határokat jelentősen megemelték:

• 25.000 € előző évi árbevétel (korábban 22.000 €)
• 100.000 € várható árbevétel a folyó évben (korábban 50.000 €)

Ha mindkét küszöb alatt maradsz, nem kell ÁFA-t felszámítanod, és forgalmiadó-bevallást sem kell már benyújtanod (a kötelezettség 2025-től megszűnt). Cserébe te magad nem vonhatod le az előzetesen felszámított adót, azaz a beszerzésnél a teljes bruttó árat fizeted.

Fontos: a 25.000 €-os határ 2025 óta valódi határ. Ha év közben átléped, a következő hónaptól kiesel a szabályozásból, nem csak a következő évben, mint korábban.

Minden kisvállalkozói számlán szerepelnie kell egy utalásnak, amely megmagyarázza, miért nincs ÁFA feltüntetve. Egy bevált szövegezés:

„A § 19 UStG szerint forgalmi adó nem kerül felszámításra."

Megengedettek olyan változatok is, mint „A forgalmi adó nem kerül feltüntetésre a § 19 UStG szerinti kisvállalkozói szabályozás alkalmazása miatt". Csak az a fontos, hogy a § 19-re való utalás felismerhető legyen, különben az ügyfél azt feltételezhetné, hogy egyszerűen elfelejtetted az ÁFA-t.

Amit nem szabad: ÁFA-t feltüntetni, jóllehet kisvállalkozó vagy. Ha mégis megteszed (pl. „19 % ÁFA-t tartalmaz"), az összeggel tartozol az adóhatóságnak a § 14c UStG szerint, akkor is, ha soha nem kaptad meg.

Az adófeltüntetésen kívül ugyanazok a kötelező adatok érvényesek, mint a normál szabadúszó-számláknál:

• A tiéd és az ügyfél neve és címe
• Adószám (közösségi adószámra általában nincs szükséged, de hasznos lehet, lásd lent)
• Kiállítás dátuma + folyamatos számlaszám
• Szolgáltatás leírása + teljesítés dátuma
• Ellenérték (nettó feltüntetés nem szükséges, mivel nincs ÁFA)
• § 19-utalás
• Fizetési feltételek + IBAN

Mivel nem tüntetsz fel ÁFA-t, elmarad a nettó/ÁFA/bruttó bontás. Egyszerűen a teljes összeget adod meg.

Első pillantásra kisvállalkozóként nincs szükséged közösségi adószámra. Van azonban két forgatókönyv, amelyben megéri:

1. EU-ügyletek: amint egy EU-vállalkozásnak nyújtasz szolgáltatást vagy az EU más tagállamából szerzel be árut, szükséged van közösségi adószámra, még kisvállalkozóként is.
2. Adatvédelem: a személyes adószám információkat tartalmaz az adóhatóságodról, és nehezen védhető a nyilvánosan hozzáférhető számlákon keresztül. Egy közösségi adószám semleges, és nyilvánosan viselhető.

A közösségi adószámot a Bundeszentralamt für Steuern-nél igényled, a kérelem ingyenes, és néhány munkanapot vesz igénybe.

A kisvállalkozók is a GoBD és a tízéves megőrzési kötelezettség alá tartoznak. A legegyszerűbb megoldás: hozd létre a számlát a számlagenerátorral, exportáld PDF-ként, és alakítsd át az eredményt a PDF/A-konverterrel a revízióbiztos archiválás érdekében. Ha digitális aláírásra van szükséged, segít a PDF aláírás.

A közszférában működő ügyfeleknél 2025 óta kötelező az e-számla (XRechnung-formátum). Ehhez külön eszköz létezik: E-számla létrehozása. Kisvállalkozóként is köteles vagy befogadási oldalon e-számlákat átvenni, küldési oldalon csak akkor, ha közületi megbízóknak szállítasz.