Сценарий использования · Фриланс

Как выставить счёт фрилансеру

Корректные счета без налогового стресса: все обязательные реквизиты согласно § 14 UStG, правильный IBAN, регулирование скидки за быструю оплату (Skonto) и проценты за просрочку, создаются менее чем за две минуты и скачиваются в формате PDF.

Создать счёт фрилансера сейчас Mehr erfahren

Генератор счетов для самозанятых

Бесплатно, без регистрации, со всеми обязательными реквизитами, вставленными автоматически. PDF создаётся в браузере, твои данные не покидают компьютер.

Создать счёт фрилансера сейчас

Что должно быть указано в счёте фрилансера?

Как фрилансер ты с налоговой точки зрения считаешься индивидуальным предпринимателем или лицом свободной профессии. Чтобы налоговая признала твои счета, и чтобы твой клиент мог принять НДС к вычету, все обязательные реквизиты согласно § 14 Abs. 4 UStG должны быть указаны полностью. Если отсутствует хотя бы один, получатель счёта может потребовать вычет НДС обратно, и ты остаёшься со спорным счётом.

Девять обязательных реквизитов с одного взгляда:

Полное имя и адрес твой и твоего заказчика
Налоговый номер (от налоговой) или идентификационный номер плательщика НДС (от Bundeszentralamt für Steuern)
Дата выставления
Последовательный, уникальный номер счёта, пропуски допустимы, дублирование нет
Количество и общепринятое торговое наименование услуги
Момент оказания услуги или период оказания услуги (даже если он совпадает с датой счёта, достаточно примечания «дата оказания услуги соответствует дате счёта»)
Вознаграждение с разбивкой по налоговым ставкам
Налоговая ставка и сумма налога, или, для малых предпринимателей, ссылка на § 19 UStG
Для счетов свыше 250 € брутто эти данные обязательны; ниже (счёт на малую сумму) достаточно упрощённых данных.

Совет из практики: пиши номер счёта в формате, который позволяет сделать вывод о годе, например 2026-001. При следующей смене налогового статуса или налоговой проверке ты сэкономишь себе часы.

Налоговый номер или USt-IdNr., что должно быть в счёте?

Допустимо и то, и другое, но не произвольно. Если ты выставляешь счета только внутри Германии, достаточно налогового номера. Как только клиент находится в другой стране ЕС и ты рассчитываешься по процедуре Reverse-Charge, тебе обязательно нужен USt-IdNr. (структура в DE: DE + девять цифр).

Важно для защиты данных: если ты выставляешь счета частным клиентам без USt-IdNr., в счёте должен быть указан твой частный налоговый номер. Поэтому многие фрилансеры дополнительно запрашивают USt-IdNr., он не привязан к личности и защищает твой частный идентификационный номер от распространения. Заявление ты подаёшь бесплатно в Bundeszentralamt für Steuern.

Правильная формулировка Skonto, срока оплаты и процентов за просрочку

Чёткое указание об оплате сокращает срок оплаты в среднем на 8-12 дней. Рекомендуется формула «14 дней нетто, при оплате в течение 7 дней, 2 % Skonto». Важно: Skonto с точки зрения НДС является последующим уменьшением вознаграждения, при его использовании ты должен подать скорректированную предварительную декларацию по НДС.

Если клиент не платит, ты автоматически попадаешь в просрочку не позднее чем через 30 дней после поступления счёта (§ 286 Abs. 3 BGB). Напоминание не является строго обязательным, но вежливо. Проценты за просрочку в сделках B2B составляют 9 процентных пунктов сверх базовой процентной ставки, в сделках B2C, 5 процентных пунктов. Текущая базовая процентная ставка на первое полугодие 2026: 3,12 %, то есть 12,12 % процентов за просрочку годовых в отношении деловых клиентов.

Кроме того, в отношении предприятий ты вправе взыскать паушальную сумму за просрочку в 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Её не нужно объявлять отдельно.

Обязательность IBAN и соответствие SEPA

С 2014 года указание полного IBAN и BIC является стандартом для внутренних счетов. Указание только номера счёта и кода банка (BLZ) больше не соответствует SEPA и отклоняется многими бухгалтерскими системами. Если ты регулярно выставляешь повторяющиеся счета, имеет смысл мандат на прямое списание SEPA, ты сохраняешь контроль над датой поступления и резко снижаешь дебиторскую задолженность.

Совет: раздели свой деловой счёт и частный. Хотя для лиц свободной профессии это законом не предписано, это значительно облегчает бухгалтерию и защищает твой частный IBAN от несанкционированных списаний, если счёт попадёт в спам.

Хранение, архивирование и GoBD

Счета должны храниться десять лет с защитой от ревизии, этого требуют Принципы надлежащего ведения и хранения книг (GoBD). Важно: PDF во вложении к письму недостаточно, если он может быть впоследствии изменён. Тебе нужно неизменяемое хранилище, либо защищённая от ревизии DMS, либо как минимум вариант PDF/A.

Практический рабочий процесс: создай счёт как обычный PDF, затем преобразуй его с помощью конвертера в PDF/A в формат, пригодный для архивирования, и отправь обе версии, PDF/A себе, обычный PDF клиенту. Если клиент требует документы с цифровой подписью, используй дополнительно Подписать PDF.

Типичные подводные камни для фрилансеров

Дублирование номеров счетов: классика при смене года. Заведи формат с префиксом года (2026-001), налоговая проверяет это в плановом порядке.
Забыт период оказания услуги: даже если день выставления счёта совпадает с днём оказания услуги, он должен быть явно указан. Достаточно пометки.
Путаница брутто/нетто: в счетах B2B всегда указывай нетто + НДС + брутто. В B2C достаточно брутто, но это непрофессионально.
Потерян вычет НДС: если отсутствует обязательный реквизит, клиент может впоследствии потребовать вычет НДС обратно. В худшем случае тебе придётся переписывать всё заново.
Skonto неправильно проведён: если клиент использует Skonto, ты должен налоговой меньше НДС. Скорректируй следующую UStVA, иначе заплатишь слишком много.
USt-IdNr. не проверен: при сделках в ЕС сделай запрос MIAS (квалифицированный) и сохрани скриншот. Иначе в спорном случае ты отвечаешь за НДС.

Хватит теории, выстави свой следующий счёт за две минуты

Создать счёт фрилансера сейчас

Частые вопросы фрилансеров

Должен ли я как фрилансер выделять НДС?

Да, как только ты не подпадаешь под режим малого предпринимателя согласно § 19 UStG (оборот в предыдущем году менее 25.000 €, в текущем году предположительно менее 100.000 €, новые пороги с 1.1.2025). В противном случае действует обычная ставка 19 % или пониженная 7 %, в зависимости от услуги.

Как быстро нужно выставить счёт после оказания услуги?

При облагаемых налогом услугах, в течение 6 месяцев, иначе грозят пени за просрочку. Привычно и разумно: в день оказания услуги или не позднее 14 дней спустя. Чем раньше, тем скорее деньги на счёте.

Могу ли я исправить уже отправленный счёт?

Да, но не удалять. Ты должен создать корректировку счёта (также называемую сторно-счётом) с отрицательной суммой и затем заново выставить корректный счёт, с собственным, последовательным номером. Оба документа постоянно остаются в твоих документах.

Какое ПО налоговая признаёт соответствующим GoBD?

GoBD, это не сертификация ПО, а требование к процессу. Важны: неизменяемость, полнота, прослеживаемость, своевременная фиксация. Архивирование в PDF/A выполняет эти требования, если оригинальные документы не перезаписываются.

Что делать, если клиент не оплачивает счёт?

Через 30 дней после поступления ты автоматически попадаешь в просрочку. Отправь сначала вежливое напоминание об оплате, затем первое и второе напоминание (Mahnung). Если это безуспешно, ты можешь инициировать судебную процедуру взыскания, недорого через онлайн-портал взыскания соответствующей федеральной земли.