Обязательные поля товарной накладной
В РФ универсальной формой первичного учёта при поставке товара является УПД (универсальный передаточный документ, форма утверждена ФНС) или ТОРГ-12. Обязательные реквизиты по ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта (отправителя и получателя), содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и/или денежного измерения с указанием единиц измерения, должность и подпись лица. Наш генератор заполняет все обязательные поля в структурированном виде.
Разница между ТН и счётом-фактурой
Товарная накладная документирует отгрузку и её содержимое, может включать цены. Счёт-фактура (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137), это документ для целей НДС и должен содержать все обязательные реквизиты ст. 169 НК РФ. С 2019 г. УПД может одновременно выполнять функции ТН и счёта-фактуры. На практике ТН прилагается к товару, счёт-фактура отправляется отдельно или интегрирована в УПД. С 2026 г. для большинства организаций обязательны электронные документы через операторов ЭДО.
Обязанность хранения, 5 лет
Первичные учётные документы (включая ТН) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления отчётности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Для документов, влияющих на исчисление налогов, действует срок хранения 4 года после окончания налогового периода (ст. 23 НК РФ); для целей валютного контроля, 3 года. Электронное хранение через операторов ЭДО (СКБ Контур, Тензор, Калуга Астрал) обеспечивает юридическую значимость, неизменность и удобный поиск.
ТН и транспортная накладная
Товарная накладная (ТОРГ-12, УПД) и транспортная накладная (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 2200), разные документы. ТН сопровождает товар и описывает его содержимое, что доставляется. Транспортная накладная (ТТН) документирует сам транспорт, как товары едут, оплату перевозки, ответственность перевозчика. На практике ТН прилагается к отправлению (желательно видимая снаружи в прозрачном кармане), транспортная накладная остаётся у перевозчика. Внутрироссийские поставки между плательщиками НДС также требуют надлежащего оформления УПД.
Подпись о приёмке
Подпись на ТН юридически обязательна (ст. 9 № 402-ФЗ, должность и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни). Подпись о приёмке (дата плюс подпись получателя), единственное доказательство в споре, что товар прибыл в полной комплектности и без повреждений. Поэтому печатайте ТН в двух экземплярах: один прилагайте к отправлению, второй давайте подписать при приёмке и сохраняйте. Для курьерских доставок акт приёма-передачи курьера заменяет эту подпись.
Правильное присвоение номера ТН
Номер ТН должен быть уникален и однозначно соотнесён с одной отгрузкой. В отличие от номера счёта-фактуры он не обязан быть строго последовательным без пропусков. Типичные схемы: «ТН-2026-001», «ТН-ГГГГММ-NNN» или связь с номером заказа («ТН-ЗАК-12345»). Наш генератор автоматически предлагает номер в формате «TN-ГГГГ-NNN», вы можете изменить его свободно. Важно: никогда не используйте один и тот же номер дважды, иначе нарушится прослеживаемость в бухучёте.
