Сценарий использования · B2B / GmbH

Как выставить счёт от GmbH

Обязательные реквизиты счёта GmbH: запись в торговом реестре, директор, полное соответствие B2B. Так ты выставляешь юридически надёжные исходящие счета, которые выдержат любую проверку.

Создать счёт GmbH Mehr erfahren

Генератор счетов для GmbH

Со всеми обязательными реквизитами GmbH: торговый реестр, местонахождение, директор, USt-IdNr. Один клик, и обязанность по деловой бумаге выполнена.

Создать счёт GmbH

Обязательные реквизиты счёта GmbH

Счёт GmbH выполняет одновременно два свода правил: закон об НДС (§ 14 UStG) и закон о GmbH (§ 35a GmbHG). Последний, это так называемая обязанность по деловому письму и касается любой письменной корреспонденции с внешним эффектом, то есть и счетов.

Обязательные реквизиты из § 35a GmbHG:

Полное фирменное наименование вкл. указание организационно-правовой формы «GmbH»
Местонахождение общества
Регистрационный суд и номер торгового реестра (номер HRB)
Все директора с именем и фамилией
При наличии: председатель наблюдательного совета

К этому добавляются обязанности UStG: налоговый номер или USt-IdNr., номер счёта, дата оказания услуги, разбивка нетто/НДС/брутто. В счетах GmbH все деловые партнёры являются предпринимателями, поэтому B2B-указание (нетто + НДС + брутто) является стандартом.

Директор и регулирование представительства

В счёте GmbH должны быть названы все назначенные директора, в том числе не участвующие в текущей деятельности. При нескольких директорах целесообразно (но не обязательно) указание регулирования представительства: «с правом единоличного представительства» или «с правом представительства только совместно с другим директором». Последнее также внесено в торговый реестр.

Важно: при смене директора ты должен использовать обновлённые данные не позднее следующего счёта. Устаревшие деловые письма, частый недостаток на собраниях участников и налоговых проверках.

USt-IdNr. у GmbH фактически обязателен

Юридически действует: налоговый номер или USt-IdNr., достаточно одного. На практике, однако, у каждой GmbH есть USt-IdNr., уже потому что она обычно также совершает сделки в ЕС. USt-IdNr. в сравнении с налоговым номером доступен публично и лучше защищает налоговую тайну.

При сделках Reverse-Charge (напр. строительные услуги, металлолом, мобильные телефоны, торговля электроэнергией) ты должен написать в счёте пометку «обязанность по уплате налога несёт получатель услуги» и не выделять НДС. Вместо НДС появляется тогда соответствующий § UStG (§ 13b).

Специфика B2B: номер заказа, номер поставщика, центр затрат

В то время как частные клиенты обычно оплачивают счета сразу, B2B-счета проходят процесс проверки. При этом почти всегда желательны три поля:

Номер заказа / номер поручения клиента, часто указывается в письме с подтверждением заказа
Номер поставщика, если твой клиент завёл тебя как поставщика
Центр затрат / код проекта, внутренние ключи проводок

Спроси у отдела закупок клиента до выставления счёта. Отсутствующий номер заказа может задержать оплату на недели, потому что счёт сначала уходит на внутреннее выяснение.

Обязанность по электронным счетам с 2025, что нужно GmbH сейчас

С 1 января 2025 года для внутренних B2B-сделок действует: получатели счетов должны уметь принимать электронные счета в структурированном формате. PDF юридически больше не считается электронным счётом, требуется XRechnung или ZUGFeRD.

Переходные сроки:

2025-2026: отправка классических PDF-счетов по-прежнему разрешена (с согласия получателя)
2027: обязанность отправки структурированных электронных счетов для оборотов от 800.000 €
2028: обязанность для всех B2B-оборотов

Подготовься с помощью генератора электронных счетов, он создаёт валидные файлы XRechnung и ZUGFeRD прямо в браузере. Архивирование в PDF/A через конвертер в PDF/A остаётся целесообразным для классических PDF.

Подводные камни в счетах GmbH

Смена директора не обновлена: устаревшие данные приводят к замечаниям при налоговой проверке. Веди свой шаблон счёта централизованно.
Номер HRB с неправильным регистрационным судом: номер HRB однозначен только вместе с регистрационным судом. «HRB 12345, Amtsgericht Köln» обязательно.
Reverse-Charge забыт: при строительных услугах, металлоломе, мобильных телефонах или торговле электроэнергией между предпринимателями НДС должен получатель. Если пометка отсутствует, клиент может отклонить счёт.
Skonto в период просрочки: требуй Skonto обратно, если клиент платит с опозданием, это тоже обязанность при просрочке. Многие GmbH здесь дарят деньги.
Обязанность по электронным счетам проигнорирована: с 2028 ты должен уметь отправлять электронные счета. Кто перестроится рано, сэкономит себе стресс позже.
Вычет НДС клиента под угрозой: если отсутствует обязательный реквизит согласно § 14 UStG, клиент не может вычесть НДС, и может потребовать от тебя возмещения убытков.

Создай свой счёт GmbH со всеми обязательными реквизитами

Создать счёт GmbH

Частые вопросы о счетах GmbH

Достаточно ли простого PDF-счёта для другого клиента GmbH?

До конца 2026 да, при условии согласия клиента. С 2027, поэтапная обязанность по структурированному электронному счёту (XRechnung/ZUGFeRD). Мы рекомендуем перестроиться уже сейчас, многие крупные клиенты уже сегодня больше не принимают PDF.

Должен ли я действительно указывать номер HRB в каждом счёте?

Да, это предписывает § 35a GmbHG и касается каждого делового письма. Без указания HRB грозят денежные штрафы до 5.000 € за нарушение.

Может ли GmbH использовать режим малого предпринимателя?

Теоретически да, как только она соблюдает границы оборота. На практике очень редко, у GmbH обычно более высокий оборот, чем порог в 25.000 €, и отказ от вычета НДС едва ли оправдывается при типичных приобретениях.

Во что обходится ошибка в обязательных реквизитах?

При чисто связанных с UStG недостатках грозят потеря вычета НДС у клиента и обязанность по § 14c у тебя. При недостатках § 35a GmbHG регистрационный суд может наложить денежный штраф, градуированный от 1.000 до 25.000 €.

Кто отвечает, если счёт формально неверен?

Во внешних отношениях, GmbH как юридическое лицо. Во внутренних отношениях директор может отвечать лично, если он нарушает обязанности по проявлению осмотрительности, например, неоднократно использовал устаревшие деловые бумаги.