GmbH として請求書を作成する

GmbH 請求書は2つの規範を同時に満たします: 付加価値税法（§ 14 UStG）と有限会社法（§ 35a GmbHG）です。後者はいわゆる営業書状義務であり、対外的効果を持つすべての書面によるやり取り, つまり請求書にも, に関わります。

§ 35a GmbHG による必須記載事項:

• 法形態の付記「GmbH」を含む完全な商号
• 会社の本店所在地
• 登記裁判所と商業登記番号（HRB 番号）
• すべての業務執行者の姓名
• 存在する場合: 監査役会の議長

これに UStG の義務が加わります: 税番号または USt-IdNr.、請求書番号、給付日、純額／付加価値税／総額の区分。GmbH 請求書ではすべての取引相手が事業者であるため、B2B 表示（純額 + 付加価値税 + 総額）が標準です。

GmbH 請求書にはすべての選任された業務執行者を記載しなければなりません, 日常業務に従事していない者も含みます。複数の業務執行者がいる場合、代表権の定めの記載が有意義です（ただし義務ではありません）: 「単独代表権あり」または「他の業務執行者一名と共同でのみ代表権あり」。後者は商業登記簿にも登録されています。

重要: 業務執行者が交代した場合、遅くとも次の請求書で更新後の記載を用いなければなりません。古い営業書状は、社員総会や税務調査でしばしば見られる不備です。

法的には: 税番号または USt-IdNr., どちらか一つで足ります。しかし実務上、すべての GmbH は USt-IdNr. を持っています。たいてい EU 取引も行うからです。USt-IdNr. は税番号と比べて公に照会でき、税務上の秘密をよりよく守ります。

リバースチャージ取引（例: 建設給付、スクラップ、携帯電話機、電力取引）では、請求書に「給付の受領者が納税義務者」という注記を書き、付加価値税を表示しません。付加価値税の代わりに該当する UStG の条文（§ 13b）が表示されます。

個人顧客はたいてい請求書をすぐ支払いますが、B2B 請求書は審査プロセスを通ります。そこではほぼ常に3つの欄が望まれます:

• 顧客の注文番号／発注番号, しばしば注文確認メールに記載されています
• 仕入先番号, 顧客があなたを仕入先として登録している場合
• 原価部門（Kostenstelle）／プロジェクトコード, 内部の計上キー

請求書発行の前に顧客の購買部門に問い合わせましょう。注文番号の欠落は、請求書がまず内部の確認に回るため、支払いを数週間遅らせる可能性があります。

2025年1月1日以降、国内 B2B 取引については: 請求書の受領者は構造化された形式で電子請求書を受け取れなければなりません。PDF はもはや法的には電子請求書としてカウントされません, XRechnung または ZUGFeRD が求められます。

経過期間:

• 2025-2026: 従来の PDF 請求書の送付は引き続き許可（受領者の同意あり）
• 2027: 売上 800,000 € 以上について構造化された電子請求書の送付義務
• 2028: すべての B2B 取引について義務

電子請求書ジェネレーターで備えましょう, ブラウザから有効な XRechnung および ZUGFeRD ファイルを生成します。PDF/A コンバーター経由の PDF/A アーカイブは、従来の PDF にとって引き続き有意義です。