Cas d'usage · B2B / GmbH

Rédiger une facture en tant que GmbH

Mentions obligatoires d'une facture de GmbH : inscription au registre du commerce, gérants, correspondance B2B complète. Voici comment rédiger des factures de sortie juridiquement sûres qui résistent à tout contrôle.

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Avec toutes les mentions obligatoires de la GmbH : registre du commerce, siège, gérants, numéro de TVA. Un clic, et l'obligation de papier commercial est remplie.

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Mentions obligatoires d'une facture de GmbH

Une facture de GmbH satisfait à deux corps de règles à la fois : la loi sur la TVA (§ 14 UStG) et la loi sur la GmbH (§ 35a GmbHG). Cette dernière est la fameuse obligation de lettre commerciale et concerne toute correspondance écrite ayant un effet externe, donc aussi les factures.

Mentions obligatoires du § 35a GmbHG :

Raison sociale complète incl. la mention de la forme juridique « GmbH »
Siège de la société
Tribunal du registre et numéro de registre du commerce (numéro HRB)
Tous les gérants avec prénom et nom de famille
Le cas échéant : président du conseil de surveillance

S'y ajoutent les obligations de l'UStG : numéro fiscal ou numéro de TVA, numéro de facture, date de prestation, ventilation net/TVA/brut. Pour les factures de GmbH, tous les partenaires commerciaux sont des entrepreneurs, c'est pourquoi la mention B2B (net + TVA + brut) est la norme.

Gérants et règle de représentation

Sur une facture de GmbH, tous les gérants nommés doivent être indiqués, y compris ceux qui ne participent pas aux affaires courantes. En présence de plusieurs gérants, l'indication de la règle de représentation est judicieuse (mais pas obligatoire) : « habilité à représenter seul » ou « habilité à représenter uniquement conjointement avec un autre gérant ». Cette dernière est également inscrite au registre du commerce.

Important : en cas de changement de gérant, tu dois utiliser les informations mises à jour au plus tard sur la facture suivante. Les lettres commerciales obsolètes constituent un défaut fréquent lors des assemblées d'associés et des contrôles fiscaux.

Le numéro de TVA est en pratique obligatoire pour les GmbHs

Juridiquement, la règle est : numéro fiscal ou numéro de TVA, l'un suffit. En pratique cependant, toute GmbH possède un numéro de TVA, ne serait-ce que parce qu'elle réalise généralement aussi des opérations intra-UE. Le numéro de TVA est, comparé au numéro fiscal, consultable publiquement et protège mieux le secret fiscal.

Pour les opérations en autoliquidation (p. ex. prestations de construction, ferraille, téléphones mobiles, négoce d'électricité), tu dois écrire sur la facture la mention « le destinataire de la prestation est redevable de la taxe » et ne pas facturer de TVA. À la place de la TVA apparaît alors le § correspondant de l'UStG (§ 13b).

Spécificités B2B : numéro de commande, numéro de fournisseur, centre de coûts

Alors que les clients particuliers paient généralement les factures immédiatement, les factures B2B passent par un processus de vérification. Trois champs y sont presque toujours souhaités :

Numéro de commande / numéro de mandat du client, souvent indiqué dans l'e-mail de confirmation de commande
Numéro de fournisseur, si ton client t'a référencé comme fournisseur
Centre de coûts / code de projet, clés de comptabilisation internes

Renseigne-toi auprès du service achats du client avant d'émettre la facture. Un numéro de commande manquant peut retarder le paiement de plusieurs semaines, car la facture part d'abord en clarification interne.

Obligation de facture électronique depuis 2025, ce dont les GmbHs ont besoin maintenant

Depuis le 1er janvier 2025, la règle s'applique aux opérations B2B nationales : les destinataires de factures doivent pouvoir recevoir des factures électroniques au format structuré. Un PDF ne compte juridiquement plus comme facture électronique, XRechnung ou ZUGFeRD sont exigés.

Délais transitoires :

2025-2026 : l'envoi de factures PDF classiques reste autorisé (avec le consentement du destinataire)
2027 : obligation d'envoyer des factures électroniques structurées pour les chiffres d'affaires à partir de 800 000 €
2028 : obligation pour toutes les opérations B2B

Prépare-toi avec le générateur de factures électroniques, il génère des fichiers XRechnung et ZUGFeRD valides depuis le navigateur. L'archivage en PDF/A via le convertisseur PDF/A reste néanmoins judicieux pour les PDF classiques.

Pièges des factures de GmbH

Changement de gérant non mis à jour : les informations obsolètes entraînent des réserves lors du contrôle fiscal. Gère ton modèle de facture de manière centralisée.
Numéro HRB avec mauvais tribunal du registre : le n° HRB n'est univoque qu'avec le tribunal du registre. « HRB 12345, Amtsgericht Köln » est obligatoire.
Autoliquidation oubliée : pour les prestations de construction, la ferraille, les téléphones mobiles ou le négoce d'électricité entre entrepreneurs, le destinataire est redevable de la TVA. Si la mention manque, le client peut refuser la facture.
Escompte dans le délai de demeure : réclame l'escompte si le client paie en retard, c'est aussi une obligation de demeure. De nombreuses GmbHs y laissent de l'argent.
Obligation de facture électronique ignorée : à partir de 2028, tu dois pouvoir envoyer des factures électroniques. Qui passe au format tôt s'épargne du stress plus tard.
Déduction de la TVA du client compromise : s'il manque une mention obligatoire selon le § 14 UStG, le client ne peut pas déduire la TVA, et peut te réclamer des dommages et intérêts.

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Questions fréquentes sur les factures de GmbH

Un simple PDF suffit-il pour un autre client GmbH ?

Jusqu'à fin 2026 oui, à condition que le client l'accepte. À partir de 2027, obligation progressive de facture électronique structurée (XRechnung/ZUGFeRD). Nous recommandons de passer au format dès maintenant, de nombreux grands clients n'acceptent déjà plus le PDF aujourd'hui.

Dois-je vraiment indiquer le numéro HRB sur chaque facture ?

Oui, c'est ce qu'impose le § 35a GmbHG et cela concerne chaque lettre commerciale. Sans l'indication du HRB, des amendes administratives allant jusqu'à 5 000 € par infraction menacent.

Une GmbH peut-elle utiliser le régime de petit entrepreneur ?

En théorie oui, dès lors qu'elle respecte les limites de chiffre d'affaires. En pratique très rare, une GmbH a en règle générale un chiffre d'affaires supérieur au seuil de 25 000 €, et renoncer à la déduction de la TVA ne se justifie guère au vu des acquisitions typiques.

Combien coûte une erreur dans les mentions obligatoires ?

Pour des défauts purement liés à l'UStG, il y a perte de la déduction de la TVA pour le client et redevabilité selon le § 14c pour toi. Pour des défauts liés au § 35a GmbHG, le tribunal du registre peut infliger une amende, échelonnée de 1 000 à 25 000 €.

Qui répond si la facture est formellement incorrecte ?

Envers les tiers, la GmbH en tant que personne morale. En interne, le gérant peut répondre personnellement s'il viole des devoirs de diligence, par exemple en utilisant de manière répétée des papiers commerciaux obsolètes.