Cum scrii o factură ca GmbH

O factură de GmbH îndeplinește simultan două seturi de reglementări: legea privind TVA-ul (§ 14 UStG) și legea privind GmbH (§ 35a GmbHG). Aceasta din urmă este așa-numita obligație a scrisorii comerciale și privește orice corespondență scrisă cu efect extern, deci și facturile.

Mențiuni obligatorii din § 35a GmbHG:

• Denumirea completă a firmei incl. mențiunea formei juridice „GmbH"
• Sediul societății
• Instanța de înregistrare și numărul din registrul comerțului (numărul HRB)
• Toți administratorii cu prenume și nume de familie
• Dacă există: președintele consiliului de supraveghere

La acestea se adaugă obligațiile din UStG: cod fiscal sau cod TVA, numărul facturii, data prestației, defalcarea net/TVA/brut. La facturile de GmbH toți partenerii de afaceri sunt întreprinzători, de aceea indicarea B2B (net + TVA + brut) este standard.

Pe o factură de GmbH trebuie numiți toți administratorii desemnați, și cei care nu sunt activi în activitatea de zi cu zi. La mai mulți administratori este recomandabilă (dar nu obligatorie) indicarea regimului de reprezentare: „cu drept de reprezentare individuală" sau „cu drept de reprezentare doar în comun cu un alt administrator". Aceasta din urmă este de asemenea înregistrată în registrul comerțului.

Important: dacă se schimbă un administrator, trebuie să folosești datele actualizate cel târziu la următoarea factură. Scrisorile comerciale învechite sunt un viciu frecvent la adunările asociaților și la controalele fiscale.

Juridic se aplică: cod fiscal sau cod TVA, unul este suficient. Practic însă fiecare GmbH are un cod TVA, deja pentru că de obicei realizează și tranzacții în UE. Codul TVA este, în comparație cu codul fiscal, accesibil public și protejează mai bine secretul fiscal.

La tranzacțiile cu taxare inversă (de ex. prestații de construcții, fier vechi, telefoane mobile, comerț cu electricitate) trebuie să scrii pe factură mențiunea „obligația fiscală a beneficiarului prestației" și să nu indici TVA. În locul TVA-ului apare atunci § corespunzător din UStG (§ 13b).

În timp ce clienții persoane fizice plătesc facturile de obicei imediat, facturile B2B trec printr-un proces de verificare. Astfel, trei câmpuri sunt aproape întotdeauna dorite:

• Numărul de comandă / numărul de contract al clientului, este adesea menționat în e-mailul de confirmare a comenzii
• Numărul de furnizor, dacă clientul tău te-a înregistrat ca furnizor
• Centru de cost / cod de proiect, chei interne de contabilizare

Întreabă înainte de emiterea facturii la departamentul de achiziții al clientului. Un număr de comandă lipsă poate întârzia plata cu săptămâni, deoarece factura ajunge intern mai întâi la clarificare.

Din 1 ianuarie 2025 se aplică pentru tranzacțiile B2B interne: destinatarii facturilor trebuie să poată primi facturi electronice în format structurat. Un PDF nu mai contează juridic ca factură electronică, se cere XRechnung sau ZUGFeRD.

Termene tranzitorii:

• 2025-2026: trimiterea facturilor PDF clasice rămâne permisă (cu acordul destinatarului)
• 2027: obligația de a trimite facturi electronice structurate pentru cifre de afaceri de la 800.000 €
• 2028: obligație pentru toate tranzacțiile B2B

Pregătește-te cu generatorul de facturi electronice, generează fișiere XRechnung și ZUGFeRD valide din browser. Arhivarea în PDF/A prin convertorul PDF/A rămâne totuși utilă pentru PDF-urile clasice.