フリーランサーとして請求書を作成する

フリーランサーとして、あなたは税務上、個人事業主または自由職業者とみなされます。税務署があなたの請求書を認め, かつ顧客が仕入税額控除（Vorsteuer）を行えるようにするには、§ 14 Abs. 4 UStG に基づくすべての必須記載事項が完全でなければなりません。ひとつでも欠けると、請求書の受取人は仕入税額控除を取り戻され、あなたは争いのある請求書を抱えることになります。

9つの必須記載事項の概要:

• あなたと発注者の完全な氏名と住所
• 税番号（Steuernummer）（税務署発行） または 付加価値税識別番号（USt-IdNr.）（連邦中央税務庁発行）
• 発行日
• 連続した一意の請求書番号, 抜けは許されますが、重複は許されません
• 給付の数量と一般的な商慣習上の名称
• 給付時点または給付期間（請求書日付と一致する場合でも, 「給付日は請求書日付と一致する」という注記で足ります）
• 税率ごとに区分した対価
• 税率と税額, または小規模事業者の場合は § 19 UStG への言及
• 総額 250 € を超える請求書ではこれらの記載が義務です。それ以下（少額請求書）では簡略化された記載で足ります。

実務上のヒント: 請求書番号を年が推測できる形式で書きましょう, たとえば 2026-001 のように。次回の税制変更や税務調査の際に何時間も節約できます。

どちらも許されますが、任意ではありません。ドイツ国内でのみ請求する場合は税番号で足ります。顧客が EU 域外の他国にいて、リバースチャージ方式で請求するとなれば、必ず USt-IdNr.（DE での構成: DE + 9桁の数字）が必要です。

データ保護上重要: USt-IdNr. を持たない個人顧客に請求する場合、あなたの私的な税番号を請求書に記載しなければなりません。そのため多くのフリーランサーは追加で USt-IdNr. を申請します, これは個人に紐づくものではなく、あなたの私的な識別番号が拡散するのを防ぎます。申請は連邦中央税務庁で無料で行えます。

明確な支払い案内は、平均して支払期限を8〜12日短縮します。推奨されるのは 「14日以内に総額、7日以内の支払いで2％の現金割引」 という定型句です。重要: 現金割引は付加価値税法上、事後的な対価の減額です, 顧客が利用した場合、修正した付加価値税予定申告を提出しなければなりません。

顧客が支払わない場合、あなたは請求書到達後30日以内には自動的に遅滞に陥ります（§ 286 Abs. 3 BGB）。督促は必須ではありませんが、礼儀としては望ましいものです。遅延利息は B2B 取引では基準金利を9パーセントポイント上回る率、B2C 取引では5パーセントポイント上回る率です。2026年上半期の現在の基準金利: 3.12 %, つまり事業顧客に対しては年12.12 %の遅延利息です。

さらに事業者に対しては40 € の遅延一時金を請求できます（§ 288 Abs. 5 BGB）。これは別途予告する必要はありません。

2014年以降、国内請求書では完全な IBAN と BIC の記載が標準です。口座番号と銀行コードのみの記載はもはや SEPA 適合ではなく、多くの会計システムで拒否されます。定期的に繰り返し請求する場合は SEPA 口座振替マンデートが有効です, 入金日のコントロールを保ち、未収金を劇的に減らせます。

ヒント: 事業用口座を私的口座と分けましょう。自由職業者には法的義務はありませんが、会計を大幅に容易にし、請求書がスパムに紛れた場合にあなたの私的な IBAN を不正な引き落としから守ります。

請求書は10年間改ざん防止の形で保存しなければなりません, これは帳簿の適正な記帳および保存に関する原則（GoBD）が定めています。重要: メール添付の PDF は、後から変更可能であれば足りません。変更不可能な保管が必要です, 改ざん防止の DMS か、少なくとも PDF/A 形式です。

実務的なワークフロー: 請求書を通常の PDF として作成し、次に PDF/A コンバーターでアーカイブ適合形式に変換し、両方のバージョンを送ります, PDF/A を自分用に、通常の PDF を顧客に。顧客がデジタル署名された文書を求める場合は、追加で PDF に署名を使います。