Případ použití · B2B / GmbH

Jak napsat fakturu jako GmbH

Povinné údaje faktury GmbH: zápis v obchodním rejstříku, jednatelé, kompletní B2B mapování. Takto napíšete právně bezpečné výstupní faktury, které obstojí při každé kontrole.

Vytvořit fakturu GmbH Mehr erfahren

Generátor faktur pro GmbH

Se všemi povinnými údaji GmbH: obchodní rejstřík, sídlo, jednatelé, DIČ k DPH. Jeden klik, a povinnost obchodní listiny je splněna.

Vytvořit fakturu GmbH

Povinné údaje faktury GmbH

Faktura GmbH splňuje současně dva soubory předpisů: zákon o DPH (§ 14 UStG) a zákon o GmbH (§ 35a GmbHG). Posledně jmenovaný je takzvaná povinnost obchodního dopisu a týká se veškeré písemné korespondence s vnějším účinkem, tedy i faktur.

Povinné údaje podle § 35a GmbHG:

Úplné obchodní jméno včetně dodatku právní formy „GmbH"
Sídlo společnosti
Rejstříkový soud a číslo obchodního rejstříku (číslo HRB)
Všichni jednatelé s křestním jménem a příjmením
Pokud existuje: předseda dozorčí rady

K tomu přistupují povinnosti podle UStG: daňové číslo nebo DIČ k DPH, číslo faktury, datum plnění, rozčlenění netto/DPH/brutto. U faktur GmbH jsou všichni obchodní partneři podnikatelé, proto je B2B vykázání (netto + DPH + brutto) standardem.

Jednatelé a úprava zastupování

Na faktuře GmbH musí být uvedeni všichni jmenovaní jednatelé, i ti, kteří nepůsobí v každodenním provozu. U více jednatelů je uvedení úpravy zastupování smysluplné (ale ne povinné): „oprávnění zastupovat samostatně" nebo „oprávnění zastupovat pouze společně s dalším jednatelem". To je rovněž uloženo v obchodním rejstříku.

Důležité: Pokud se jednatel změní, musíte nejpozději s následující fakturou použít aktualizované údaje. Zastaralé obchodní dopisy jsou častým nedostatkem na valných hromadách a při daňových kontrolách.

DIČ k DPH je u GmbH fakticky povinné

Právně platí: daňové číslo nebo DIČ k DPH, postačí jedno. V praxi má však každá GmbH DIČ k DPH, už proto, že většinou provádí i obchody v EU. DIČ k DPH je ve srovnání s daňovým číslem veřejně dohledatelné a lépe chrání daňové tajemství.

U obchodů v režimu reverse charge (např. stavební plnění, šrot, mobilní telefony, obchodování s elektřinou) musíte na fakturu napsat poznámku „daňová povinnost příjemce plnění" a nevykazovat DPH. Místo DPH se pak objeví příslušný § UStG (§ 13b).

B2B specifika: číslo objednávky, číslo dodavatele, nákladové středisko

Zatímco soukromí zákazníci faktury většinou platí ihned, B2B faktury procházejí schvalovacím procesem. Přitom jsou téměř vždy žádoucí tři pole:

Číslo objednávky / číslo zakázky zákazníka, často uvedeno v potvrzovacím e-mailu objednávky
Číslo dodavatele, pokud vás zákazník vedl jako dodavatele
Nákladové středisko / kód projektu, interní účtovací klíče

Zeptejte se v nákupu zákazníka před vystavením faktury. Chybějící číslo objednávky může platbu zpozdit o týdny, protože faktura putuje interně nejprve k vyjasnění.

Povinnost elektronické faktury od roku 2025, co GmbH nyní potřebují

Od 1. ledna 2025 platí pro tuzemské B2B obchody: Příjemci faktur musí umět přijímat elektronické faktury ve strukturovaném formátu. PDF se právně již nepovažuje za elektronickou fakturu, vyžadováno je XRechnung nebo ZUGFeRD.

Přechodné lhůty:

2025-2026: odesílání klasických PDF faktur je nadále povoleno (se souhlasem příjemce)
2027: povinnost odesílat strukturované elektronické faktury pro obraty od 800.000 €
2028: povinnost pro všechny B2B obraty

Připravte se pomocí generátoru elektronické faktury, vytváří validní soubory XRechnung a ZUGFeRD přímo z prohlížeče. Archivace v PDF/A přes konvertor PDF/A zůstává pro klasické PDF přesto smysluplná.

Nástrahy u faktur GmbH

Neaktualizovaná změna jednatele: Zastaralé údaje vedou k výtkám při daňové kontrole. Udržujte svou šablonu faktury centrálně.
Číslo HRB s nesprávným rejstříkovým soudem: Číslo HRB je jednoznačné pouze spolu s rejstříkovým soudem. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" je povinné.
Zapomenutý reverse charge: U stavebních plnění, šrotu, mobilních telefonů nebo obchodování s elektřinou mezi podnikateli dluží DPH příjemce. Pokud poznámka chybí, může zákazník fakturu odmítnout.
Skonto v období prodlení: Požadujte skonto zpět, pokud zákazník zaplatí pozdě, i to je povinnost při prodlení. Mnoho GmbH zde rozdává peníze.
Ignorovaná povinnost elektronické faktury: Od roku 2028 musíte umět elektronické faktury odesílat. Kdo přejde brzy, ušetří si později stres.
Ohrožený odpočet DPH pro zákazníky: Pokud chybí povinný údaj podle § 14 UStG, nesmí si zákazník uplatnit odpočet DPH, a může od vás požadovat náhradu škody.

Vytvořte svou fakturu GmbH se všemi povinnými údaji

Vytvořit fakturu GmbH

Časté otázky k fakturám GmbH

Postačí pouhé PDF faktury jinému zákazníkovi GmbH?

Do konce roku 2026 ano, pokud s tím zákazník souhlasí. Od roku 2027 postupná povinnost strukturované elektronické faktury (XRechnung/ZUGFeRD). Doporučujeme přejít již nyní, mnoho velkých zákazníků PDF dnes již nepřijímá.

Musím číslo HRB skutečně uvádět na každé faktuře?

Ano, předepisuje to § 35a GmbHG a týká se to každého obchodního dopisu. Bez uvedení HRB hrozí pořádkové pokuty až 5.000 € za porušení.

Může GmbH využít režim malého podnikatele?

Teoreticky ano, jakmile dodrží hranice obratu. V praxi velmi zřídka, GmbH má zpravidla vyšší obraty než hranice 25.000 € a vzdání se odpočtu DPH se při typických pořízeních sotva vyplatí.

Kolik stojí chyba v povinných údajích?

U čistě UStG souvisejících nedostatků hrozí ztráta odpočtu DPH u zákazníka a daňová povinnost podle § 14c u vás. U nedostatků podle § 35a GmbHG může rejstříkový soud uložit pořádkovou pokutu, odstupňovanou od 1.000 do 25.000 €.

Kdo ručí, pokud je faktura formálně chybná?

Navenek GmbH jako právnická osoba. Vnitřně může jednatel ručit osobně, pokud poruší povinnosti péče, například opakovaně používá zastaralé obchodní listiny.