Caso de uso · B2B / GmbH

Escrever uma fatura como GmbH

Dados obrigatórios de uma fatura de GmbH: inscrição no registo comercial, gerentes, mapeamento B2B completo. Assim escreves faturas de saída juridicamente seguras que resistem a qualquer inspeção.

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Gerador de faturas para GmbHs

Com todos os dados obrigatórios da GmbH: registo comercial, sede, gerentes, NIF-IVA. Um clique, e a obrigação de papel comercial está cumprida.

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Dados obrigatórios de uma fatura de GmbH

Uma fatura de GmbH cumpre dois corpos normativos em simultâneo: a lei do IVA (§ 14 UStG) e a lei da GmbH (§ 35a GmbHG). Esta última é a chamada obrigação de carta comercial e abrange toda a correspondência escrita com efeito externo, portanto, também as faturas.

Dados obrigatórios do § 35a GmbHG:

Denominação social completa incl. o aditamento de forma jurídica «GmbH»
Sede da sociedade
Tribunal de registo e número de registo comercial (número HRB)
Todos os gerentes com nome próprio e apelido
Se existir: presidente do conselho fiscal

A isto acrescem as obrigações do UStG: número fiscal ou NIF-IVA, número de fatura, data da prestação, discriminação líquido/IVA/bruto. Nas faturas de GmbH todos os parceiros comerciais são empresários, pelo que a indicação B2B (líquido + IVA + bruto) é o padrão.

Gerentes e regime de representação

Numa fatura de GmbH têm de ser nomeados todos os gerentes designados, também os que não participam no dia a dia. Com vários gerentes é recomendável (embora não obrigatório) indicar o regime de representação: «com poderes de representação individual» ou «com representação apenas conjunta com outro gerente». Esta última também consta do registo comercial.

Importante: se um gerente mudar, tens de usar os dados atualizados o mais tardar na fatura seguinte. As cartas comerciais desatualizadas são um defeito frequente em assembleias de sócios e inspeções fiscais.

O NIF-IVA é, nas GmbHs, praticamente obrigatório

Juridicamente vale: número fiscal ou NIF-IVA, basta um. Na prática, porém, toda a GmbH tem um NIF-IVA, desde logo porque costuma realizar também operações intracomunitárias. O NIF-IVA é, em comparação com o número fiscal, de consulta pública e protege melhor o sigilo fiscal.

Em operações com inversão do sujeito passivo (p. ex. prestações de construção, sucata, telemóveis, comércio de eletricidade) tens de escrever na fatura a menção «o destinatário da prestação é o sujeito passivo» e não repercutir IVA. Em vez do IVA aparece então o § correspondente do UStG (§ 13b).

Particularidades B2B: número de encomenda, número de fornecedor, centro de custo

Enquanto os clientes particulares costumam pagar as faturas de imediato, as faturas B2B passam por um processo de verificação. Nele são quase sempre desejados três campos:

Número de encomenda / número de pedido do cliente, costuma ser indicado no e-mail de confirmação da encomenda
Número de fornecedor, se o teu cliente te tiver registado como fornecedor
Centro de custo / código de projeto, chaves de lançamento internas

Pergunta ao departamento de compras do cliente antes da emissão da fatura. Um número de encomenda em falta pode atrasar o pagamento em semanas, porque a fatura vai primeiro para esclarecimento interno.

Obrigatoriedade de fatura eletrónica desde 2025, o que as GmbHs precisam agora

Desde 1 de janeiro de 2025 vale para as operações B2B nacionais: os destinatários de faturas têm de poder receber faturas eletrónicas em formato estruturado. Um PDF já não conta juridicamente como fatura eletrónica, exige-se XRechnung ou ZUGFeRD.

Prazos transitórios:

2025-2026: continua a ser permitido o envio de faturas PDF clássicas (com consentimento do destinatário)
2027: obrigação de enviar faturas eletrónicas estruturadas para faturações a partir de 800.000 €
2028: obrigação para todas as operações B2B

Prepara-te com o gerador de fatura eletrónica, gera ficheiros XRechnung e ZUGFeRD válidos a partir do navegador. O arquivo em PDF/A através do conversor para PDF/A continua a ser útil para os PDF clássicos.

Armadilhas nas faturas de GmbH

Mudança de gerente não atualizada: os dados desatualizados provocam reparos na inspeção. Mantém o teu modelo de fatura de forma centralizada.
Número HRB com tribunal de registo errado: o n.º HRB só é unívoco em conjunto com o tribunal de registo. «HRB 12345, Amtsgericht Köln» é obrigatório.
Inversão do sujeito passivo esquecida: em prestações de construção, sucata, telemóveis ou comércio de eletricidade entre empresários, o destinatário deve o IVA. Se faltar a menção, o cliente pode recusar a fatura.
Desconto de pronto pagamento dentro do prazo de mora: exige o desconto de volta se o cliente pagar com atraso, também isso é uma obrigação de mora. Muitas GmbHs oferecem aqui dinheiro.
Obrigatoriedade de fatura eletrónica ignorada: a partir de 2028 tens de poder enviar faturas eletrónicas. Quem muda cedo poupa stresse mais tarde.
Dedução de IVA do cliente em risco: se faltar um dado obrigatório nos termos do § 14 UStG, o cliente não pode deduzir o IVA, e pode exigir-te indemnização.

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Perguntas frequentes sobre as faturas de GmbH

Basta uma fatura PDF simples para outro cliente GmbH?

Até ao final de 2026 sim, desde que o cliente aceite. A partir de 2027, obrigação escalonada de fatura eletrónica estruturada (XRechnung/ZUGFeRD). Recomendamos mudar já, muitos grandes clientes já não aceitam PDF mesmo hoje.

Tenho mesmo de indicar o número HRB em cada fatura?

Sim, é o que exige o § 35a GmbHG e abrange cada carta comercial. Sem a indicação do HRB arriscam-se coimas até 5.000 € por infração.

Pode uma GmbH utilizar o regime de pequeno empresário?

Em teoria sim, assim que cumpra os limites de faturação. Na prática é muito raro, uma GmbH tem, por regra, uma faturação superior ao limiar de 25.000 €, e renunciar à dedução do IVA dificilmente compensa com as aquisições típicas.

Quanto custa um erro nos dados obrigatórios?

Em defeitos puramente do UStG há perda da dedução do IVA para o cliente e responsabilidade nos termos do § 14c para ti. Em defeitos do § 35a GmbHG, o tribunal de registo pode impor uma coima, escalonada de 1.000 a 25.000 €.

Quem responde se a fatura estiver formalmente incorreta?

Perante terceiros, a GmbH como pessoa coletiva. Internamente, o gerente pode responder pessoalmente se violar deveres de diligência, por exemplo, ao usar repetidamente papéis comerciais desatualizados.