Felhasználási eset · B2B / GmbH

Számla írása GmbH-ként

Egy GmbH-számla kötelező adatai: cégjegyzéki bejegyzés, ügyvezetők, teljes B2B-leképezés. Így írsz jogilag biztos kimenő számlákat, amelyek minden ellenőrzésnek ellenállnak.

GmbH-számla létrehozása Mehr erfahren

Számlagenerátor GmbH-knak

Az összes GmbH-kötelező adattal: cégjegyzék, székhely, ügyvezetők, közösségi adószám. Egy kattintás, és az üzleti levél kötelezettsége teljesül.

GmbH-számla létrehozása

Egy GmbH-számla kötelező adatai

Egy GmbH-számla két szabályrendszert teljesít egyszerre: a forgalmiadó-törvényt (§ 14 UStG) és a GmbH-törvényt (§ 35a GmbHG). Utóbbi az úgynevezett üzleti levél kötelezettség, és minden külső hatású írásbeli levelezést érint, tehát a számlákat is.

Kötelező adatok a § 35a GmbHG-ból:

Teljes cégnév a „GmbH" jogi formára utaló kiegészítéssel együtt
A társaság székhelye
Cégbíróság és cégjegyzékszám (HRB-szám)
Minden ügyvezető vezeték- és keresztnévvel
Ha van: a felügyelőbizottság elnöke

Ehhez jönnek az UStG-kötelezettségek: adószám vagy közösségi adószám, számlaszám, teljesítés dátuma, nettó/ÁFA/bruttó bontás. GmbH-számláknál minden üzleti partner vállalkozó, ezért a B2B-feltüntetés (nettó + ÁFA + bruttó) standard.

Ügyvezetők és képviseleti szabályozás

Egy GmbH-számlán minden kinevezett ügyvezetőt meg kell nevezni, azokat is, akik nem vesznek részt a napi üzletmenetben. Több ügyvezető esetén a képviseleti szabályozás megadása észszerű (de nem kötelező): „önálló képviseleti joggal" vagy „csak egy másik ügyvezetővel közösen képviseletre jogosult". Utóbbi a cégjegyzékben is rögzítve van.

Fontos: ha egy ügyvezető cserélődik, legkésőbb a következő számlával az aktualizált adatokat kell használnod. Az elavult üzleti levelek gyakori hiányosság a taggyűléseknél és adóellenőrzéseknél.

A közösségi adószám GmbH-knál gyakorlatilag kötelező

Jogilag érvényes: adószám vagy közösségi adószám, egy is elegendő. A gyakorlatban azonban minden GmbH-nak van közösségi adószáma, már csak azért is, mert többnyire EU-ügyleteket is folytat. A közösségi adószám az adószámmal összevetve nyilvánosan lekérhető, és jobban védi az adótitkot.

A fordított adózásos ügyleteknél (pl. építési szolgáltatások, hulladékvas, mobiltelefon-készülékek, áramkereskedelem) a „az adó megfizetésére a szolgáltatás igénybevevője kötelezett" megjegyzést kell a számlára írnod, és nem tüntetsz fel ÁFA-t. ÁFA helyett ekkor a UStG megfelelő §-a jelenik meg (§ 13b).

B2B-specifikumok: rendelési szám, szállítói szám, költséghely

Míg a magánügyfelek a számlákat többnyire azonnal kifizetik, a B2B-számlák egy ellenőrzési folyamaton mennek keresztül. Ennek során három mező szinte mindig kívánatos:

Rendelési szám / megbízási szám az ügyféltől, gyakran a rendelés-visszaigazoló e-mailben szerepel
Szállítói szám, ha az ügyfeled szállítóként vett nyilvántartásba
Költséghely / projektkód, belső könyvelési kulcsok

Kérdezd meg az ügyfél beszerzési részlegét a számlázás előtt. Egy hiányzó rendelési szám hetekkel késleltetheti a fizetést, mert a számla belül először tisztázásra kerül.

E-számla-kötelezettség 2025 óta, mire van most szükségük a GmbH-knak

2025. január 1. óta a belföldi B2B-ügyletekre érvényes: a számlák címzettjeinek képesnek kell lenniük elektronikus számlák strukturált formátumban való fogadására. Egy PDF jogilag már nem számít e-számlának, XRechnung vagy ZUGFeRD szükséges.

Átmeneti határidők:

2025-2026: a klasszikus PDF-számlák küldése továbbra is megengedett (a címzett beleegyezésével)
2027: kötelezettség strukturált e-számlák küldésére 800.000 € feletti forgalomnál
2028: kötelezettség minden B2B-ügyletre

Készülj fel az e-számla-generátorral, érvényes XRechnung- és ZUGFeRD-fájlokat hoz létre a böngészőből. A PDF/A-archiválás a PDF/A-konverteren keresztül a klasszikus PDF-ekhez ennek ellenére észszerű marad.

Buktatók a GmbH-számláknál

Ügyvezető-csere nem aktualizálva: az elavult adatok kifogásokhoz vezetnek az adóellenőrzésnél. Gondozd a számlasablonodat központilag.
HRB-szám rossz cégbírósággal: a HRB-szám csak a cégbírósággal együtt egyértelmű. A „HRB 12345, Amtsgericht Köln" kötelező.
Fordított adózás elfelejtve: építési szolgáltatásoknál, hulladékvasnál, mobiltelefon-készülékeknél vagy áramkereskedelemnél vállalkozók között a címzett tartozik az ÁFA-val. Ha a megjegyzés elmarad, az ügyfél visszautasíthatja a számlát.
Skontó a késedelmi időablakban: követeld vissza a skontót, ha az ügyfél késve fizet, ez is késedelmi kötelezettség. Sok GmbH itt elajándékozza a pénzt.
E-számla-kötelezettség figyelmen kívül hagyva: 2028-tól képesnek kell lenned e-számlákat küldeni. Aki korán átáll, később stresszt takarít meg.
Az ügyfél előzetes adólevonása veszélyben: ha hiányzik egy kötelező adat a § 14 UStG szerint, az ügyfél nem vonhatja le az előzetesen felszámított adót, és kártérítést követelhet tőled.

Hozd létre a GmbH-számládat az összes kötelező adattal

GmbH-számla létrehozása

Gyakori kérdések a GmbH-számlákról

Elegendő egy puszta PDF-számla egy másik GmbH-ügyfélnek?

2026 végéig igen, amennyiben az ügyfél beleegyezik. 2027-től fokozatos kötelezettség a strukturált e-számlára (XRechnung/ZUGFeRD). Azt javasoljuk, hogy már most állj át, sok nagyügyfél már ma sem fogad el PDF-et.

Valóban fel kell tüntetnem a HRB-számot minden számlán?

Igen, ezt a § 35a GmbHG írja elő, és minden üzleti levelet érint. HRB-megadás nélkül rendbírságok fenyegetnek, akár 5.000 € jogsértésenként.

Igénybe veheti egy GmbH a kisvállalkozói szabályozást?

Elméletileg igen, amint betartja az árbevételi határokat. A gyakorlatban nagyon ritka, egy GmbH-nak rendszerint magasabb az árbevétele, mint a 25.000 €-os küszöb, és az előzetes adólevonásról való lemondás a tipikus beszerzéseknél aligha éri meg.

Mibe kerül egy hiba a kötelező adatokban?

Tisztán UStG-vonatkozású hiányosságoknál előzetesadó-veszteség fenyeget az ügyfélnél és § 14c-kötelezettség nálad. § 35a-GmbHG-hiányosságoknál a cégbíróság rendbírságot szabhat ki, lépcsőzetesen 1.000-től 25.000 €-ig.

Ki felel, ha a számla formailag hibás?

Külső viszonyban a GmbH mint jogi személy. Belső viszonyban az ügyvezető személyesen felelhet, ha megsérti a gondossági kötelezettségeit, például ismételten elavult üzleti papírokat használt.