حالة استخدام · B2B / GmbH

كتابة فاتورة بصفتك GmbH

البيانات الإلزامية لفاتورة GmbH: القيد في السجل التجاري، المديرون، تخطيط B2B كامل. هكذا تكتب فواتير صادرة آمنة قانونيًا تصمد أمام أي مراجعة.

أنشئ فاتورة GmbH Mehr erfahren

مولّد الفواتير لشركات GmbH

مع جميع البيانات الإلزامية لـ GmbH: السجل التجاري، المقر، المديرون، رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة. نقرة واحدة, ويتحقق التزام الأوراق التجارية.

أنشئ فاتورة GmbH

البيانات الإلزامية لفاتورة GmbH

تفي فاتورة GmbH بمجموعتين تنظيميتين في آن واحد: قانون ضريبة القيمة المضافة (§ 14 UStG) وقانون GmbH (§ 35a GmbHG). الأخير هو ما يُسمى التزام الخطاب التجاري ويشمل كل مراسلة كتابية ذات أثر خارجي, وبالتالي الفواتير أيضًا.

البيانات الإلزامية من § 35a GmbHG:

التسمية الكاملة للشركة بما في ذلك إضافة الشكل القانوني „GmbH"
مقر الشركة
محكمة السجل ورقم السجل التجاري (رقم HRB)
جميع المديرين بالاسم الأول واسم العائلة
إن وُجد: رئيس مجلس الرقابة

يُضاف إلى ذلك التزامات UStG: الرقم الضريبي أو رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة، رقم الفاتورة، تاريخ الخدمة، التفصيل صافي/ضريبة قيمة مضافة/إجمالي. في فواتير GmbH يكون جميع الشركاء التجاريين شركات، ولذلك يكون إظهار B2B (صافي + ضريبة قيمة مضافة + إجمالي) هو المعيار.

المديرون وتنظيم التمثيل

في فاتورة GmbH يجب ذكر جميع المديرين المعيّنين, حتى أولئك غير المنخرطين في العمل اليومي. ومع وجود عدة مديرين يكون من المفيد (وإن لم يكن إلزاميًا) ذكر تنظيم التمثيل: „مخوّل بالتمثيل المنفرد" أو „مخوّل بالتمثيل فقط بالاشتراك مع مدير آخر". وهذا الأخير مُدوَّن أيضًا في السجل التجاري.

مهم: إذا تغيّر مدير، فيجب عليك استخدام البيانات المحدَّثة في الفاتورة التالية على الأكثر. الخطابات التجارية القديمة عيب شائع في جمعيات الشركاء وعمليات المراجعة الضريبية.

رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة إلزامي فعليًا لشركات GmbH

قانونيًا يسري: الرقم الضريبي أو رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة, يكفي أحدهما. لكن عمليًا تمتلك كل GmbH رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة، ولو لأنها تُجري في الغالب معاملات داخل الاتحاد الأوروبي أيضًا. ورقم تعريف ضريبة القيمة المضافة، مقارنة بالرقم الضريبي، متاح للاستعلام علنًا ويحمي السر الضريبي بشكل أفضل.

في معاملات عكس عبء الضريبة (مثل خدمات البناء، الخردة، أجهزة الهاتف المحمول، تجارة الكهرباء) يجب عليك كتابة العبارة „مسؤولية مستلم الخدمة عن الضريبة" في الفاتورة وعدم إظهار ضريبة القيمة المضافة. وبدلًا من ضريبة القيمة المضافة تظهر حينها المادة المقابلة من UStG (§ 13b).

خصائص B2B: رقم الطلب، رقم المورّد، مركز التكلفة

بينما يدفع العملاء الأفراد الفواتير في الغالب فورًا، تمرّ فواتير B2B بعملية مراجعة. وفيها تُرغَب غالبًا ثلاثة حقول دائمًا:

رقم الطلب / رقم الأمر الخاص بالعميل, غالبًا ما يُذكر في بريد تأكيد الطلب
رقم المورّد, إذا كان عميلك قد سجّلك كمورّد
مركز التكلفة / رمز المشروع, مفاتيح القيد الداخلية

اسأل قسم المشتريات لدى العميل قبل إصدار الفاتورة. فغياب رقم الطلب قد يؤخّر الدفع أسابيع، لأن الفاتورة تذهب أولًا داخليًا للتوضيح.

التزام الفاتورة الإلكترونية منذ 2025, ما تحتاجه شركات GmbH الآن

منذ 1 يناير 2025 يسري على معاملات B2B المحلية: يجب أن يكون مستلمو الفواتير قادرين على استلام الفواتير الإلكترونية بصيغة مُهيكَلة. لم يعد ملف PDF يُعدّ قانونيًا فاتورة إلكترونية, المطلوب هو XRechnung أو ZUGFeRD.

المهل الانتقالية:

2025-2026: لا يزال إرسال فواتير PDF الكلاسيكية مسموحًا (بموافقة المستلم)
2027: التزام بإرسال فواتير إلكترونية مُهيكَلة للمبيعات اعتبارًا من 800.000 يورو
2028: التزام لجميع معاملات B2B

استعدّ باستخدام مولّد الفاتورة الإلكترونية, فهو يُنشئ ملفات XRechnung وZUGFeRD صالحة من المتصفح. وتبقى الأرشفة في PDF/A عبر محوّل PDF/A مفيدة مع ذلك لملفات PDF الكلاسيكية.

مزالق في فواتير GmbH

عدم تحديث تغيّر المدير: البيانات القديمة تؤدي إلى اعتراضات في المراجعة. حافظ على نموذج فاتورتك بشكل مركزي.
رقم HRB مع محكمة سجل خاطئة: رقم HRB فريد فقط مع محكمة السجل. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" إلزامي.
نسيان عكس عبء الضريبة: في خدمات البناء أو الخردة أو أجهزة الهاتف المحمول أو تجارة الكهرباء بين الشركات يدين المستلم بضريبة القيمة المضافة. وإذا غابت العبارة، أمكن للعميل رفض الفاتورة.
خصم السداد المبكر ضمن نافذة مهلة التأخير: طالِب باسترداد الخصم إذا دفع العميل متأخرًا, فهذا أيضًا واجب تأخير. تُهدر كثير من شركات GmbH هنا مالًا.
تجاهل التزام الفاتورة الإلكترونية: اعتبارًا من 2028 يجب أن تكون قادرًا على إرسال الفواتير الإلكترونية. من يتحوّل مبكرًا يوفّر لاحقًا الضغط.
خطر فقدان العميل لخصم ضريبة المدخلات: إذا نقص بيان إلزامي وفق § 14 UStG، فلا يحق للعميل خصم ضريبة المدخلات, ويمكنه مطالبتك بالتعويض.

أنشئ فاتورة GmbH الخاصة بك بجميع البيانات الإلزامية

أنشئ فاتورة GmbH

أسئلة شائعة حول فواتير GmbH

هل يكفي ملف PDF بحت لعميل GmbH آخر؟

حتى نهاية 2026 نعم، شريطة موافقة العميل. اعتبارًا من 2027 التزام تدريجي بالفاتورة الإلكترونية المُهيكَلة (XRechnung/ZUGFeRD). ننصح بالتحوّل من الآن, فكثير من العملاء الكبار لم يعودوا يقبلون PDF حتى اليوم.

هل يجب عليّ فعلًا ذكر رقم HRB في كل فاتورة؟

نعم، يفرض ذلك § 35a GmbHG ويشمل كل خطاب تجاري. بدون ذكر HRB تهدّد غرامات تنظيمية تصل إلى 5.000 يورو عن كل مخالفة.

هل يمكن لشركة GmbH استخدام قاعدة صاحب المشروع الصغير؟

نظريًا نعم، بمجرد أن تلتزم بحدود المبيعات. عمليًا نادر جدًا, فالـ GmbH تحقق عادةً مبيعات أعلى من عتبة 25.000 يورو، والتنازل عن خصم ضريبة المدخلات لا يكاد يكون مجديًا مع المشتريات النمطية.

كم يكلّف خطأ في البيانات الإلزامية؟

في العيوب المتعلقة بـ UStG بحتًا تهدّد خسارة ضريبة المدخلات لدى العميل ومسؤولية § 14c لديك. وفي عيوب § 35a GmbHG يمكن لمحكمة السجل فرض غرامة تنظيمية, متدرجة من 1.000 إلى 25.000 يورو.

من يتحمّل المسؤولية إذا كانت الفاتورة خاطئة شكليًا؟

في العلاقة الخارجية تتحمّلها GmbH كشخص اعتباري. وفي العلاقة الداخلية يمكن أن يتحمّل المدير المسؤولية شخصيًا إذا أخلّ بواجبات العناية, مثل استخدامه المتكرر لأوراق تجارية قديمة.