Kasus penggunaan · B2B / GmbH

Menulis faktur sebagai GmbH

Data wajib faktur GmbH: pendaftaran registrasi dagang, direktur pengelola, pemetaan B2B lengkap. Begini cara kamu menulis faktur keluar yang aman secara hukum dan tahan terhadap setiap pemeriksaan.

Buat faktur GmbH Mehr erfahren

Generator faktur untuk GmbH

Dengan semua data wajib GmbH: registrasi dagang, kedudukan, direktur pengelola, NPWP-PPN. Satu klik, dan kewajiban surat bisnis terpenuhi.

Buat faktur GmbH

Data wajib faktur GmbH

Sebuah faktur GmbH memenuhi dua perangkat aturan sekaligus: undang-undang PPN (§ 14 UStG) dan undang-undang GmbH (§ 35a GmbHG). Yang terakhir adalah apa yang disebut kewajiban surat bisnis dan berlaku untuk setiap korespondensi tertulis dengan dampak ke luar, jadi juga faktur.

Data wajib dari § 35a GmbHG:

Nama firma lengkap termasuk tambahan bentuk hukum „GmbH"
Kedudukan perseroan
Pengadilan registrasi dan nomor registrasi dagang (nomor HRB)
Semua direktur pengelola dengan nama depan dan nama keluarga
Jika ada: ketua dewan pengawas

Ditambah lagi kewajiban dari UStG: nomor pajak atau NPWP-PPN, nomor faktur, tanggal jasa, perincian neto/PPN/bruto. Pada faktur GmbH semua mitra bisnis adalah pengusaha, karena itu pencantuman B2B (neto + PPN + bruto) menjadi standar.

Direktur pengelola dan ketentuan perwakilan

Pada faktur GmbH harus disebutkan semua direktur pengelola yang diangkat, juga yang tidak aktif dalam kegiatan sehari-hari. Pada beberapa direktur pengelola, pencantuman ketentuan perwakilan dianjurkan (tetapi tidak wajib): „berwenang mewakili secara tunggal" atau „hanya berwenang mewakili bersama dengan seorang direktur pengelola lain". Hal terakhir juga tercatat di registrasi dagang.

Penting: jika seorang direktur pengelola berganti, kamu harus menggunakan data yang diperbarui paling lambat pada faktur berikutnya. Surat bisnis yang usang merupakan kelemahan yang sering muncul pada rapat pemegang saham dan pemeriksaan pajak.

NPWP-PPN praktis wajib pada GmbH

Secara hukum berlaku: nomor pajak atau NPWP-PPN, satu saja cukup. Namun dalam praktik setiap GmbH memiliki NPWP-PPN, sudah karena biasanya juga melakukan transaksi UE. NPWP-PPN, dibanding nomor pajak, dapat diakses publik dan melindungi kerahasiaan pajak dengan lebih baik.

Pada transaksi reverse-charge (mis. jasa konstruksi, besi rongsok, perangkat telepon seluler, perdagangan listrik) kamu harus menulis catatan „kewajiban pajak ada pada penerima jasa" di faktur dan tidak mencantumkan PPN. Sebagai ganti PPN, lalu muncul § yang bersangkutan dari UStG (§ 13b).

Kekhususan B2B: nomor pesanan, nomor pemasok, pusat biaya

Sementara pelanggan perorangan biasanya membayar faktur seketika, faktur B2B melalui proses pemeriksaan. Dalam proses itu, tiga kolom hampir selalu dikehendaki:

Nomor pesanan / nomor order pelanggan, sering disebut dalam email konfirmasi pesanan
Nomor pemasok, jika pelangganmu mendaftarkanmu sebagai pemasok
Pusat biaya / kode proyek, kunci pembukuan internal

Tanyakan ke bagian pembelian pelanggan sebelum menerbitkan faktur. Nomor pesanan yang hilang dapat menunda pembayaran berminggu-minggu, karena faktur internal terlebih dulu beredar untuk klarifikasi.

Kewajiban faktur elektronik sejak 2025, apa yang sekarang diperlukan GmbH

Sejak 1 Januari 2025 berlaku untuk transaksi B2B dalam negeri: penerima faktur harus mampu menerima faktur elektronik dalam format terstruktur. Sebuah PDF secara hukum tidak lagi dianggap faktur elektronik, yang dituntut adalah XRechnung atau ZUGFeRD.

Masa transisi:

2025-2026: pengiriman faktur PDF klasik masih diperbolehkan (dengan persetujuan penerima)
2027: wajib mengirim faktur elektronik terstruktur untuk omzet mulai 800.000 €
2028: wajib untuk semua transaksi B2B

Persiapkan dirimu dengan generator faktur elektronik, alat ini menghasilkan berkas XRechnung dan ZUGFeRD yang valid dari browser. Pengarsipan dalam PDF/A melalui konverter PDF/A tetap masuk akal untuk PDF klasik.

Jebakan pada faktur GmbH

Pergantian direktur pengelola tidak diperbarui: data yang usang menyebabkan keberatan pada pemeriksaan usaha. Kelola templat fakturmu secara terpusat.
Nomor HRB dengan pengadilan registrasi yang salah: no. HRB hanya unik bersama pengadilan registrasi. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" adalah wajib.
Reverse-charge terlupa: pada jasa konstruksi, besi rongsok, perangkat telepon seluler, atau perdagangan listrik antar pengusaha, penerima berutang PPN. Jika catatan hilang, pelanggan dapat menolak faktur.
Diskon pembayaran cepat dalam tenggang teguran: tuntut kembali diskon jika pelanggan membayar terlambat, itu pun kewajiban keterlambatan. Banyak GmbH memberikan uang cuma-cuma di sini.
Kewajiban faktur elektronik diabaikan: mulai 2028 kamu harus mampu mengirim faktur elektronik. Siapa yang beralih lebih awal, menghemat stres nanti.
Pengurangan pajak masukan pelanggan terancam: jika ada data wajib menurut § 14 UStG yang hilang, pelanggan tidak boleh mengurangkan pajak masukan, dan dapat menuntut ganti rugi darimu.

Buat faktur GmbH-mu dengan semua data wajib

Buat faktur GmbH

Pertanyaan umum tentang faktur GmbH

Apakah PDF biasa cukup untuk pelanggan GmbH lain?

Hingga akhir 2026 ya, asalkan pelanggan menyetujui. Mulai 2027 secara bertahap wajib faktur elektronik terstruktur (XRechnung/ZUGFeRD). Kami menyarankan beralih sekarang juga, banyak pelanggan besar tidak lagi menerima PDF bahkan saat ini.

Apakah saya benar-benar harus mencantumkan nomor HRB pada setiap faktur?

Ya, itu diatur § 35a GmbHG dan berlaku untuk setiap surat bisnis. Tanpa pencantuman HRB, terancam denda administratif hingga 5.000 € per pelanggaran.

Bisakah GmbH menggunakan ketentuan pengusaha kecil?

Secara teoretis bisa, begitu memenuhi batas omzet. Dalam praktik sangat jarang, sebuah GmbH umumnya memiliki omzet lebih tinggi dari ambang 25.000 €, dan menolak pengurangan pajak masukan hampir tidak menguntungkan dengan pembelian-pembelian yang khas.

Berapa biaya sebuah kesalahan pada data wajib?

Pada kelemahan yang murni terkait UStG, terancam hilangnya pajak masukan bagi pelanggan dan kewajiban § 14c bagi dirimu. Pada kelemahan § 35a GmbHG, pengadilan registrasi dapat menjatuhkan denda administratif, bertingkat dari 1.000 hingga 25.000 €.

Siapa yang bertanggung jawab jika faktur salah secara formal?

Dalam hubungan ke luar, GmbH sebagai badan hukum. Dalam hubungan internal, direktur pengelola dapat bertanggung jawab secara pribadi jika melanggar kewajiban kehati-hatian, misalnya berulang kali menggunakan surat bisnis yang usang.