Användningsfall · B2B / GmbH

Skriva en faktura som GmbH

Obligatoriska uppgifter för en GmbH-faktura: registrering i handelsregistret, verkställande direktörer, fullständig B2B-mappning. Så skriver du juridiskt säkra utgående fakturor som klarar varje granskning.

Skapa GmbH-faktura Mehr erfahren

Fakturagenerator för GmbH:er

Med alla GmbH:s obligatoriska uppgifter: handelsregister, säte, verkställande direktör, moms-id. Ett klick, och kravet på affärspapper är uppfyllt.

Skapa GmbH-faktura

Obligatoriska uppgifter för en GmbH-faktura

En GmbH-faktura uppfyller två regelverk samtidigt: momslagen (§ 14 UStG) och GmbH-lagen (§ 35a GmbHG). Det senare är den så kallade affärsbrevsplikten och gäller all skriftlig korrespondens med extern verkan, alltså även fakturor.

Obligatoriska uppgifter ur § 35a GmbHG:

Fullständig firmabeteckning inkl. bolagsformstillägget ”GmbH”
Bolagets säte
Registerdomstol och handelsregisternummer (HRB-nummer)
Alla verkställande direktörer med för- och efternamn
Om sådan finns: ordförande i tillsynsrådet

Till detta kommer UStG-skyldigheterna: skattenummer eller moms-id, fakturanummer, leveransdatum, uppdelning netto/moms/brutto. Vid GmbH-fakturor är alla affärspartner företagare, därför är B2B-redovisning (netto + moms + brutto) standard.

Verkställande direktörer och representationsordning

På en GmbH-faktura måste alla tillsatta verkställande direktörer anges, även de som inte är verksamma i den dagliga driften. Vid flera verkställande direktörer är angivande av representationsordningen förnuftigt (men inte obligatoriskt): ”Enskild firmateckningsrätt” eller ”Firmateckningsberättigad endast gemensamt med ytterligare en verkställande direktör”. Det senare finns också registrerat i handelsregistret.

Viktigt: byter en verkställande direktör måste du senast med nästa faktura använda de uppdaterade uppgifterna. Föråldrade affärsbrev är en vanlig brist vid bolagsstämmor och skatterevisioner.

Moms-id är hos GmbH:er i praktiken obligatoriskt

Juridiskt gäller: skattenummer eller moms-id, ett räcker. I praktiken har dock varje GmbH ett moms-id, redan eftersom den oftast även bedriver EU-affärer. Moms-id:t är jämfört med skattenumret offentligt sökbart och skyddar skattesekretessen bättre.

Vid affärer med omvänd skattskyldighet (t.ex. byggtjänster, skrot, mobiltelefoner, elhandel) måste du skriva anvisningen ”tjänstemottagaren är skattskyldig” på fakturan och inte redovisa någon moms. I stället för moms visas då motsvarande § i UStG (§ 13b).

B2B-särdrag: beställningsnummer, leverantörsnummer, kostnadsställe

Medan privatkunder oftast betalar fakturor omedelbart, genomgår B2B-fakturor en granskningsprocess. Därvid önskas tre fält nästan alltid:

Beställningsnummer / ordernummer från kunden, anges ofta i orderbekräftelsemejlet
Leverantörsnummer, om din kund har lagt upp dig som leverantör
Kostnadsställe / projektkod, interna bokföringsnycklar

Fråga kundens inköpsavdelning före faktureringen. Ett saknat beställningsnummer kan fördröja betalningen med veckor, eftersom fakturan internt först går till utredning.

E-fakturakrav sedan 2025, vad GmbH:er behöver nu

Sedan 1 januari 2025 gäller för inhemska B2B-affärer: fakturamottagare måste kunna ta emot elektroniska fakturor i strukturerat format. En PDF räknas juridiskt inte längre som e-faktura, krav är XRechnung eller ZUGFeRD.

Övergångsfrister:

2025-2026: utskick av klassiska PDF-fakturor fortfarande tillåtet (med mottagarens samtycke)
2027: skyldighet att skicka strukturerade e-fakturor för omsättningar från 800 000 €
2028: skyldighet för alla B2B-omsättningar

Förbered dig med e-fakturageneratorn, den skapar giltiga XRechnung- och ZUGFeRD-filer från webbläsaren. Arkivering i PDF/A via PDF/A-konverteraren är ändå förnuftig för klassiska PDF:er.

Fallgropar vid GmbH-fakturor

Byte av verkställande direktör ej uppdaterat: föråldrade uppgifter leder till anmärkningar vid skatterevision. Underhåll din fakturamall centralt.
HRB-nummer fel registerdomstol: HRB-nr. är endast entydigt tillsammans med registerdomstolen. ”HRB 12345, Amtsgericht Köln” är obligatoriskt.
Omvänd skattskyldighet glömd: vid byggtjänster, skrot, mobiltelefoner eller elhandel mellan företagare är mottagaren skyldig momsen. Saknas anvisningen kan kunden avvisa fakturan.
Kassarabatt inom dröjsmålsfönster: kräv tillbaka kassarabatt om kunden betalar för sent, även det är en dröjsmålsskyldighet. Många GmbH:er ger bort pengar här.
E-fakturakrav ignorerat: från 2028 måste du kunna skicka e-fakturor. Den som ställer om tidigt sparar stress senare.
Momsavdrag för kunder äventyrat: saknas en obligatorisk uppgift enligt § 14 UStG får kunden inte dra av ingående moms, och kan kräva skadestånd av dig.

Skapa din GmbH-faktura med alla obligatoriska uppgifter

Skapa GmbH-faktura

Vanliga frågor om GmbH-fakturor

Räcker en ren PDF-faktura till en annan GmbH-kund?

Till slutet av 2026 ja, förutsatt att kunden samtycker. Från 2027 stegvis skyldighet till strukturerad e-faktura (XRechnung/ZUGFeRD). Vi rekommenderar att ställa om redan nu, många storkunder accepterar PDF inte längre idag.

Måste jag verkligen ange HRB-numret på varje faktura?

Ja, det föreskriver § 35a GmbHG och gäller varje affärsbrev. Utan HRB-uppgift hotar viten upp till 5 000 € per överträdelse.

Kan en GmbH använda Kleinunternehmer-regeln?

Teoretiskt ja, så snart den håller omsättningsgränserna. I praktiken mycket sällan, en GmbH har i regel högre omsättning än 25 000-€-tröskeln, och avståendet från momsavdrag lönar sig knappast vid de typiska inköpen.

Vad kostar ett fel i de obligatoriska uppgifterna?

Vid rena UStG-relaterade brister hotar momsavdragsförlust hos kunden och § 14c-skuldförhållande hos dig. Vid § 35a-GmbHG-brister kan registerdomstolen utdöma vite, graderat från 1 000 till 25 000 €.

Vem ansvarar om fakturan är formellt felaktig?

Externt GmbH:n som juridisk person. Internt kan den verkställande direktören ansvara personligen om han åsidosätter aktsamhetsplikter, till exempel upprepat använt föråldrade affärspapper.