作为 GmbH 开具发票

一张 GmbH 发票同时满足两套规则体系：增值税法（§ 14 UStG）和有限责任公司法（§ 35a GmbHG）。后者即所谓的商业信函义务，适用于一切具有对外效力的书面往来--因此也包括发票。

§ 35a GmbHG 的必填项：

• 含法律形式后缀「GmbH」的完整商号
• 公司注册地
• 登记法院与商业登记号（HRB 号）
• 所有 Geschäftsführer 的姓与名
• 如有：监事会主席

此外还有 UStG 的义务：税号或 USt-IdNr.、发票编号、给付日期、净额/增值税/含税额分项。在 GmbH 发票中所有业务伙伴都是企业经营者，因此 B2B 列示（净额 + 增值税 + 含税额）是标准做法。

在 GmbH 发票上必须列明所有已委任的 Geschäftsführer--也包括那些不参与日常经营的。当有多名 Geschäftsführer 时，注明代表权安排是合理的（但非强制）：「单独代表权」或「仅与另一名 Geschäftsführer 共同代表」。后者也已登记在商业登记簿中。

重要提示：若某位 Geschäftsführer 变更，你必须最迟在下一张发票上使用更新后的信息。过时的商业信函在股东会和税务稽查中是常见缺陷。

在法律上：税号或 USt-IdNr.--有其一即可。但实际上每家 GmbH 都有 USt-IdNr.，光是因为它通常也会开展欧盟交易。与税号相比，USt-IdNr. 可公开查询，并能更好地保护税务保密。

在反向征收交易中（例如建筑给付、废料、移动通信设备、电力交易），你必须在发票上写明「给付接收方为纳税义务人」并不列示增值税。此时取代增值税出现的是 UStG 中相应的 §（§ 13b）。

私人客户通常立即支付发票，而 B2B 发票要经过一套审核流程。其中几乎总会需要三个字段：

• 客户的订单号 / 委托号--常在订单确认邮件中提及
• 供应商编号--如果你的客户已将你登记为供应商
• 成本中心 / 项目代码--内部记账标识

请在开具发票之前向客户采购部门询问。缺少订单号可能使付款延迟数周，因为发票会先在内部流转以待澄清。

自 2025 年 1 月 1 日起，对境内 B2B 交易适用：收票方必须能够接收结构化格式的电子发票。PDF 在法律上不再算作 E-Rechnung--要求使用 XRechnung 或 ZUGFeRD。

过渡期：

• 2025-2026：仍允许发送传统 PDF 发票（须经收票方同意）
• 2027：营业额自 800.000 € 起须发送结构化 E-Rechnung
• 2028：对所有 B2B 交易适用此义务

用 E-Rechnung 生成器做好准备--它能在浏览器中生成有效的 XRechnung 和 ZUGFeRD 文件。通过 PDF/A 转换器进行 PDF/A 归档对于传统 PDF 仍然有意义。