Escribir una factura como GmbH

Una factura de GmbH cumple dos cuerpos normativos a la vez: la ley del IVA (§ 14 UStG) y la ley de la GmbH (§ 35a GmbHG). Esta última es la llamada obligación de carta comercial y afecta a toda correspondencia escrita con efecto externo, por tanto, también a las facturas.

Datos obligatorios del § 35a GmbHG:

• Denominación social completa incl. el añadido de forma jurídica «GmbH»
• Sede de la sociedad
• Juzgado de registro y número de registro mercantil (número HRB)
• Todos los administradores con nombre y apellidos
• Si lo hubiera: presidente del consejo de vigilancia

A ello se suman las obligaciones del UStG: número fiscal o NIF-IVA, número de factura, fecha de prestación, desglose neto/IVA/bruto. En las facturas de GmbH todos los socios comerciales son empresarios, por lo que la indicación B2B (neto + IVA + bruto) es el estándar.

En una factura de GmbH deben nombrarse todos los administradores designados, también los que no participan en el día a día. Con varios administradores es recomendable (aunque no obligatorio) indicar el régimen de representación: «con poder de representación individual» o «con representación solo conjunta con otro administrador». Esto último también consta en el registro mercantil.

Importante: si cambia un administrador, debes usar los datos actualizados como muy tarde en la siguiente factura. Las cartas comerciales desactualizadas son un defecto frecuente en juntas de socios e inspecciones fiscales.

Jurídicamente rige: número fiscal o NIF-IVA, basta uno. En la práctica, sin embargo, toda GmbH tiene un NIF-IVA, ya que suele realizar también operaciones intracomunitarias. El NIF-IVA es, en comparación con el número fiscal, de consulta pública y protege mejor el secreto fiscal.

En operaciones con inversión del sujeto pasivo (p. ej. prestaciones de construcción, chatarra, teléfonos móviles, comercio de electricidad) debes escribir en la factura la mención «el destinatario de la prestación es el sujeto pasivo» y no repercutir IVA. En lugar del IVA aparece entonces el § correspondiente del UStG (§ 13b).

Mientras los clientes particulares suelen pagar las facturas de inmediato, las facturas B2B pasan por un proceso de revisión. En él casi siempre se desean tres campos:

• Número de pedido / número de encargo del cliente, suele indicarse en el correo de confirmación del pedido
• Número de proveedor, si tu cliente te ha dado de alta como proveedor
• Centro de coste / código de proyecto, claves de contabilización internas

Pregunta al departamento de compras del cliente antes de emitir la factura. Un número de pedido ausente puede retrasar el pago semanas, porque la factura va primero a aclaración interna.

Desde el 1 de enero de 2025 rige para las operaciones B2B nacionales: los destinatarios de facturas deben poder recibir facturas electrónicas en formato estructurado. Un PDF ya no cuenta jurídicamente como factura electrónica, se exige XRechnung o ZUGFeRD.

Plazos transitorios:

• 2025-2026: sigue permitido el envío de facturas PDF clásicas (con consentimiento del destinatario)
• 2027: obligación de enviar facturas electrónicas estructuradas para facturaciones a partir de 800.000 €
• 2028: obligación para todas las operaciones B2B

Prepárate con el generador de factura electrónica, genera archivos XRechnung y ZUGFeRD válidos desde el navegador. El archivado en PDF/A vía conversor a PDF/A sigue siendo útil para los PDF clásicos.