Kullanım senaryosu · B2B / GmbH

GmbH olarak fatura yazmak

Bir GmbH faturasının zorunlu bilgileri: ticaret siciline kayıt, müdürler, eksiksiz B2B eşlemesi. Her denetime dayanan hukuken güvenli çıkış faturalarını böyle yazarsın.

GmbH faturası oluştur Mehr erfahren

GmbH'ler için fatura oluşturucu

Tüm GmbH zorunlu bilgileriyle: ticaret sicili, merkez, müdürler, KDV kimlik numarası. Tek tık, ve iş evrakı zorunluluğu yerine getirilir.

GmbH faturası oluştur

Bir GmbH faturasının zorunlu bilgileri

Bir GmbH faturası iki mevzuatı aynı anda yerine getirir: katma değer vergisi kanunu (§ 14 UStG) ve GmbH kanunu (§ 35a GmbHG). İkincisi sözde iş mektubu zorunluluğudur ve dış etkisi olan her yazılı yazışmayı, yani faturaları da, kapsar.

§ 35a GmbHG'den zorunlu bilgiler:

„GmbH" hukuki biçim ekiyle tam şirket unvanı
Şirketin merkezi
Sicil mahkemesi ve ticaret sicil numarası (HRB numarası)
Tüm müdürler, ad ve soyadıyla
Varsa: denetim kurulu başkanı

Buna UStG yükümlülükleri eklenir: vergi numarası veya KDV kimlik numarası, fatura numarası, hizmet tarihi, net/KDV/brüt ayrıştırması. GmbH faturalarında tüm iş ortakları işletmedir, bu nedenle B2B gösterimi (net + KDV + brüt) standarttır.

Müdürler ve temsil düzenlemesi

Bir GmbH faturasında atanmış tüm müdürler belirtilmelidir, günlük işlerde yer almayanlar da dahil. Birden fazla müdür olduğunda temsil düzenlemesinin belirtilmesi mantıklıdır (ama zorunlu değildir): „Münferiden temsile yetkili" veya „Yalnızca başka bir müdürle birlikte temsile yetkili". İkincisi ticaret siciline de kayıtlıdır.

Önemli: Bir müdür değişirse, güncellenmiş bilgileri en geç bir sonraki faturayla kullanmak zorundasın. Güncel olmayan iş mektupları, ortaklar kurulu toplantılarında ve vergi denetimlerinde sık görülen bir eksikliktir.

GmbH'lerde KDV kimlik numarası fiilen zorunludur

Hukuken geçerli olan: vergi numarası veya KDV kimlik numarası, biri yeterli. Ama pratikte her GmbH'nin bir KDV kimlik numarası vardır, zaten çoğunlukla AB işlemleri de yaptığı için. KDV kimlik numarası, vergi numarasına kıyasla herkese açık olarak sorgulanabilir ve vergi mahremiyetini daha iyi korur.

Reverse-charge işlemlerinde (örn. inşaat hizmetleri, hurda, cep telefonu cihazları, elektrik ticareti) faturaya „vergi yükümlülüğü hizmet alıcısına aittir" notunu yazmak ve KDV göstermemek zorundasın. KDV yerine o zaman UStG'nin ilgili maddesi görünür (§ 13b).

B2B özellikleri: sipariş numarası, tedarikçi numarası, maliyet yeri

Özel müşteriler faturaları çoğunlukla hemen öderken, B2B faturaları bir denetim sürecinden geçer. Bu sırada üç alan neredeyse her zaman istenir:

Müşterinin sipariş numarası / iş emri numarası, genellikle sipariş onayı e-postasında belirtilir
Tedarikçi numarası, müşterin seni tedarikçi olarak kaydettiyse
Maliyet yeri / proje kodu, dahili muhasebe anahtarları

Faturayı kesmeden önce müşterinin satın alma bölümüne sor. Eksik bir sipariş numarası ödemeyi haftalarca geciktirebilir, çünkü fatura dahili olarak önce açıklama için dolaşır.

2025'ten beri e-fatura zorunluluğu, GmbH'ler şimdi neye ihtiyaç duyar

1 Ocak 2025'ten beri yurt içi B2B işlemleri için geçerli: Fatura alıcıları, elektronik faturaları yapısal formatta alabilmek zorundadır. Bir PDF artık hukuken e-fatura sayılmaz, XRechnung veya ZUGFeRD istenir.

Geçiş süreleri:

2025-2026: Klasik PDF faturaların gönderilmesine hâlâ izin verilir (alıcının onayıyla)
2027: 800.000 €'dan itibaren ciroları olan işlemler için yapısal e-fatura gönderme zorunluluğu
2028: Tüm B2B işlemleri için zorunluluk

E-fatura oluşturucu ile hazırlan, tarayıcıdan geçerli XRechnung ve ZUGFeRD dosyaları oluşturur. PDF/A dönüştürücü üzerinden PDF/A arşivleme, klasik PDF'ler için yine de mantıklı kalır.

GmbH faturalarında tuzaklar

Müdür değişikliğinin güncellenmemesi: Güncel olmayan bilgiler işletme denetiminde itirazlara yol açar. Fatura şablonunu merkezi olarak güncel tut.
HRB numarasının yanlış sicil mahkemesiyle verilmesi: HRB no. yalnızca sicil mahkemesiyle birlikte benzersizdir. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" zorunludur.
Reverse-charge'ın unutulması: İşletmeler arası inşaat hizmetleri, hurda, cep telefonu cihazları veya elektrik ticaretinde KDV'yi alıcı borçlanır. Not eksik kalırsa, müşteri faturayı reddedebilir.
Temerrüt süresinde erken ödeme indirimi: Müşteri gecikmeli öderse erken ödeme indirimini geri talep et, bu da bir temerrüt yükümlülüğüdür. Birçok GmbH burada para hediye eder.
E-fatura zorunluluğunun göz ardı edilmesi: 2028'den itibaren e-faturaları gönderebilmen gerekir. Erken geçen sonradan strese girmekten kurtulur.
Müşterinin ön vergi indiriminin tehlikeye girmesi: § 14 UStG uyarınca bir zorunlu bilgi eksikse, müşteri ön vergiyi indiremez, ve senden tazminat talep edebilir.

GmbH faturanı tüm zorunlu bilgilerle oluştur

GmbH faturası oluştur

GmbH faturalarına ilişkin sık sorulan sorular

Başka bir GmbH müşterisine salt bir PDF fatura yeterli mi?

2026 sonuna kadar evet, müşteri kabul ettiği sürece. 2027'den itibaren kademeli olarak yapısal e-fatura zorunluluğu (XRechnung/ZUGFeRD). Şimdiden geçmeyi öneririz, birçok büyük müşteri PDF'i bugün bile artık kabul etmiyor.

HRB numarasını gerçekten her faturada belirtmem gerekir mi?

Evet, bunu § 35a GmbHG öngörür ve her iş mektubunu kapsar. HRB bilgisi olmadan ihlal başına 5.000 €'ya varan idari para cezaları tehlikesi vardır.

Bir GmbH küçük işletme düzenlemesinden yararlanabilir mi?

Teorik olarak evet, ciro sınırlarına uyduğu anda. Pratikte çok nadirdir, bir GmbH genellikle 25.000 € eşiğinden daha yüksek ciroya sahiptir ve ön vergi indiriminden vazgeçmek tipik alımlarda neredeyse hiç işe yaramaz.

Zorunlu bilgilerdeki bir hata neye mal olur?

Salt UStG'ye dair eksikliklerde müşteride ön vergi kaybı ve sende § 14c yükümlülüğü tehlikesi vardır. § 35a GmbHG eksikliklerinde sicil mahkemesi idari para cezası verebilir, 1.000 ile 25.000 € arasında kademeli olarak.

Fatura biçimsel olarak yanlışsa kim sorumlu olur?

Dışa karşı tüzel kişi olarak GmbH. İçeride, müdür özen yükümlülüklerini ihlal ederse, örneğin tekrar tekrar güncel olmayan iş evrakı kullanmışsa, kişisel olarak sorumlu olabilir.