GmbH 청구서의 필수 항목: 상업등기부 등재, 업무집행자, 완전한 B2B 매핑. 어떤 조사에도 견디는 법적으로 안전한 매출 청구서를 작성하는 방법.
GmbH 청구서는 두 가지 규정 체계를 동시에 충족합니다: 부가가치세법(§ 14 UStG)과 GmbH법(§ 35a GmbHG). 후자는 이른바 영업서신 의무로, 외부 효력을 가지는 모든 서면 통신, 따라서 청구서에도, 에 적용됩니다.
§ 35a GmbHG의 필수 항목:
여기에 UStG 의무가 추가됩니다: 세무번호 또는 부가가치세 식별번호, 청구서 번호, 용역일, 순액/부가세/총액 구분. GmbH 청구서에서는 모든 거래 상대방이 사업자이므로 B2B 표시(순액 + 부가세 + 총액)가 표준입니다.
GmbH 청구서에는 선임된 모든 업무집행자가, 일상 업무에 관여하지 않는 자도, 기재되어야 합니다. 업무집행자가 여러 명인 경우 대표 규정을 기재하는 것이 합리적입니다(다만 의무는 아닙니다): "단독 대표권 있음" 또는 "다른 업무집행자와 공동으로만 대표 권한 있음". 후자는 상업등기부에도 등재되어 있습니다.
중요: 업무집행자가 바뀌면 늦어도 다음 청구서에서 갱신된 정보를 사용해야 합니다. 구식 영업서신은 사원총회와 세무조사에서 흔한 하자입니다.
법적으로는: 세무번호 또는 부가가치세 식별번호, 하나면 충분합니다. 그러나 실무상 모든 GmbH는 부가가치세 식별번호를 가지고 있는데, 대개 EU 거래도 수행하기 때문입니다. 부가가치세 식별번호는 세무번호에 비해 공개적으로 조회 가능하며 세무 비밀을 더 잘 보호합니다.
리버스 차지 거래(예: 건설 용역, 고철, 휴대전화 기기, 전력 거래)의 경우 청구서에 "용역 수령인의 납세의무" 표기를 기재하고 부가세를 표시하지 않아야 합니다. 부가세 대신 해당 UStG 조항(§ 13b)이 나타납니다.
개인 고객은 대개 청구서를 즉시 지급하는 반면, B2B 청구서는 검토 절차를 거칩니다. 이때 거의 항상 세 가지 항목이 요구됩니다:
청구서 발행 전에 고객의 구매부서에 문의하세요. 주문번호가 빠지면 청구서가 먼저 내부 확인 절차로 넘어가기 때문에 지급이 몇 주 지연될 수 있습니다.
2025년 1월 1일부터 국내 B2B 거래에 적용됩니다: 청구서 수령인은 구조화된 형식의 전자 청구서를 수신할 수 있어야 합니다. PDF는 더 이상 법적으로 전자 청구서로 인정되지 않습니다, XRechnung 또는 ZUGFeRD가 요구됩니다.
경과 기한:
전자 청구서 생성기로 대비하세요, 브라우저에서 유효한 XRechnung 및 ZUGFeRD 파일을 생성합니다. PDF/A 변환기를 통한 PDF/A 아카이빙은 고전적 PDF에 대해 여전히 유용합니다.
