Anwendungsfall · B2B / GmbH

Rechnung als GmbH schreiben

Pflichtangaben einer GmbH-Rechnung: Handelsregister-Eintragung, Geschäftsführer, vollständiges B2B-Mapping. So schreibst du rechtssichere Ausgangsrechnungen, die jeder Prüfung standhalten.

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Mit allen GmbH-Pflichtangaben: Handelsregister, Sitz, Geschäftsführer, USt-IdNr. Ein Klick, und die Geschäftspapier-Pflicht ist erfüllt.

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Pflichtangaben einer GmbH-Rechnung

Eine GmbH-Rechnung erfüllt zwei Regelwerke gleichzeitig: das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) und das GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG). Letzteres ist die sogenannte Geschäftsbrief-Pflicht und betrifft jede schriftliche Korrespondenz mit Außenwirkung, also auch Rechnungen.

Pflichtangaben aus § 35a GmbHG:

Vollständige Firmierung inkl. Rechtsformzusatz „GmbH"
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer (HRB-Nummer)
Alle Geschäftsführer mit Vor- und Familienname
Falls vorhanden: Vorsitzender des Aufsichtsrats

Hinzu kommen die UStG-Pflichten: Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Aufschlüsselung Netto/USt/Brutto. Bei GmbH-Rechnungen sind alle Geschäftspartner Unternehmer, daher ist B2B-Ausweis (Netto + USt + Brutto) Standard.

Geschäftsführer und Vertretungsregelung

Auf einer GmbH-Rechnung müssen alle bestellten Geschäftsführer benannt werden, auch die nicht im Tagesgeschäft tätigen. Bei mehreren Geschäftsführern ist die Angabe der Vertretungsregelung sinnvoll (aber nicht Pflicht): „Einzelvertretungsbefugt" oder „Vertretungsberechtigt nur gemeinschaftlich mit einem weiteren Geschäftsführer". Letzteres ist auch im Handelsregister hinterlegt.

Wichtig: Wechselt ein Geschäftsführer, musst du spätestens mit der nächsten Rechnung die aktualisierten Angaben verwenden. Veraltete Geschäftsbriefe sind ein häufiger Mangel bei Gesellschafterversammlungen und Steuerprüfungen.

USt-IdNr. ist bei GmbHs faktisch Pflicht

Rechtlich gilt: Steuernummer oder USt-IdNr., eines reicht. Praktisch hat aber jede GmbH eine USt-IdNr., schon weil sie meist auch EU-Geschäfte tätigt. Die USt-IdNr. ist im Vergleich zur Steuernummer öffentlich abrufbar und schützt das Steuergeheimnis besser.

Bei Reverse-Charge-Geschäften (z.B. Bauleistungen, Schrott, Mobilfunkgeräte, Stromhandel) musst du den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung schreiben und keine USt ausweisen. Statt USt erscheint dann der entsprechende § des UStG (§ 13b).

B2B-Spezifika: Bestellnummer, Lieferantennummer, Kostenstelle

Während Privatkunden Rechnungen meist sofort bezahlen, durchlaufen B2B-Rechnungen einen Prüfprozess. Dabei sind drei Felder fast immer erwünscht:

Bestellnummer / Auftragsnummer des Kunden, wird oft im Auftragsbestätigungs-Mail genannt
Lieferantennummer, falls dein Kunde dich als Lieferant geführt hat
Kostenstelle / Projekt-Code, interne Buchungsschlüssel

Frag vor der Rechnungsstellung beim Einkauf des Kunden nach. Eine fehlende Bestellnummer kann die Zahlung um Wochen verzögern, weil die Rechnung intern erst zur Klärung wandert.

E-Rechnungs-Pflicht seit 2025, was GmbHs jetzt brauchen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Geschäfte: Rechnungsempfänger müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Eine PDF zählt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, gefordert sind XRechnung oder ZUGFeRD.

Übergangsfristen:

2025-2026: Versand klassischer PDF-Rechnungen weiter erlaubt (Zustimmung des Empfängers)
2027: Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen für Umsätze ab 800.000 €
2028: Pflicht für alle B2B-Umsätze

Bereite dich vor mit dem E-Rechnungs-Generator, er erzeugt valide XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien aus dem Browser. Archivierung in PDF/A via PDF/A-Konverter bleibt für klassische PDFs trotzdem sinnvoll.

Stolperfallen bei GmbH-Rechnungen

Geschäftsführer-Wechsel nicht aktualisiert: Veraltete Angaben führen zu Beanstandungen bei der Betriebsprüfung. Pflege deine Rechnungsvorlage zentral.
HRB-Nummer falsches Registergericht: Die HRB-Nr. ist nur eindeutig zusammen mit dem Registergericht. „HRB 12345, Amtsgericht Köln" ist Pflicht.
Reverse-Charge vergessen: Bei Bauleistungen, Schrott, Mobilfunkgeräten oder Stromhandel zwischen Unternehmern schuldet der Empfänger die USt. Bleibt der Vermerk weg, kann der Kunde die Rechnung zurückweisen.
Skonto im Mahnzeitfenster: Verlange Skonto zurück, wenn der Kunde verspätet zahlt, auch das ist eine Verzugspflicht. Viele GmbHs verschenken hier Geld.
E-Rechnungs-Pflicht ignoriert: Ab 2028 musst du E-Rechnungen versenden können. Wer früh umstellt, spart später Stress.
Vorsteuerabzug für Kunden gefährdet: Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 UStG, darf der Kunde keine Vorsteuer ziehen, und kann von dir Schadensersatz fordern.

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Häufige Fragen zu GmbH-Rechnungen

Reicht eine reine PDF-Rechnung an einen anderen GmbH-Kunden?

Bis Ende 2026 ja, sofern der Kunde zustimmt. Ab 2027 stufenweise Pflicht zur strukturierten E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD). Wir empfehlen, schon jetzt umzustellen, viele Großkunden akzeptieren PDF schon heute nicht mehr.

Muss ich die HRB-Nummer auf jeder Rechnung wirklich angeben?

Ja, das schreibt § 35a GmbHG vor und betrifft jeden Geschäftsbrief. Ohne HRB-Angabe drohen Ordnungsgelder bis 5.000 € pro Verstoß.

Kann eine GmbH die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Theoretisch ja, sobald sie die Umsatzgrenzen einhält. Praktisch sehr selten, eine GmbH hat in der Regel höhere Umsätze als die 25.000-€-Schwelle, und der Verzicht auf Vorsteuerabzug rechnet sich kaum bei den typischen Anschaffungen.

Was kostet ein Fehler in den Pflichtangaben?

Bei rein UStG-bezogenen Mängeln drohen Vorsteuerverlust beim Kunden und § 14c-Schuldnerschaft bei dir. Bei § 35a-GmbHG-Mängeln kann das Registergericht Ordnungsgeld verhängen, gestaffelt von 1.000 bis 25.000 €.

Wer haftet, wenn die Rechnung formell falsch ist?

Im Außenverhältnis die GmbH als juristische Person. Im Innenverhältnis kann der Geschäftsführer persönlich haften, wenn er Sorgfaltspflichten verletzt, etwa wiederholt veraltete Geschäftspapiere verwendet hat.