Een factuur als GmbH schrijven

Een GmbH-factuur voldoet aan twee regelwerken tegelijk: de omzetbelastingwet (§ 14 UStG) en de GmbH-wet (§ 35a GmbHG). Dat laatste is de zogenoemde zakelijkebriefplicht en betreft elke schriftelijke correspondentie met externe werking, dus ook facturen.

Verplichte vermeldingen uit § 35a GmbHG:

• Volledige firmanaam incl. de rechtsvormtoevoeging „GmbH"
• Zetel van de vennootschap
• Registerrechtbank en handelsregisternummer (HRB-nummer)
• Alle directeuren met voor- en achternaam
• Indien aanwezig: voorzitter van de raad van toezicht

Daar komen de UStG-plichten bij: belastingnummer of btw-id-nr., factuurnummer, prestatiedatum, uitsplitsing netto/btw/bruto. Bij GmbH-facturen zijn alle handelspartners ondernemers, daarom is B2B-vermelding (netto + btw + bruto) standaard.

Op een GmbH-factuur moeten alle benoemde directeuren genoemd worden, ook degenen die niet in de dagelijkse gang van zaken actief zijn. Bij meerdere directeuren is de vermelding van de vertegenwoordigingsregeling zinvol (maar niet verplicht): „Individueel bevoegd tot vertegenwoordiging" of „Slechts gezamenlijk met een andere directeur bevoegd tot vertegenwoordiging". Dit laatste is ook in het handelsregister vastgelegd.

Belangrijk: wisselt een directeur, dan moet je uiterlijk bij de volgende factuur de geactualiseerde gegevens gebruiken. Verouderde zakelijke brieven zijn een veelvoorkomend gebrek bij aandeelhoudersvergaderingen en belastingcontroles.

Juridisch geldt: belastingnummer of btw-id-nr., één volstaat. In de praktijk heeft echter elke GmbH een btw-id-nr., al was het maar omdat zij meestal ook EU-transacties verricht. Het btw-id-nr. is in vergelijking met het belastingnummer openbaar opvraagbaar en beschermt het belastinggeheim beter.

Bij verleggingstransacties (bijv. bouwprestaties, schroot, mobiele telefoons, stroomhandel) moet je de vermelding „Verlegging van de belastingschuld naar de afnemer" op de factuur schrijven en geen btw vermelden. In plaats van btw verschijnt dan de betreffende § van de UStG (§ 13b).

Terwijl particuliere klanten facturen meestal meteen betalen, doorlopen B2B-facturen een controleproces. Daarbij worden drie velden bijna altijd gewenst:

• Bestelnummer / opdrachtnummer van de klant, wordt vaak in de orderbevestigingsmail genoemd
• Leveranciersnummer, als je klant je als leverancier heeft geregistreerd
• Kostenplaats / projectcode, interne boekingssleutels

Vraag vóór het opstellen van de factuur na bij de inkoop van de klant. Een ontbrekend bestelnummer kan de betaling weken vertragen, omdat de factuur intern eerst ter verheldering rondgaat.

Sinds 1 januari 2025 geldt voor binnenlandse B2B-transacties: factuurontvangers moeten elektronische facturen in gestructureerd formaat kunnen ontvangen. Een pdf telt juridisch niet meer als e-factuur, vereist zijn XRechnung of ZUGFeRD.

Overgangstermijnen:

• 2025-2026: verzending van klassieke pdf-facturen blijft toegestaan (instemming van de ontvanger)
• 2027: verplichting tot verzending van gestructureerde e-facturen voor omzetten vanaf 800.000 €
• 2028: verplichting voor alle B2B-omzetten

Bereid je voor met de e-factuurgenerator, die genereert geldige XRechnung- en ZUGFeRD-bestanden vanuit de browser. Archivering in PDF/A via de PDF/A-converter blijft voor klassieke pdf's toch zinvol.