Jak napsat fakturu jako freelancer

Jako freelancer jste z daňového hlediska považován za samostatného podnikatele nebo osobu vykonávající svobodné povolání. Aby finanční úřad vaše faktury uznal, a aby váš klient mohl uplatnit odpočet DPH na vstupu, musí být všechny povinné údaje podle § 14 odst. 4 UStG kompletní. Pokud chybí byť jen jediný, může příjemce faktury požadovat vrácení DPH na vstupu a vy zůstanete se spornou fakturou.

Devět povinných údajů v přehledu:

• Úplné jméno a adresa vás i vašeho zadavatele
• Daňové číslo (od finančního úřadu) nebo identifikační číslo k DPH (od Bundeszentralamt für Steuern)
• Datum vystavení
• Průběžné, jedinečné číslo faktury, mezery jsou povoleny, duplicity nikoliv
• Množství a obvyklé obchodní označení plnění
• Okamžik plnění nebo období plnění (i když se shoduje s datem faktury, postačí poznámka „datum plnění odpovídá datu faktury")
• Úplata rozčleněná podle daňových sazeb
• Daňová sazba a výše daně, nebo u malých podnikatelů odkaz na § 19 UStG
• U faktur nad 250 € brutto jsou tyto údaje povinné; pod touto hranicí (faktura na malou částku) postačí zjednodušené údaje.

Tip z praxe: Pište číslo faktury ve formátu, který umožní zpětně určit rok, například 2026-001. Při příští změně daňového poradce nebo při daňové kontrole si tím ušetříte hodiny.

Obojí je povoleno, ale ne libovolně. Pokud fakturujete pouze v rámci Německa, postačí daňové číslo. Jakmile klient sídlí v jiné zemi EU a vy účtujete podle režimu přenesení daňové povinnosti (reverse charge), potřebujete bezpodmínečně DIČ k DPH (struktura v DE: DE + devět číslic).

Důležité pro ochranu osobních údajů: Pokud fakturujete soukromým zákazníkům bez DIČ k DPH, musí být na faktuře vaše soukromé daňové číslo. Mnoho freelancerů si proto navíc žádá o DIČ k DPH, není osobní povahy a chrání vaše soukromé identifikační číslo před šířením. Žádost podáváte zdarma u Bundeszentralamt für Steuern.

Jasný pokyn k platbě zkracuje v průměru lhůtu splatnosti o 8 až 12 dní. Doporučuje se formulace „14 dní netto, při platbě do 7 dnů 2 % skonto". Důležité: Skonto je z hlediska DPH dodatečným snížením úplaty, při jeho uplatnění musíte podat opravené přiznání k DPH.

Pokud klient nezaplatí, dostáváte se nejpozději 30 dní po doručení faktury automaticky do prodlení (§ 286 odst. 3 BGB). Upomínka není bezpodmínečně nutná, ale je zdvořilá. Úroky z prodlení činí u B2B obchodů 9 procentních bodů nad základní úrokovou sazbou, u B2C obchodů 5 procentních bodů. Aktuální základní úroková sazba pro první pololetí 2026: 3,12 %, tedy 12,12 % úroků z prodlení ročně vůči obchodním zákazníkům.

Navíc můžete vůči podnikům uplatnit paušál za prodlení ve výši 40 € (§ 288 odst. 5 BGB). Ten nemusíte zvlášť oznamovat.

Od roku 2014 je uvedení úplného IBAN a BIC u tuzemských faktur standardem. Samotné uvedení čísla účtu / kódu banky již není v souladu se SEPA a mnoho účetních systémů jej odmítá. Pokud pravidelně opakovaně fakturujete, vyplatí se SEPA inkasní mandát, udržíte si kontrolu nad datem připsání platby a drasticky snížíte pohledávky.

Tip: Oddělte svůj firemní účet od soukromého. Pro osoby vykonávající svobodné povolání to sice není zákonem předepsáno, ale enormně to usnadňuje účetnictví a chrání váš soukromý IBAN před neoprávněnými inkasy, pokud faktura skončí ve spamu.

Faktury musí být uchovávány deset let způsobem odolným vůči revizi, to předepisují Zásady řádného vedení a uchovávání knih (GoBD). Důležité: PDF v příloze e-mailu nestačí, pokud je dodatečně změnitelné. Potřebujete neměnné uložení, buď DMS odolné vůči revizi, nebo alespoň variantu PDF/A.

Praktický postup: Vytvořte fakturu jako běžné PDF, převeďte ji následně pomocí konvertoru PDF/A do archivně vyhovujícího formátu a odešlete obě verze, PDF/A pro sebe, běžné PDF pro klienta. Pokud klient požaduje digitálně podepsané dokumenty, použijte navíc Podepsat PDF.