Escrever uma fatura como freelancer

Como freelancer, és considerado fiscalmente empresário em nome individual ou profissional liberal. Para que as Finanças reconheçam as tuas faturas, e para que o teu cliente possa deduzir o IVA, todos os dados obrigatórios nos termos do § 14 Abs. 4 UStG têm de estar completos. Se faltar apenas um, o destinatário da fatura pode exigir de volta a dedução do IVA e tu ficas com uma fatura em litígio.

Os nove dados obrigatórios num relance:

• Nome e morada completos de ti e do teu cliente
• Número fiscal (das Finanças) ou número de identificação para efeitos de IVA (do Bundeszentralamt für Steuern)
• Data de emissão
• Número de fatura sequencial e único, são permitidas falhas, duplicações não
• Quantidade e designação comercial habitual da prestação
• Momento da prestação ou período da prestação (mesmo quando coincide com a data da fatura, basta a indicação «a data da prestação corresponde à data da fatura»)
• Valor discriminado por taxas de imposto
• Taxa de imposto e montante do imposto, ou, no caso de pequenos empresários, a referência ao § 19 UStG
• Em faturas acima de 250 € brutos estes dados são obrigatórios; abaixo disso (fatura de valor reduzido) bastam dados simplificados.

Uma dica da prática: escreve o teu número de fatura num formato que permita deduzir o ano, por exemplo 2026-001. Na próxima alteração fiscal ou numa inspeção poupas horas.

Ambos são permitidos, mas não de forma arbitrária. Se só faturas dentro da Alemanha, basta o número fiscal. Assim que um cliente esteja noutro país da UE e factures segundo o procedimento de inversão do sujeito passivo, precisas obrigatoriamente do NIF-IVA (estrutura na DE: DE + nove algarismos).

Importante para a proteção de dados: se faturas a clientes particulares sem NIF-IVA, o teu número fiscal pessoal tem de constar na fatura. Por isso, muitos freelancers solicitam adicionalmente um NIF-IVA, não é pessoal e protege o teu número de identificação privado contra a sua divulgação. O pedido é gratuito junto do Bundeszentralamt für Steuern.

Uma indicação de pagamento clara reduz em média o prazo de pagamento entre 8 e 12 dias. Recomenda-se a fórmula «14 dias líquido, com 2 % de desconto em caso de pagamento dentro de 7 dias». Importante: o desconto de pronto pagamento é, em termos de IVA, uma redução posterior da contraprestação, se o cliente o utilizar, tens de apresentar uma declaração periódica de IVA corrigida.

Se o cliente não pagar, entras automaticamente em mora o mais tardar 30 dias após a receção da fatura (§ 286 Abs. 3 BGB). Uma interpelação não é estritamente necessária, mas é cortês. Os juros de mora em operações B2B são de 9 pontos percentuais acima da taxa de base, e em operações B2C de 5 pontos. Taxa de base atual para o primeiro semestre de 2026: 3,12 %, ou seja, 12,12 % de juros de mora anuais perante clientes empresariais.

Além disso, perante empresas podes cobrar uma compensação fixa por mora de 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Não tens de a anunciar em separado.

Desde 2014, indicar o IBAN completo e o BIC é o padrão nas faturas nacionais. Indicar apenas o número de conta/código bancário já não é conforme com a SEPA e é rejeitado por muitos sistemas de contabilidade. Se faturas de forma periódica recorrente, vale a pena um mandato de débito direto SEPA, manténs o controlo sobre a data de cobrança e reduzes drasticamente os valores em dívida.

Dica: separa a tua conta empresarial da pessoal. Embora legalmente não seja obrigatório para profissionais liberais, facilita enormemente a contabilidade e protege o teu IBAN privado contra débitos não autorizados, caso uma fatura acabe no spam.

As faturas têm de ser conservadas dez anos à prova de revisão, é o que exigem os Princípios para a escrituração e conservação ordenadas de livros (GoBD). Importante: um PDF num anexo de e-mail não basta se puder ser alterado posteriormente. Precisas de um armazenamento inalterável, seja um DMS à prova de revisão, ou pelo menos uma variante PDF/A.

Fluxo de trabalho prático: cria a fatura como PDF normal, converte-a depois com o conversor para PDF/A num formato apto para arquivo e envia ambas as versões, PDF/A para ti, PDF normal para o cliente. Se o cliente exigir documentos assinados digitalmente, usa adicionalmente Assinar PDF.