Campos obrigatórios numa guia de remessa
Em Portugal, a guia de remessa é um documento de transporte regulado pelo Regime dos Bens em Circulação (DL 147/2003 e Portaria 161/2013). Devem constar: identificação do remetente (nome, NIF, sede), identificação do destinatário (nome, NIF, morada incluindo morada de descarga distinta se aplicável), data e hora do início do transporte, denominação comercial dos bens com quantidade, ATCUD e código QR (Portaria 195/2020) e indicação dos locais de carga e descarga. A guia deve ser comunicada à AT antes do início do transporte (e-Fatura/Webservice). O nosso gerador preenche todos os campos obrigatórios de forma estruturada.
Diferença entre guia de remessa e fatura
A guia de remessa documenta a expedição e o seu conteúdo, habitualmente sem preços nem IVA. A fatura, por sua vez, é o documento de pagamento ao abrigo do art. 36.º do CIVA e deve conter todos os elementos obrigatórios para efeitos de IVA. Na prática, a guia acompanha a mercadoria e a fatura segue separadamente. Ambos podem referir a mesma encomenda. Pode incluir preços numa guia de remessa, mas então ela só substitui a fatura se cumprir todos os requisitos do art. 36.º (fatura-recibo / fatura simplificada).
Obrigação de conservação
As guias de remessa são documentos com relevância fiscal e contabilística. Devem ser conservadas durante 10 anos ao abrigo do art. 123.º do CIRC e do art. 52.º do CIVA, em formato físico ou digital. A conservação digital é admitida nos termos do art. 19.º do CIVA e da Portaria 363/2010, idealmente em PDF/A com integridade, autenticidade e legibilidade garantidas, ou através de software de faturação certificado pela AT.
Guia de remessa vs. documento de transporte do transportador
Uma guia de remessa e um documento de transporte do transportador não são a mesma coisa. A guia viaja com a mercadoria e lista o seu conteúdo, o que é entregue. O documento de transporte do transportador (número de seguimento CTT/DHL, CMR para transporte internacional, ordem de carga) documenta o transporte em si, como a mercadoria viaja. Na prática, a guia acompanha a expedição (idealmente visível do exterior numa bolsa transparente), o documento de vetura fica com o transportador. As entregas intracomunitárias requerem ainda prova de chegada no Estado-Membro de destino.
Garantir a prova de entrega
A assinatura na guia de remessa não é legalmente obrigatória, mas é fortemente recomendada. A prova de entrega (data e assinatura do destinatário) é a única evidência em caso de litígio de que a mercadoria chegou completa e em bom estado. Por isso, imprima a sua guia em duplicado: junte uma cópia à expedição, faça assinar a segunda na receção e conserve-a. Para entregas por encomenda, o recibo do estafeta substitui esta assinatura.
Atribuir corretamente o número da guia de remessa
O número da guia de remessa deve ser sequencial sem falhas dentro de cada série e por ano civil (regras das séries de documentos da AT) e claramente atribuível a uma única entrega. Esquemas comuns: «GR-2026-001», «GR-AAAAMM-NNN» ou ligação ao número de encomenda («GR-ENC-12345»). O nosso gerador sugere automaticamente um número no formato «GR-AAAA-NNN», pode sobrescrevê-lo livremente. Importante: nunca repita o mesmo número no mesmo ano dentro da mesma série, ou a rastreabilidade contabilística é comprometida.
