Een factuur als freelancer schrijven

Als freelancer gelt je fiscaal als eenmanszaak of vrije beroeper. Opdat de Belastingdienst je facturen erkent, en je klant de voorbelasting kan aftrekken, moeten alle verplichte vermeldingen volgens § 14 Abs. 4 UStG volledig zijn. Ontbreekt er ook maar één, dan kan de factuurontvanger de voorbelasting terugvorderen en blijf jij met een betwiste factuur zitten.

De negen verplichte vermeldingen in één oogopslag:

• Volledige naam en adres van jou en je opdrachtgever
• Belastingnummer (van de Belastingdienst) of btw-identificatienummer (van het Bundeszentralamt für Steuern)
• Uitgiftedatum
• Doorlopend, uniek factuurnummer, gaten zijn toegestaan, dubbele niet
• Hoeveelheid en handelsgebruikelijke benaming van de prestatie
• Tijdstip van de prestatie of prestatieperiode (ook wanneer dit samenvalt met de factuurdatum, de vermelding „Prestatiedatum komt overeen met factuurdatum" volstaat)
• Vergoeding uitgesplitst naar belastingtarieven
• Belastingtarief en belastingbedrag, of bij kleine ondernemers de verwijzing naar § 19 UStG
• Bij facturen boven 250 € bruto zijn deze gegevens verplicht; daaronder (kleinbedragfactuur) volstaan vereenvoudigde gegevens.

Een tip uit de praktijk: schrijf je factuurnummer in een formaat dat een conclusie over het jaar toelaat, bijvoorbeeld 2026-001. Bij de volgende belastingwissel of een controle bespaar je je daarmee uren.

Beide zijn toegestaan, maar niet willekeurig. Als je alleen binnen Duitsland factureert, volstaat het belastingnummer. Zodra een klant in het EU-buitenland zit en je via de verleggingsregeling factureert, heb je dwingend het btw-id-nr. nodig (opbouw in DE: DE + negen cijfers).

Belangrijk voor de gegevensbescherming: als je particuliere klanten zonder btw-id-nr. factureert, moet je particuliere belastingnummer op de factuur staan. Veel freelancers vragen daarom bovendien een btw-id-nr. aan, dat is niet persoonsgebonden en beschermt je particuliere identificatienummer tegen verspreiding. De aanvraag doe je gratis bij het Bundeszentralamt für Steuern.

Een duidelijke betalingsaanwijzing verkort de betalingstermijn gemiddeld met 8 tot 12 dagen. Aanbevolen is de formule „14 dagen netto, bij betaling binnen 7 dagen 2 % korting". Belangrijk: korting is btw-technisch een vermindering van de vergoeding achteraf, bij gebruikmaking moet je een gecorrigeerde btw-aangifte indienen.

Betaalt de klant niet, dan raak je uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur automatisch in verzuim (§ 286 Abs. 3 BGB). Een aanmaning is niet strikt nodig, maar wel beleefd. Vertragingsrente bedraagt bij B2B-transacties 9 procentpunten boven de basisrente, bij B2C-transacties 5 procentpunten. Actuele basisrente voor de eerste helft van 2026: 3,12 %, dus 12,12 % vertragingsrente per jaar tegenover zakelijke klanten.

Bovendien mag je tegenover ondernemingen een vaste verzuimvergoeding van 40 € heffen (§ 288 Abs. 5 BGB). Die hoef je niet apart aan te kondigen.

Sinds 2014 is de vermelding van het volledige IBAN en de BIC bij binnenlandse facturen standaard. Alleen een rekeningnummer/bankcode vermelden is niet meer SEPA-conform en wordt door veel boekhoudsystemen geweigerd. Als je regelmatig terugkerend factureert, loont een SEPA-incassomachtiging, je houdt de controle over de ontvangstdatum en verlaagt openstaande posten drastisch.

Tip: scheid je zakelijke rekening van je privérekening. Dat is voor vrije beroepers weliswaar niet wettelijk voorgeschreven, maar vergemakkelijkt de boekhouding enorm en beschermt je privé-IBAN tegen onbevoegde incasso's als een factuur in de spam belandt.

Facturen moeten tien jaar revisiebestendig bewaard worden, dat schrijven de Beginselen voor het ordelijk voeren en bewaren van boeken (GoBD) voor. Belangrijk: een pdf in een e-mailbijlage volstaat niet als deze achteraf wijzigbaar is. Je hebt een onveranderbare opslag nodig, ofwel een revisiebestendig DMS of ten minste een PDF/A-variant.

Praktische workflow: maak de factuur als gewone pdf, converteer deze vervolgens met de PDF/A-converter naar een archiefconform formaat en verstuur beide versies, PDF/A voor jezelf, gewone pdf voor de klant. Verlangt de klant digitaal ondertekende documenten, gebruik dan bovendien PDF ondertekenen.