Rédiger une facture en tant que freelance

En tant que freelance, tu es considéré fiscalement comme entrepreneur individuel ou profession libérale. Pour que l'administration fiscale reconnaisse tes factures, et pour que ton client puisse déduire la TVA en amont, toutes les mentions obligatoires selon le § 14 Abs. 4 UStG doivent être complètes. S'il en manque une seule, le destinataire de la facture peut réclamer la déduction de la TVA et tu te retrouves avec une facture litigieuse.

Les neuf mentions obligatoires en un coup d'œil :

• Nom et adresse complets de toi et de ton donneur d'ordre
• Numéro fiscal (de l'administration fiscale) ou numéro d'identification à la TVA (du Bundeszentralamt für Steuern)
• Date d'émission
• Numéro de facture continu et unique, les lacunes sont autorisées, les doublons non
• Quantité et désignation commerciale usuelle de la prestation
• Moment de la prestation ou période de prestation (même lorsqu'il coïncide avec la date de la facture, la mention « la date de prestation correspond à la date de facture » suffit)
• Montant ventilé par taux d'imposition
• Taux d'imposition et montant de l'impôt, ou, pour les petits entrepreneurs, la référence au § 19 UStG
• Pour les factures de plus de 250 € brut, ces mentions sont obligatoires ; en dessous (facture de faible montant), des mentions simplifiées suffisent.

Un conseil tiré de la pratique : rédige ton numéro de facture dans un format qui permet de déduire l'année, par exemple 2026-001. Lors du prochain changement fiscal ou d'un contrôle, tu t'épargneras des heures.

Les deux sont autorisés, mais pas arbitrairement. Si tu ne factures qu'à l'intérieur de l'Allemagne, le numéro fiscal suffit. Dès qu'un client se trouve dans un autre pays de l'UE et que tu factures selon la procédure d'autoliquidation, tu as impérativement besoin du numéro de TVA (structure en DE : DE + neuf chiffres).

Important pour la protection des données : si tu factures à des clients particuliers sans numéro de TVA, ton numéro fiscal privé doit figurer sur la facture. C'est pourquoi de nombreux freelances demandent en plus un numéro de TVA, il n'est pas personnel et protège ton numéro d'identification privé contre sa diffusion. La demande est gratuite auprès du Bundeszentralamt für Steuern.

Une indication de paiement claire raccourcit en moyenne le délai de paiement de 8 à 12 jours. La formule recommandée est « 14 jours net, 2 % d'escompte en cas de paiement sous 7 jours ». Important : l'escompte constitue, au regard de la TVA, une réduction ultérieure de la contrepartie, en cas de recours à l'escompte, tu dois déposer une déclaration de TVA rectifiée.

Si le client ne paie pas, tu te trouves automatiquement en demeure au plus tard 30 jours après la réception de la facture (§ 286 Abs. 3 BGB). Une mise en demeure n'est pas strictement nécessaire, mais elle reste courtoise. Les intérêts de retard s'élèvent, pour les opérations B2B, à 9 points de pourcentage au-dessus du taux de base, et pour les opérations B2C à 5 points. Taux de base actuel pour le premier semestre 2026 : 3,12 %, soit 12,12 % d'intérêts de retard par an envers les clients professionnels.

De plus, envers les entreprises, tu peux exiger une indemnité forfaitaire de retard de 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Tu n'as pas à l'annoncer séparément.

Depuis 2014, l'indication de l'IBAN complet et du BIC est la norme pour les factures nationales. Indiquer uniquement le numéro de compte / le code bancaire n'est plus conforme SEPA et est rejeté par de nombreux systèmes de comptabilité. Si tu factures régulièrement de façon récurrente, un mandat de prélèvement SEPA vaut la peine, tu gardes le contrôle de la date d'encaissement et réduis drastiquement les impayés.

Conseil : sépare ton compte professionnel de ton compte privé. Bien que ce ne soit pas légalement imposé aux professions libérales, cela facilite énormément la comptabilité et protège ton IBAN privé contre des prélèvements non autorisés si une facture finit dans le spam.

Les factures doivent être conservées dix ans de manière inaltérable, c'est ce qu'imposent les Principes pour la tenue et la conservation régulières des livres (GoBD). Important : un PDF en pièce jointe d'e-mail ne suffit pas s'il peut être modifié a posteriori. Tu as besoin d'un stockage inaltérable, soit un système de gestion documentaire inaltérable, soit au moins une variante PDF/A.

Flux de travail pratique : crée la facture comme PDF normal, convertis-la ensuite avec le convertisseur PDF/A dans un format conforme à l'archivage et envoie les deux versions, le PDF/A pour toi, le PDF normal pour le client. Si le client exige des documents signés numériquement, utilise en plus Signer un PDF.