Caz de utilizare · Freelance

Cum scrii o factură ca freelancer

Facturi corecte fără stresul fiscal: toate mențiunile obligatorii conform § 14 UStG, IBAN corect, regula de scont și dobânzi de întârziere, create în mai puțin de două minute și descărcate ca PDF.

Creează acum factura de freelancer Mehr erfahren

Generator de facturi pentru liber-profesioniști

Gratuit, fără înregistrare, cu toate mențiunile obligatorii inserate automat. PDF-ul este generat în browser, datele tale nu părăsesc calculatorul.

Creează acum factura de freelancer

Ce trebuie să apară pe factura unui freelancer?

Ca freelancer ești considerat din punct de vedere fiscal întreprinzător individual sau liber-profesionist. Pentru ca administrația fiscală să-ți recunoască facturile, și pentru ca clientul tău să poată deduce TVA-ul aferent intrărilor, toate mențiunile obligatorii conform § 14 Abs. 4 UStG trebuie să fie complete. Dacă lipsește chiar și una singură, destinatarul facturii poate solicita înapoi TVA-ul dedus, iar tu rămâi cu o factură în litigiu.

Cele nouă mențiuni obligatorii pe scurt:

Numele și adresa completă ale tale și ale clientului tău
Codul fiscal (de la administrația fiscală) sau codul de identificare în scopuri de TVA (de la Bundeszentralamt für Steuern)
Data emiterii
Număr de factură consecutiv și unic, golurile sunt permise, dublurile nu
Cantitatea și denumirea comercială uzuală a prestației
Momentul prestației sau perioada prestației (chiar dacă coincide cu data facturii, este suficientă mențiunea „data prestației corespunde datei facturii")
Suma defalcată pe cote de impozitare
Cota și valoarea impozitului, sau, în cazul micilor întreprinzători, trimiterea la § 19 UStG
La facturile de peste 250 € brut aceste mențiuni sunt obligatorii; sub această valoare (factură de valoare redusă) sunt suficiente mențiuni simplificate.

Un sfat din practică: scrie numărul facturii într-un format care permite deducerea anului, de exemplu 2026-001. La următoarea schimbare fiscală sau la un control vei economisi astfel ore întregi.

Cod fiscal sau cod TVA, ce trebuie pe factură?

Ambele sunt permise, dar nu la întâmplare. Dacă facturezi doar în Germania, este suficient codul fiscal. De îndată ce un client se află într-o altă țară a UE și facturezi în regim de taxare inversă, ai nevoie obligatoriu de codul TVA (structura în DE: DE + nouă cifre).

Important pentru protecția datelor: dacă facturezi clienților persoane fizice fără cod TVA, codul tău fiscal personal trebuie să apară pe factură. De aceea mulți freelanceri solicită suplimentar un cod TVA, acesta nu este personal și îți protejează numărul de identificare privat de difuzare. Cererea o depui gratuit la Bundeszentralamt für Steuern.

Formularea corectă a scontului, termenului de plată și dobânzilor de întârziere

O indicație de plată clară scurtează în medie termenul de plată cu 8 până la 12 zile. Se recomandă formula „14 zile net, la plata în 7 zile 2 % scont". Important: scontul reprezintă din punctul de vedere al TVA-ului o reducere ulterioară a contraprestației, dacă este folosit, trebuie să depui o declarație de TVA corectată.

Dacă clientul nu plătește, intri automat în întârziere cel târziu la 30 de zile după primirea facturii (§ 286 Abs. 3 BGB). O somație nu este strict necesară, dar este politicoasă. Dobânzile de întârziere sunt în tranzacțiile B2B de 9 puncte procentuale peste rata dobânzii de bază, iar în tranzacțiile B2C de 5 puncte procentuale. Rata dobânzii de bază actuală pentru primul semestru al anului 2026: 3,12 %, adică 12,12 % dobânzi de întârziere pe an față de clienții comerciali.

În plus, față de întreprinderi poți pretinde o despăgubire forfetară pentru întârziere de 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Aceasta nu trebuie anunțată separat.

Obligația IBAN și conformitatea SEPA

Din 2014, indicarea IBAN-ului complet și a BIC-ului este standard la facturile interne. Indicarea doar a numărului de cont/codului bancar nu mai este conformă cu SEPA și este respinsă de multe sisteme de contabilitate. Dacă facturezi periodic și recurent, merită un mandat de debit direct SEPA, păstrezi controlul asupra datei de încasare și reduci drastic restanțele.

Sfat: separă contul de afaceri de cel personal. Deși legal nu este obligatoriu pentru liber-profesioniști, ușurează enorm contabilitatea și îți protejează IBAN-ul privat de debitări neautorizate, în cazul în care o factură ajunge în spam.

Păstrare, arhivare și GoBD

Facturile trebuie păstrate zece ani în mod sigur la audit, așa prevăd Principiile privind ținerea și păstrarea ordonată a registrelor (GoBD). Important: un PDF dintr-un atașament de e-mail nu este suficient dacă poate fi modificat ulterior. Ai nevoie de o stocare nemodificabilă, fie un sistem DMS sigur la audit, fie cel puțin o variantă PDF/A.

Flux de lucru practic: creează factura ca PDF normal, convertește-o apoi cu convertorul PDF/A într-un format conform pentru arhivare și trimite ambele versiuni, PDF/A pentru tine, PDF normal pentru client. Dacă clientul solicită documente semnate digital, folosește în plus Semnare PDF.

Capcane tipice pentru freelanceri

Numere de factură duplicate: clasic la trecerea dintre ani. Stabilește-ți un format cu prefix de an (2026-001), administrația fiscală verifică acest lucru în mod uzual.
Perioada prestației uitată: chiar dacă ziua emiterii facturii este identică cu ziua prestației, aceasta trebuie menționată explicit. Este suficientă o notă.
Confuzie brut/net: la facturile B2B indică întotdeauna net + TVA + brut. La B2C este suficient brutul, dar este neprofesional.
Deducere de TVA pierdută: dacă lipsește o mențiune obligatorie, clientul poate solicita ulterior înapoi TVA-ul dedus. În cel mai rău caz trebuie atunci să rescrii totul.
Scont contabilizat greșit: dacă clientul folosește scontul, datorezi administrației fiscale mai puțin TVA. Corectează următoarea declarație de TVA, altfel plătești prea mult.
Cod TVA neverificat: la tranzacțiile din UE fă verificarea VIES (calificată) și salvează o captură de ecran. Altfel răspunzi pentru TVA în caz de litigiu.

Destulă teorie, scrie-ți următoarea factură în două minute

Creează acum factura de freelancer

Întrebări frecvente ale freelancerilor

Trebuie să indic TVA ca freelancer?

Da, de îndată ce nu intri sub regimul micului întreprinzător conform § 19 UStG (cifra de afaceri din anul precedent sub 25.000 €, în anul curent previzibil sub 100.000 €, praguri noi din 1.1.2025). În caz contrar se aplică cota standard de 19 % sau cea redusă de 7 %, în funcție de prestație.

Cât de repede trebuie emisă factura după prestarea serviciului?

La prestațiile impozabile în termen de 6 luni, altfel riști majorări de întârziere. Uzual și recomandabil: în ziua prestării sau cel târziu la 14 zile după aceea. Cu cât mai devreme, cu atât mai repede ai banii în cont.

Pot corecta o factură deja trimisă?

Da, dar nu o poți șterge. Trebuie să emiți o corecție de factură (numită și factură de stornare) cu sumă negativă și apoi să emiți din nou factura corectă, cu propriul număr consecutiv. Ambele documente rămân permanent în evidențele tale.

Ce software recunoaște administrația fiscală ca fiind conform GoBD?

GoBD nu este o certificare de software, ci o cerință privind procesul. Importante sunt: nemodificabilitatea, integralitatea, trasabilitatea, înregistrarea la timp. Arhivarea în PDF/A îndeplinește aceste cerințe, dacă documentele originale nu sunt suprascrise.

Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește factura?

La 30 de zile după primire intri automat în întârziere. Trimite mai întâi o reamintire de plată politicoasă, apoi o primă și o a doua somație. Dacă nu are succes, poți iniția o procedură judiciară de somație de plată, economic, prin portalul online de somație al landului respectiv.