Skriva en faktura som frilansare

Som frilansare räknas du skattemässigt som enskild näringsidkare eller fri yrkesutövare. För att skattemyndigheten ska godkänna dina fakturor, och för att din kund ska få dra av ingående moms, måste alla obligatoriska uppgifter enligt § 14 Abs. 4 UStG vara fullständiga. Saknas bara en kan fakturamottagaren återkräva den ingående momsen och du sitter med en omtvistad faktura.

De nio obligatoriska uppgifterna i översikt:

• Fullständigt namn och adress för dig och din uppdragsgivare
• Skattenummer (från skattemyndigheten) eller momsregistreringsnummer (från Bundeszentralamt für Steuern)
• Utfärdandedatum
• Löpande, unikt fakturanummer, luckor är tillåtna, dubbletter inte
• Mängd och branschsedvanlig beteckning av tjänsten
• Tidpunkt för tjänsten eller tjänsteperiod (även om den sammanfaller med fakturadatumet, anvisningen ”leveransdatum motsvarar fakturadatum” räcker)
• Ersättning uppdelad efter skattesatser
• Skattesats och skattebelopp, eller, för småföretagare, hänvisningen till § 19 UStG
• Vid fakturor över 250 € brutto är dessa uppgifter obligatoriska; därunder (småbeloppsfaktura) räcker förenklade uppgifter.

Ett tips ur praktiken: skriv ditt fakturanummer i ett format som gör det möjligt att härleda året, till exempel 2026-001. Vid nästa skatteövergång eller en skatterevision sparar du dig timmar på det.

Båda är tillåtna, men inte godtyckligt. Om du bara fakturerar inom Tyskland räcker skattenumret. Så snart en kund sitter i ett annat EU-land och du fakturerar enligt omvänd skattskyldighet behöver du tvunget moms-id:t (uppbyggnad i DE: DE + nio siffror).

Viktigt för dataskydd: om du fakturerar privatkunder utan moms-id måste ditt privata skattenummer stå på fakturan. Många frilansare ansöker därför dessutom om ett moms-id, det är inte personrelaterat och skyddar ditt privata identifikationsnummer mot spridning. Ansökan gör du gratis hos Bundeszentralamt für Steuern.

En tydlig betalningsanvisning förkortar i genomsnitt betalningsmålet med 8 till 12 dagar. Rekommenderad är formeln ”14 dagar netto, vid betalning inom 7 dagar 2 % kassarabatt”. Viktigt: kassarabatt är momsmässigt en efterföljande minskning av ersättningen, om den utnyttjas måste du lämna in en korrigerad momsdeklaration.

Betalar kunden inte hamnar du senast 30 dagar efter fakturans mottagande automatiskt i dröjsmål (§ 286 Abs. 3 BGB). En påminnelse är inte tvingande nödvändig, men artig. Dröjsmålsräntan ligger vid B2B-affärer på 9 procentenheter över basräntan, vid B2C-affärer på 5 procentenheter. Aktuell basränta för första halvåret 2026: 3,12 %, alltså 12,12 % dröjsmålsränta per år gentemot företagskunder.

Dessutom får du gentemot företag ta ut en schablonersättning vid dröjsmål på 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Den behöver du inte aviseras separat.

Sedan 2014 är angivande av fullständigt IBAN och BIC standard vid inhemska fakturor. Att enbart ange kontonummer/bankkod är inte längre SEPA-förenligt och avvisas av många bokföringssystem. Om du fakturerar regelbundet återkommande lönar sig ett SEPA-autogiromedgivande, du behåller kontrollen över betalningsdatumet och minskar utestående fordringar drastiskt.

Tips: skilj ditt företagskonto från ditt privatkonto. Det är visserligen inte lagstadgat för fria yrkesutövare, men underlättar bokföringen enormt och skyddar ditt privata IBAN mot obehöriga autogireringar om en faktura hamnar i skräpposten.

Fakturor måste förvaras tio år revisionssäkert, det föreskriver Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Viktigt: en PDF i en e-postbilaga räcker inte om den kan ändras i efterhand. Du behöver en oföränderlig lagring, antingen ett revisionssäkert DMS eller åtminstone en PDF/A-variant.

Praktiskt arbetsflöde: skapa fakturan som en vanlig PDF, konvertera den sedan med PDF/A-konverteraren till ett arkivanpassat format och skicka båda versionerna, PDF/A till dig, vanlig PDF till kunden. Om kunden kräver digitalt signerade dokument, använd dessutom Signera PDF.