Kasus penggunaan · Freelance

Menulis faktur sebagai freelancer

Faktur rapi tanpa stres pajak: semua data wajib menurut § 14 UStG, IBAN yang benar, ketentuan diskon pembayaran cepat, dan bunga keterlambatan, dibuat dalam waktu kurang dari dua menit dan diunduh sebagai PDF.

Buat faktur freelancer sekarang Mehr erfahren

Generator faktur untuk pekerja mandiri

Gratis, tanpa pendaftaran, dengan semua data wajib disisipkan secara otomatis. PDF dibuat di browser, datamu tidak meninggalkan komputermu.

Buat faktur freelancer sekarang

Apa yang harus tercantum pada faktur freelancer?

Sebagai freelancer, secara perpajakan kamu dianggap sebagai pengusaha perorangan atau profesional bebas. Agar kantor pajak mengakui fakturmu, dan agar kliennmu dapat mengurangkan pajak masukan, semua data wajib menurut § 14 Abs. 4 UStG harus lengkap. Jika hanya satu saja yang hilang, penerima faktur bisa menuntut kembali pajak masukan dan kamu terjebak dengan faktur yang dipersengketakan.

Sembilan data wajib secara ringkas:

Nama dan alamat lengkap dirimu dan pemberi tugasmu
Nomor pajak (dari kantor pajak) atau Nomor identifikasi pajak pertambahan nilai (dari Bundeszentralamt für Steuern)
Tanggal penerbitan
Nomor faktur berurutan dan unik, celah diperbolehkan, penggandaan tidak
Jumlah dan sebutan dagang yang lazim atas jasa
Waktu pelaksanaan jasa atau periode pelaksanaan jasa (juga jika bertepatan dengan tanggal faktur, catatan „tanggal jasa sama dengan tanggal faktur" sudah cukup)
Imbalan yang dirinci berdasarkan tarif pajak
Tarif pajak dan jumlah pajak, atau pada pengusaha kecil, rujukan ke § 19 UStG
Pada faktur di atas 250 € bruto, data ini wajib; di bawahnya (faktur jumlah kecil) cukup data yang disederhanakan.

Tips dari praktik: tulis nomor fakturmu dalam format yang memungkinkan penarikan kesimpulan tentang tahunnya, misalnya 2026-001. Pada pergantian pajak berikutnya atau saat pemeriksaan pajak, kamu akan menghemat berjam-jam dengan ini.

Nomor pajak atau NPWP-PPN, mana yang harus ada di faktur?

Keduanya diperbolehkan, tetapi tidak sembarangan. Jika kamu hanya menagih di dalam Jerman, nomor pajak sudah cukup. Begitu seorang klien berada di luar negeri di kawasan UE dan kamu menagih menurut prosedur reverse-charge, kamu wajib memiliki NPWP-PPN (susunan di DE: DE + sembilan angka).

Penting untuk perlindungan data: jika kamu menagih klien pribadi tanpa NPWP-PPN, nomor pajak pribadimu harus tercantum di faktur. Karena itu banyak freelancer mengajukan tambahan NPWP-PPN, nomor ini tidak bersifat pribadi dan melindungi nomor identifikasi pribadimu dari penyebaran. Permohonan kamu ajukan gratis ke Bundeszentralamt für Steuern.

Merumuskan diskon pembayaran cepat, jangka waktu pembayaran, dan bunga keterlambatan dengan benar

Petunjuk pembayaran yang jelas rata-rata memperpendek jangka waktu pembayaran 8 hingga 12 hari. Yang disarankan adalah rumus „14 hari neto, dengan pembayaran dalam 7 hari diskon 2 %". Penting: diskon pembayaran cepat secara hukum PPN adalah pengurangan imbalan susulan, jika dimanfaatkan, kamu harus menyerahkan pelaporan awal PPN yang dikoreksi.

Jika klien tidak membayar, kamu otomatis jatuh ke dalam keadaan lalai paling lambat 30 hari setelah faktur diterima (§ 286 Abs. 3 BGB). Surat teguran tidak mutlak diperlukan, tetapi sopan. Bunga keterlambatan pada transaksi B2B sebesar 9 poin persentase di atas suku bunga dasar, pada transaksi B2C sebesar 5 poin persentase. Suku bunga dasar terkini untuk semester pertama 2026: 3,12 %, jadi 12,12 % bunga keterlambatan per tahun terhadap pelanggan bisnis.

Selain itu, terhadap perusahaan kamu boleh menagih kompensasi keterlambatan lump-sum sebesar 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Ini tidak perlu kamu umumkan secara terpisah.

Kewajiban IBAN dan kesesuaian SEPA

Sejak 2014, pencantuman IBAN lengkap dan BIC pada faktur dalam negeri adalah standar. Pencantuman nomor rekening/kode bank saja tidak lagi sesuai SEPA dan ditolak oleh banyak sistem akuntansi. Jika kamu menagih secara berulang dan teratur, mandat debit langsung SEPA layak dipertimbangkan, kamu mempertahankan kendali atas tanggal masuk dana dan mengurangi piutang secara drastis.

Tips: pisahkan rekening bisnismu dari rekening pribadi. Memang secara hukum tidak diwajibkan bagi profesional bebas, tetapi sangat memudahkan akuntansi dan melindungi IBAN pribadimu dari debit langsung tanpa izin, seandainya sebuah faktur masuk ke spam.

Penyimpanan, pengarsipan, dan GoBD

Faktur harus disimpan secara aman terhadap revisi selama sepuluh tahun, itu diatur oleh Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Penting: PDF dalam lampiran email tidak cukup jika masih dapat diubah kemudian. Kamu memerlukan penyimpanan yang tidak dapat diubah, entah DMS yang aman terhadap revisi atau setidaknya varian PDF/A.

Alur kerja praktis: buat faktur sebagai PDF biasa, lalu konversikan dengan konverter PDF/A ke format yang sesuai arsip dan kirim kedua versi, PDF/A untukmu, PDF biasa untuk klien. Jika klien meminta dokumen yang ditandatangani secara digital, gunakan tambahan Tanda tangani PDF.

Jebakan khas bagi freelancer

Nomor faktur tergandakan: klasik pada pergantian tahun. Buatlah format dengan awalan tahun (2026-001), kantor pajak memeriksa ini secara rutin.
Periode pelaksanaan jasa terlupa: meski hari penerbitan faktur sama dengan hari pelaksanaan jasa, hal itu harus disebutkan secara eksplisit. Sebuah catatan sudah cukup.
Kekeliruan bruto/neto: pada faktur B2B selalu cantumkan neto + PPN + bruto. Pada B2C cukup bruto, tetapi kurang profesional.
Pengurangan pajak masukan disia-siakan: jika ada data wajib yang hilang, klien dapat menuntut kembali pajak masukan kemudian. Dalam kasus terburuk, kamu harus menulis ulang sepenuhnya.
Diskon pembayaran cepat salah dibukukan: jika klien memanfaatkan diskon, kamu berutang lebih sedikit PPN ke kantor pajak. Koreksi pelaporan awal PPN berikutnya, jika tidak, kamu membayar terlalu banyak.
NPWP-PPN tidak diperiksa: pada transaksi UE lakukan permintaan MIAS (terkualifikasi) dan simpan tangkapan layar. Jika tidak, kamu bertanggung jawab atas PPN dalam kasus sengketa.

Cukup teori, tulis fakturmu berikutnya dalam dua menit

Buat faktur freelancer sekarang

Pertanyaan umum dari freelancer

Apakah saya sebagai freelancer harus mencantumkan PPN?

Ya, begitu kamu tidak masuk dalam ketentuan pengusaha kecil menurut § 19 UStG (omzet tahun sebelumnya di bawah 25.000 €, di tahun berjalan diperkirakan di bawah 100.000 €, ambang baru sejak 1.1.2025). Selain itu berlaku tarif umum 19 % atau tarif rendah 7 %, tergantung jasanya.

Seberapa cepat faktur harus diterbitkan setelah jasa dilaksanakan?

Pada jasa yang kena pajak dalam waktu 6 bulan, jika tidak, terancam denda keterlambatan. Yang lazim dan masuk akal: pada hari pelaksanaan jasa atau paling lambat 14 hari setelahnya. Semakin cepat, semakin cepat pula uang ada di rekening.

Bisakah saya mengoreksi faktur yang sudah dikirim?

Bisa, tetapi tidak boleh dihapus. Kamu harus membuat koreksi faktur (disebut juga faktur pembatalan) dengan jumlah negatif lalu menerbitkan ulang faktur yang benar, dengan nomor berurutan tersendiri. Kedua dokumen tetap ada secara permanen dalam berkasmu.

Perangkat lunak mana yang diakui kantor pajak sebagai sesuai GoBD?

GoBD bukan sertifikasi perangkat lunak, melainkan persyaratan atas proses. Yang penting adalah: ketidakberubahan, kelengkapan, ketelusuran, pencatatan tepat waktu. Pengarsipan PDF/A memenuhi persyaratan ini selama dokumen asli tidak ditimpa.

Bagaimana jika klien tidak membayar faktur?

30 hari setelah diterima, kamu otomatis jatuh ke dalam keadaan lalai. Kirim dulu pengingat pembayaran yang sopan, lalu teguran pertama dan kedua. Jika tetap tidak berhasil, kamu bisa memulai proses penagihan melalui pengadilan, secara hemat biaya melalui portal penagihan daring negara bagian terkait.