Serbest çalışan olarak fatura yazmak

Serbest çalışan olarak vergi açısından tek kişilik işletme veya serbest meslek sahibi sayılırsın. Vergi dairesinin faturalarını tanıması, ve müşterinin ön vergiyi indirebilmesi, için § 14 Abs. 4 UStG uyarınca tüm zorunlu bilgilerin eksiksiz olması gerekir. Yalnızca biri eksik olursa, fatura alıcısı ön vergiyi geri talep edebilir ve sen ihtilaflı bir faturayla baş başa kalırsın.

Dokuz zorunlu bilgiye genel bakış:

• Senin ve müşterinin tam adı ve adresi
• Vergi numarası (vergi dairesinden) veya katma değer vergisi kimlik numarası (Bundeszentralamt für Steuern'den)
• Düzenleme tarihi
• Ardışık, benzersiz fatura numarası, boşluklara izin verilir, tekrarlara izin verilmez
• Hizmetin miktarı ve ticarette yaygın tanımı
• Hizmet zamanı veya hizmet dönemi (fatura tarihiyle aynı olsa bile, „Hizmet tarihi fatura tarihine eşittir" notu yeterlidir)
• Vergi oranlarına göre ayrıştırılmış bedel
• Vergi oranı ve vergi tutarı, veya küçük işletmelerde § 19 UStG'ye atıf
• Brüt 250 €'nun üzerindeki faturalarda bu bilgiler zorunludur; altında (küçük tutarlı fatura) basitleştirilmiş bilgiler yeterlidir.

Uygulamadan bir ipucu: Fatura numaranı, yıla dair çıkarım yapmaya olanak tanıyan bir formatta yaz, örneğin 2026-001. Bir sonraki vergi değişikliğinde veya bir işletme denetiminde böylece saatlerce zaman kazanırsın.

İkisine de izin verilir, ama gelişigüzel değil. Yalnızca Almanya içinde fatura kesiyorsan vergi numarası yeterlidir. Bir müşteri AB ülkesinde olduğunda ve reverse-charge usulüne göre fatura kestiğinde, zorunlu olarak KDV kimlik numarasına ihtiyacın olur (DE'deki yapı: DE + dokuz rakam).

Veri koruması açısından önemli: KDV kimlik numarası olmayan özel müşterilere fatura kesiyorsan, özel vergi numaran faturada yer almak zorundadır. Bu nedenle birçok serbest çalışan ek olarak bir KDV kimlik numarası başvurusunda bulunur, bu numara kişiye özel değildir ve özel kimlik numaranı yayılmaya karşı korur. Başvuruyu Bundeszentralamt für Steuern'de ücretsiz olarak yaparsın.

Açık bir ödeme notu, ödeme vadesini ortalama 8 ila 12 gün kısaltır. Önerilen formül: „14 gün net, 7 gün içinde ödemede %2 erken ödeme indirimi". Önemli: Erken ödeme indirimi KDV hukuku açısından sonradan yapılan bir bedel indirimidir, kullanılması halinde düzeltilmiş bir KDV ön bildirimi vermen gerekir.

Müşteri ödemezse, faturanın ulaşmasından en geç 30 gün sonra otomatik olarak temerrüde düşersin (§ 286 Abs. 3 BGB). Bir ihtar zorunlu değildir ama naziktir. Gecikme faizleri B2B işlemlerinde baz faiz oranının 9 puan üzerindedir, B2C işlemlerinde ise 5 puandır. 2026'nın ilk yarısı için güncel baz faiz oranı: %3,12, yani ticari müşterilere karşı yıllık %12,12 gecikme faizi.

Ayrıca işletmelere karşı 40 €'luk bir götürü gecikme tazminatı talep edebilirsin (§ 288 Abs. 5 BGB). Bunu ayrıca duyurman gerekmez.

2014'ten bu yana yurt içi faturalarda tam IBAN ve BIC bilgisi standarttır. Yalnızca hesap numarası/banka kodu bilgisi artık SEPA uyumlu değildir ve birçok muhasebe sistemi tarafından reddedilir. Düzenli olarak yinelenen fatura kesiyorsan, bir SEPA otomatik ödeme talimatı işine yarar, gelir tarihi üzerindeki kontrolü elinde tutar ve alacaklarını çarpıcı biçimde azaltırsın.

İpucu: İş hesabını özel hesabından ayır. Serbest meslek sahipleri için yasal olarak zorunlu olmasa da muhasebeyi muazzam ölçüde kolaylaştırır ve bir fatura spam'e düşerse özel IBAN'ını yetkisiz tahsilatlara karşı korur.

Faturalar on yıl boyunca denetime dayanıklı şekilde saklanmalıdır, bunu Defterlerin düzgün tutulması ve saklanmasına ilişkin ilkeler (GoBD) öngörür. Önemli: E-posta ekindeki bir PDF, sonradan değiştirilebiliyorsa yeterli değildir. Değiştirilemez bir arşive ihtiyacın var, ya denetime dayanıklı bir DMS ya da en azından bir PDF/A varyantı.

Pratik iş akışı: Faturayı normal bir PDF olarak oluştur, ardından PDF/A dönüştürücü ile arşive uygun bir biçime çevir ve her iki sürümü de gönder, PDF/A sana, normal PDF müşteriye. Müşteri dijital imzalı belgeler istiyorsa, ayrıca PDF imzala aracını kullan.