Caso d'uso · Freelance

Scrivere una fattura come freelance

Fatture corrette senza stress fiscale: tutti i dati obbligatori ai sensi del § 14 UStG, IBAN corretto, regola dello sconto cassa e interessi di mora, create in meno di due minuti e scaricate come PDF.

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Cosa deve comparire sulla fattura di un freelance?

Come freelance, dal punto di vista fiscale sei un imprenditore individuale o un libero professionista. Affinché l'Agenzia delle Finanze riconosca le tue fatture, e affinché il tuo cliente possa detrarre l'IVA, tutti i dati obbligatori ai sensi del § 14 Abs. 4 UStG devono essere completi. Se ne manca anche uno solo, il destinatario della fattura può vedersi negata la detrazione dell'IVA e tu rimani con una fattura contestata.

I nove dati obbligatori a colpo d'occhio:

Nome e indirizzo completi di te e del tuo committente
Codice fiscale (dell'Agenzia delle Finanze) oppure partita IVA (del Bundeszentralamt für Steuern)
Data di emissione
Numero di fattura progressivo e univoco, i salti sono ammessi, le duplicazioni no
Quantità e denominazione commerciale usuale della prestazione
Momento della prestazione o periodo della prestazione (anche quando coincide con la data della fattura, è sufficiente la dicitura «la data della prestazione corrisponde alla data della fattura»)
Corrispettivo suddiviso per aliquote d'imposta
Aliquota e importo dell'imposta, oppure, per i piccoli imprenditori, il riferimento al § 19 UStG
Per le fatture oltre 250 € lordi questi dati sono obbligatori; al di sotto (fattura di piccolo importo) sono sufficienti dati semplificati.

Un consiglio dalla pratica: scrivi il tuo numero di fattura in un formato che consenta di risalire all'anno, ad esempio 2026-001. Al prossimo cambio fiscale o a un controllo fiscale ti risparmierai ore di lavoro.

Codice fiscale o partita IVA, cosa va in fattura?

Entrambi sono ammessi, ma non in modo arbitrario. Se fatturi solo all'interno della Germania, è sufficiente il codice fiscale. Non appena un cliente si trova in un altro Paese dell'UE e fatturi secondo la procedura di inversione contabile (reverse charge), ti serve obbligatoriamente la partita IVA (struttura in DE: DE + nove cifre).

Importante per la protezione dei dati: se fatturi a clienti privati senza partita IVA, sulla fattura deve comparire il tuo codice fiscale personale. Per questo molti freelance richiedono in aggiunta una partita IVA, non è personale e protegge il tuo numero di identificazione privato dalla diffusione. La richiesta è gratuita presso il Bundeszentralamt für Steuern.

Formulare correttamente sconto cassa, termine di pagamento e interessi di mora

Un'indicazione di pagamento chiara riduce in media il termine di pagamento di 8-12 giorni. Si raccomanda la formula «14 giorni netti, con il 2 % di sconto cassa per pagamento entro 7 giorni». Importante: ai fini IVA lo sconto cassa è una riduzione successiva del corrispettivo, se il cliente lo applica, devi presentare una dichiarazione IVA periodica rettificata.

Se il cliente non paga, entri automaticamente in mora al più tardi 30 giorni dopo il ricevimento della fattura (§ 286 Abs. 3 BGB). Un sollecito non è strettamente necessario, ma è cortese. Gli interessi di mora nelle operazioni B2B sono pari a 9 punti percentuali sopra il tasso base, nelle operazioni B2C a 5 punti percentuali. Tasso base attuale per il primo semestre 2026: 3,12 %, quindi 12,12 % di interessi di mora annui nei confronti dei clienti commerciali.

Inoltre, nei confronti delle imprese puoi richiedere un indennizzo forfettario per la mora di 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Non devi annunciarlo separatamente.

Obbligo dell'IBAN e conformità SEPA

Dal 2014 l'indicazione dell'IBAN completo e del BIC è lo standard nelle fatture nazionali. L'indicazione del solo numero di conto / codice della banca non è più conforme a SEPA e viene respinta da molti sistemi contabili. Se fatturi regolarmente in modo ricorrente, conviene un mandato di addebito SEPA, mantieni il controllo sulla data di accredito e riduci drasticamente i crediti in sospeso.

Consiglio: separa il conto aziendale da quello privato. Per i liberi professionisti non è obbligatorio per legge, ma facilita enormemente la contabilità e protegge il tuo IBAN privato da addebiti non autorizzati se una fattura finisce nello spam.

Conservazione, archiviazione e GoBD

Le fatture devono essere conservate dieci anni in modo inalterabile, così prescrivono i Principi per la corretta tenuta e conservazione dei libri contabili (GoBD). Importante: un PDF in allegato a una e-mail non è sufficiente se può essere modificato successivamente. Hai bisogno di un archivio inalterabile, o un DMS a prova di revisione, o almeno una variante PDF/A.

Flusso di lavoro pratico: crea la fattura come PDF normale, convertila poi con il convertitore PDF/A in un formato idoneo all'archiviazione e invia entrambe le versioni, il PDF/A per te, il PDF normale per il cliente. Se il cliente richiede documenti firmati digitalmente, usa in aggiunta Firmare PDF.

Insidie tipiche per i freelance

Numeri di fattura assegnati due volte: un classico dei cambi d'anno. Crea un formato con prefisso dell'anno (2026-001), l'Agenzia delle Finanze lo verifica di routine.
Periodo della prestazione dimenticato: anche se il giorno di emissione della fattura coincide con il giorno della prestazione, deve essere indicato esplicitamente. È sufficiente una nota.
Confusione lordo/netto: nelle fatture B2B indica sempre netto + IVA + lordo. Nel B2C è sufficiente il lordo, ma risulta poco professionale.
Detrazione IVA compromessa: se manca un dato obbligatorio, il cliente può vedersi negata successivamente la detrazione dell'IVA. Nel peggiore dei casi dovrai rifare tutto da capo.
Sconto cassa contabilizzato male: se il cliente applica lo sconto cassa, devi meno IVA all'Agenzia delle Finanze. Rettifica la successiva dichiarazione IVA periodica, altrimenti paghi troppo.
Partita IVA non verificata: nelle operazioni intra-UE effettua la verifica VIES (qualificata) e conserva uno screenshot. Altrimenti rispondi tu dell'IVA in caso di contenzioso.

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Domande frequenti dei freelance

Come freelance devo esporre l'IVA?

Sì, non appena non rientri nel regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG (fatturato dell'anno precedente inferiore a 25.000 €, nell'anno in corso prevedibilmente inferiore a 100.000 €, nuove soglie dal 1.1.2025). Altrimenti si applica l'aliquota ordinaria del 19 % o quella ridotta del 7 %, a seconda della prestazione.

Con quale rapidità va emessa la fattura dopo la prestazione?

Per le prestazioni imponibili entro 6 mesi, altrimenti rischi sovrattasse. Usuale e sensato: il giorno stesso della prestazione o al più tardi 14 giorni dopo. Prima è, prima il denaro è sul conto.

Posso correggere una fattura già inviata?

Sì, ma non cancellarla. Devi emettere una rettifica di fattura (chiamata anche nota di storno) con importo negativo e poi riemettere la fattura corretta, con un proprio numero progressivo. Entrambi i documenti restano permanentemente nei tuoi archivi.

Quale software riconosce l'Agenzia delle Finanze come conforme alle GoBD?

GoBD non è una certificazione del software, ma un requisito relativo al processo. Sono importanti: inalterabilità, completezza, tracciabilità, registrazione tempestiva. L'archiviazione in PDF/A soddisfa questi requisiti se i documenti originali non vengono sovrascritti.

Cosa succede se il cliente non paga la fattura?

30 giorni dopo il ricevimento entri automaticamente in mora. Invia prima un cortese promemoria di pagamento, poi un primo e un secondo sollecito. Se non funziona, puoi avviare un procedimento monitorio giudiziale, in modo economico tramite il portale monitorio online del rispettivo Land.