Escribir una factura como autónomo

Como autónomo cuentas fiscalmente como empresario individual o profesional liberal. Para que la Agencia Tributaria reconozca tus facturas, y para que tu cliente pueda deducir el IVA soportado, todos los datos obligatorios según el § 14 Abs. 4 UStG deben estar completos. Si falta uno solo, el destinatario de la factura puede reclamar la deducción del IVA y tú te quedas con una factura en disputa.

Los nueve datos obligatorios de un vistazo:

• Nombre y dirección completos de ti y de tu cliente
• Número fiscal (de la Agencia Tributaria) o número de identificación a efectos del IVA (del Bundeszentralamt für Steuern)
• Fecha de emisión
• Número de factura correlativo y único, se permiten huecos, las duplicidades no
• Cantidad y denominación comercial habitual de la prestación
• Momento de la prestación o periodo de prestación (también cuando coincide con la fecha de la factura, basta el aviso «la fecha de prestación coincide con la fecha de factura»)
• Importe desglosado por tipos impositivos
• Tipo impositivo e importe del impuesto, o, en el caso de pequeños empresarios, la referencia al § 19 UStG
• En facturas de más de 250 € brutos estos datos son obligatorios; por debajo (factura de importe reducido) bastan datos simplificados.

Un consejo de la práctica: escribe tu número de factura en un formato que permita deducir el año, por ejemplo 2026-001. En el próximo cambio fiscal o en una inspección te ahorrarás horas.

Ambos están permitidos, pero no de forma arbitraria. Si solo facturas dentro de Alemania, basta con el número fiscal. En cuanto un cliente está en otro país de la UE y facturas según el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, necesitas obligatoriamente el NIF-IVA (estructura en DE: DE + nueve cifras).

Importante para la protección de datos: si facturas a clientes particulares sin NIF-IVA, tu número fiscal privado debe figurar en la factura. Por eso muchos autónomos solicitan además un NIF-IVA, no es personal y protege tu número de identificación privado frente a su difusión. La solicitud es gratuita en el Bundeszentralamt für Steuern.

Una indicación de pago clara acorta de media el plazo de pago entre 8 y 12 días. Se recomienda la fórmula «14 días neto, con un 2 % de descuento por pago en 7 días». Importante: el descuento por pronto pago es, a efectos del IVA, una reducción posterior de la contraprestación, si el cliente lo aplica, debes presentar una declaración de IVA rectificada.

Si el cliente no paga, entras automáticamente en mora como muy tarde 30 días después de la recepción de la factura (§ 286 Abs. 3 BGB). Un requerimiento no es estrictamente necesario, pero sí cortés. Los intereses de demora en operaciones B2B son de 9 puntos porcentuales por encima del tipo básico, y en operaciones B2C de 5 puntos. Tipo básico actual para el primer semestre de 2026: 3,12 %, es decir, 12,12 % de intereses de demora anuales frente a clientes empresariales.

Además, frente a empresas puedes exigir una indemnización a tanto alzado por mora de 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). No tienes que anunciarla por separado.

Desde 2014, indicar el IBAN completo y el BIC es el estándar en las facturas nacionales. Indicar solo el número de cuenta o el código bancario ya no es conforme con SEPA y muchos sistemas de contabilidad lo rechazan. Si facturas de forma periódica recurrente, merece la pena un mandato de adeudo SEPA, mantienes el control sobre la fecha de cobro y reduces drásticamente las cantidades pendientes.

Consejo: separa tu cuenta de empresa de la privada. Aunque legalmente no es obligatorio para profesionales liberales, facilita enormemente la contabilidad y protege tu IBAN privado frente a adeudos no autorizados si una factura acaba en el spam.

Las facturas deben conservarse diez años a prueba de revisión, así lo exigen los Principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros (GoBD). Importante: un PDF en un adjunto de correo no basta si puede modificarse a posteriori. Necesitas un almacenamiento inalterable, bien un DMS a prueba de revisión, o al menos una variante PDF/A.

Flujo de trabajo práctico: crea la factura como PDF normal, conviértela después con el conversor a PDF/A a un formato apto para archivo y envía ambas versiones, PDF/A para ti, PDF normal para el cliente. Si el cliente exige documentos firmados digitalmente, usa además Firmar PDF.