Számla írása szabadúszóként

Szabadúszóként adózási szempontból egyéni vállalkozónak vagy szabad foglalkozásúnak minősülsz. Ahhoz, hogy az adóhatóság elismerje a számláidat, és hogy az ügyfeled levonhassa az előzetesen felszámított adót, a § 14 Abs. 4 UStG szerinti összes kötelező adatnak hiánytalannak kell lennie. Ha csak egy is hiányzik, a számla címzettje visszakövetelheti az előzetesen felszámított adót, és te egy vitatott számlán maradsz.

A kilenc kötelező adat áttekintése:

• Teljes név és cím a tiéd és a megbízódé
• Adószám (az adóhatóságtól) vagy közösségi adószám (a Bundeszentralamt für Steuern-től)
• Kiállítás dátuma
• Folyamatos, egyedi számlaszám, a kihagyások megengedettek, az ismétlések nem
• A szolgáltatás mennyisége és kereskedelemben szokásos megnevezése
• A teljesítés időpontja vagy teljesítési időszaka (akkor is, ha egybeesik a számla dátumával, elegendő a „teljesítés dátuma megegyezik a számla dátumával" megjegyzés)
• Adókulcsok szerint bontott ellenérték
• Adókulcs és adóösszeg, vagy kisvállalkozók esetében a § 19 UStG-re való utalás
• 250 € bruttó feletti számláknál ezek az adatok kötelezőek; az alatt (kisösszegű számla) elegendőek az egyszerűsített adatok.

Egy tipp a gyakorlatból: írd a számlaszámodat olyan formátumban, amely lehetővé teszi az évre való következtetést, például 2026-001. A következő adóváltásnál vagy egy adóellenőrzésnél órákat takarítasz meg ezzel.

Mindkettő megengedett, de nem tetszőlegesen. Ha csak Németországon belül számlázol, elegendő az adószám. Amint egy ügyfél az EU más tagállamában van, és fordított adózási eljárás szerint számlázol, kötelezően szükséged van a közösségi adószámra (felépítése DE-ben: DE + kilenc számjegy).

Adatvédelem szempontjából fontos: ha közösségi adószám nélküli magánügyfeleknek számlázol, a magán adószámodnak szerepelnie kell a számlán. Ezért sok szabadúszó igényel ezenfelül közösségi adószámot, ez nem személyhez kötött, és megvédi a magán azonosító számodat a szétszóródástól. A kérelmet ingyenesen a Bundeszentralamt für Steuern-nél nyújtod be.

Egy egyértelmű fizetési utalás átlagosan 8-12 nappal rövidíti a fizetési határidőt. Ajánlott a „14 nap nettó, 7 napon belüli fizetés esetén 2 % skontó" képlet. Fontos: a skontó forgalmi adó szempontjából utólagos ellenérték-csökkentés, igénybevétel esetén javított forgalmiadó-bevallást kell benyújtanod.

Ha az ügyfél nem fizet, legkésőbb a számla beérkezése után 30 nappal automatikusan késedelembe esel (§ 286 Abs. 3 BGB). Felszólítás nem feltétlenül szükséges, de udvarias. A késedelmi kamatok B2B ügyletek esetén az alapkamat feletti 9 százalékpontot teszik ki, B2C ügyleteknél 5 százalékpontot. Aktuális alapkamat 2026 első félévére: 3,12 %, tehát 12,12 % éves késedelmi kamat üzleti ügyfelekkel szemben.

Ezenkívül a vállalkozásokkal szemben 40 € átalány késedelmi díjat számíthatsz fel (§ 288 Abs. 5 BGB). Ezt nem kell külön bejelentened.

2014 óta a teljes IBAN és a BIC megadása belföldi számláknál standard. A pusztán számlaszám/bankkód megadás már nem SEPA-konform, és sok könyvelési rendszer elutasítja. Ha rendszeresen, visszatérően számlázol, érdemes egy SEPA-beszedési megbízás, kézben tartod a jóváírás dátumát, és drasztikusan csökkented a kintlévőségeket.

Tipp: válaszd szét az üzleti és a magán számládat. Bár szabad foglalkozásúak számára ez törvényileg nem előírás, mégis óriási mértékben megkönnyíti a könyvelést, és megvédi a magán IBAN-odat a jogosulatlan beszedésektől, ha egy számla a spamben köt ki.

A számlákat tíz évig revízióbiztosan kell megőrizni, ezt írják elő a Könyvek szabályszerű vezetésének és megőrzésének alapelvei (GoBD). Fontos: egy PDF az e-mail mellékletben nem elegendő, ha utólag módosítható. Megváltoztathatatlan tárolásra van szükséged, vagy egy revízióbiztos DMS, vagy legalább egy PDF/A-változat.

Gyakorlati munkafolyamat: hozd létre a számlát normál PDF-ként, majd alakítsd át a PDF/A-konverterrel archiválható formátumba, és küldd el mindkét verziót, PDF/A magadnak, normál PDF az ügyfélnek. Ha az ügyfél digitálisan aláírt dokumentumokat kér, használd ezenfelül a PDF aláírást.