B2B-Pflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das schreibt das Wachstumschancengesetz fest. Versendet wird stufenweise: 2025 und 2026 sind Übergangsjahre, ab dem 1. Januar 2027 ist der strukturierte Versand verpflichtend für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle. Reine PDF-Rechnungen ohne strukturiertes XML sind dann keine Rechnungen mehr im Sinne der §§ 14, 14a UStG, sondern nur noch „sonstige Rechnungen“. Wer Rechnungen empfängt, muss prüfen können, ein kostenloser Validator ist also kein Nice-to-have, sondern Compliance-Werkzeug.
XRechnung 3.0
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte E-Rechnungen, basierend auf der europäischen Norm CEN/EN 16931. Version 3.0 ist seit Februar 2024 verbindlich und definiert die CustomizationID „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0“. Inhalt ist reines XML, entweder UBL 2.1 oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Für Bundes- und Landesbehörden ist XRechnung seit 27.11.2020 Pflicht, mit zwingend angegebener Leitweg-ID. Im B2B-Bereich ist XRechnung erlaubt, aber nicht zwingend.
ZUGFeRD / Factur-X
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und das international identische Factur-X sind Hybrid-Formate: ein PDF/A-3 mit dem strukturierten XML als Datei-Anhang (factur-x.xml). Profile vom MINIMUM (nur Kerndaten) über BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) bis EXTENDED. Erst ab Profil EN 16931 ist die Rechnung voll CEN-16931-konform. MINIMUM und BASIC WL gelten umsatzsteuerlich nicht als Rechnung, sondern nur als Buchungshilfe. Unser Validator erkennt das Profil automatisch.
Business Terms (BT) nach EN 16931
EN 16931 codiert jede Information einer Rechnung als Business Term mit eindeutiger Nummer. Pflicht-BTs sind: BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Ausstellungsdatum, BT-3 Rechnungstyp (UNTDID 1001, z. B. 380 für Rechnung, 381 für Gutschrift), BT-5 Währungscode (ISO 4217), BT-9 Fälligkeit, BT-22 Notiz / Buyer-Reference, BT-27 Verkäufername, BT-40 Verkäufer-Land, BT-44 Käufername, BT-55 Käufer-Land. Pflicht-Beträge: BT-109 TaxExclusiveAmount, BT-110 TaxAmount, BT-112 TaxInclusiveAmount, BT-115 PayableAmount. Fehlt nur eines dieser Felder, ist die Rechnung formell ungültig.
Mathematische Konsistenz
EN 16931 fordert, dass die Beträge mathematisch zusammenpassen: TaxExclusiveAmount (BT-109) + TaxAmount (BT-110) muss exakt der TaxInclusiveAmount (BT-112) entsprechen. Außerdem muss PayableAmount (BT-115) gleich der Brutto-Summe abzüglich eventueller Vorauszahlungen sein. Häufige Fehlerquelle in der Praxis: pro Position runden und dann nochmal pro Steuersatz, das gibt 1-Cent-Abweichungen. Unser Validator erlaubt eine Toleranz von 1 Cent, alles darüber wird als Fehler gemeldet.
Datenschutz
Der Validator läuft komplett im Browser. XML-Dateien werden mit dem nativen DOMParser geparst, PDFs lädt pdf-lib lokal und extrahiert das eingebettete factur-x.xml im Speicher. Es gibt keinen Server-Upload, kein Logging, keinen Cookie. Damit ist der Validator DSGVO-konform und sicher für vertrauliche B2B-Daten, auch interne Rechnungen mit Bankverbindungen, Steuernummern oder Vertragsdaten kannst du ohne Compliance-Risiko prüfen.
