Verzug nach § 286 BGB
Verzug tritt automatisch ein, wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel auf der Rechnung steht („Zahlbar bis 15. Mai 2026“) und der Schuldner nicht zahlt. Eine Mahnung ist dann nicht zwingend nötig, wird aber zur Eskalation und als Nachweis empfohlen. Bei Verbrauchern muss auf der Rechnung zusätzlich darauf hingewiesen werden, dass Verzug 30 Tage nach Zugang eintritt (§ 286 Abs. 3 BGB). In der Praxis schickt man trotzdem mindestens eine Mahnung, weil das die Kommunikation dokumentiert und einen späteren Mahnbescheid sauber vorbereitet. Wer ohne kalendermäßige Fälligkeit fakturiert, muss erst mahnen, dann tritt Verzug ab Zugang der Mahnung ein.
Verzugszinsen § 288 BGB
Die gesetzlichen Verzugszinsen liegen bei: Basiszinssatz + 5 % p.a. für Verbraucher (B2C) und Basiszinssatz + 9 % p.a. für Unternehmer (B2B). Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt (jeweils zum 1. Januar und 1. Juli); aktuell liegt er 2026 bei rund 3,27 %. Daraus ergeben sich gesetzliche Verzugszinsen von ca. 8,27 % p.a. (B2C) bzw. 12,27 % p.a. (B2B). Berechnungsformel: Offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage / 365. Unser Generator macht das tagesgenau und akkumuliert über jeden einzelnen Verzugstag.
Die 3 Mahnstufen in der Praxis
Stufe 1 ist eine höfliche Zahlungserinnerung ohne Mahngebühr und ohne Verzugszinsen, Sie behandeln den Kunden so, als hätte er die Rechnung übersehen. Stufe 2 ist eine bestimmte Mahnung mit Verzugszinsen, Mahngebühr und Frist von 14 Tagen, und sie weist erstmals deutlich auf den Verzug hin. Stufe 3 ist die letzte Mahnung mit 7 Tagen Frist und expliziter Androhung von gerichtlichem Mahnverfahren oder Inkasso. Rechtlich vorgeschrieben sind 3 Mahnungen NICHT, nach einer einzigen Mahnung kann bereits geklagt werden, sobald Verzug eingetreten ist. Üblich sind 3 Stufen aber, um Kunden eine faire Chance zur Zahlung zu geben und das Verhältnis nicht unnötig zu belasten.
Mahngebühren, was ist erlaubt?
Erstattungsfähig sind nur tatsächlich entstandene Aufwendungen wie Porto, Papier und Druckkosten. Gerichte akzeptieren in der Regel 2,50 € bis maximal 5 € pro Mahnung, pauschale 10 € oder mehr werden regelmäßig gekürzt. Wichtig: Mahngebühr darf erst ab der 2. Mahnung verlangt werden, weil die 1. Mahnung den Verzug erst begründet (sofern Verzug nicht schon vorher kalendermäßig eingetreten ist). Im B2B-Bereich kommt zusätzlich die Verzugspauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu, die du einmalig pro offener Forderung ansetzen darfst, Voraussetzung: Schuldner ist Unternehmer.
Inkasso & gerichtliches Mahnverfahren
Reagiert der Schuldner nach der 3. Mahnung nicht, hast du zwei sinnvolle Wege: 1) Inkassobüro, schnell, schickt eigene Mahnungen mit erheblichem Druck, leitet bei Bedarf gerichtliche Schritte ein und du erhältst typischerweise 60-80 % der Forderung netto. Kosten kannst du dem Schuldner anteilig in Rechnung stellen. 2) Gerichtliches Mahnverfahren über das Online-Mahnverfahren auf www.mahngerichte.de, günstig (ab ca. 36 € Gerichtskosten je nach Streitwert), führt zu einem vollstreckbaren Mahnbescheid in 2-4 Wochen. Bei Widerspruch wechselt es ins streitige Verfahren. Für Beträge unter 5.000 € ist das Mahnverfahren oft die wirtschaftlichste Option.
Verjährung, die 3-Jahres-Frist
Geldforderungen aus Geschäften verjähren nach 3 Jahren (§ 195 BGB), beginnend am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§ 199 BGB). Eine Rechnung von Mai 2026 verjährt also Ende 2029. Mahnungen allein hemmen die Verjährung NICHT, das tun nur gerichtliche Schritte (Mahnbescheid, Klage) oder ein schriftliches Schuldanerkenntnis. Praktisch heißt das: Nach Mahnstufe 2 oder 3 zügig eskalieren, nicht jahrelang warten. Wer die 3-Jahres-Frist verpasst, kann die Zahlung nicht mehr durchsetzen, wenn der Schuldner die Einrede der Verjährung erhebt.
