Delivery note पर आवश्यक fields
हालाँकि भारतीय कानून किसी विशिष्ट statute द्वारा delivery note अनिवार्य नहीं करता, यह एक मजबूती से established commercial custom बन गया है। GST के तहत, अंतर-राज्य आंदोलन या ₹50,000 से अधिक मूल्य के लिए E-way bill (FORM GST EWB-01) अनिवार्य है, और delivery challan (Rule 55 CGST) कुछ scenarios में आवश्यक है। आवश्यक fields हैं: sender का पूरा नाम और पता (GSTIN सहित), recipient का पूरा नाम और पता (अगर लागू हो तो अलग shipping address सहित), delivery तिथि, एक अद्वितीय delivery note number, और article number, विवरण, मात्रा और इकाई के साथ delivered माल की पूरी सूची। हमारा generator सभी mandatory fields को structured तरीके से भरता है।
Delivery note और invoice के बीच अंतर
Delivery note shipment और इसकी contents को document करता है, कोई prices नहीं, कोई GST नहीं। इसके विपरीत invoice GST Section 31 के तहत payment document है और सभी GST-संबंधित mandatory fields (GSTIN, HSN/SAC, GST दरें, IRN यदि लागू हो) होने चाहिए। व्यवहार में, delivery note माल के साथ enclosed होता है, invoice email द्वारा अलग से follow होता है। दोनों एक ही purchase order को reference कर सकते हैं। आप delivery note में prices जोड़ सकते हैं, लेकिन तब यह कर उद्देश्यों के लिए invoice का स्थान नहीं लेता।
Retention दायित्व
भारतीय GST law (Section 36 CGST Act, Rule 56) commercial records को 72 महीने (6 साल) तक financial year के अंत से जिसमें वे संबंधित हैं तक रखने की माँग करता है। Companies Act, 2013 की Section 128(5) के तहत books of account कम से कम 8 साल तक रखने होंगे। Delivery notes commercial letters और tax-relevant records हैं। अगर वे booking vouchers के रूप में qualify करते हैं (जैसे क्योंकि वे invoice का स्थान लेते हैं या accounting के लिए माल receipt document करते हैं), longer retention अवधि लागू होती है। Compliant storage का अर्थ है: unalterable, traceable, हर समय readable, आदर्श रूप से PDF के रूप में दो backups के साथ या Tally, Zoho Books या SAP के माध्यम से।
Delivery note बनाम shipping document
एक delivery note और एक shipping document समान नहीं हैं। Delivery note माल के साथ travel करता है और उनकी content list करता है, क्या deliver हो रहा है। Shipping document (DTDC/Bluedart tracking number, E-way bill अंतर-राज्य के लिए, freight order) transport को document करता है, माल कैसे en route है। व्यवहार में, delivery note shipment के साथ enclosed होता है (आदर्श रूप से एक transparent pouch में बाहर से visible), shipping document carrier के साथ रहता है। ₹50,000+ inter-state movements के लिए E-way bill भी आवश्यक है।
Proof of delivery सुरक्षित करना
Delivery note पर signature कानूनी रूप से आवश्यक नहीं है, लेकिन दृढ़ता से अनुशंसित है। Proof of delivery (तिथि plus recipient का signature) विवाद में एकमात्र evidence है कि माल complete और बिना नुकसान के पहुँचा। इसलिए अपना delivery note duplicate में print करें: एक copy shipment के साथ enclose करें, दूसरा receipt पर sign करवाएँ और रखें। Parcel deliveries के लिए, courier का hand-over receipt इस signature का स्थान लेता है।
Delivery note number सही ढंग से निर्धारित करना
Delivery note number अद्वितीय और एक single delivery को स्पष्ट रूप से assignable होना चाहिए। Invoice number के विपरीत, इसे gaps के बिना strictly sequential होने की आवश्यकता नहीं है। सामान्य schemes "DN-2026-001", "DN-YYYYMM-NNN" या order number से link ("DN-PO-12345") हैं। हमारा generator format "LS-YYYY-NNN" में स्वचालित रूप से एक number सुझाता है, आप इसे स्वतंत्र रूप से override कर सकते हैं। महत्वपूर्ण: एक ही number दो बार उपयोग न करें, या accounting traceability compromise हो जाती है।
