Field wajib pada surat jalan
Meskipun hukum Jerman tidak mewajibkan surat jalan melalui undang-undang tertentu, dokumen ini telah menjadi kebiasaan komersial yang mapan. Di Indonesia, surat jalan adalah dokumen standar dalam pengiriman barang. Field wajib adalah: nama dan alamat lengkap pengirim, nama dan alamat lengkap penerima (termasuk alamat pengiriman terpisah jika berlaku), tanggal pengiriman, nomor surat jalan yang unik, dan daftar lengkap barang yang dikirim dengan nomor artikel, deskripsi, jumlah, dan satuan. Generator kami mengisi semua field wajib secara terstruktur.
Perbedaan antara surat jalan dan invoice
Surat jalan mendokumentasikan pengiriman dan isinya, tanpa harga, tanpa PPN. Sebaliknya, invoice adalah dokumen pembayaran menurut § 14 UStG (atau e-Faktur sesuai Peraturan DJP PER-03/PJ/2022 di Indonesia) dan harus berisi semua field wajib terkait PPN. Dalam praktiknya, surat jalan dilampirkan bersama barang, invoice mengikuti secara terpisah melalui email. Keduanya dapat merujuk ke purchase order yang sama. Anda dapat menambahkan harga ke surat jalan, tetapi kemudian dokumen tersebut tidak menggantikan invoice untuk tujuan pajak.
Kewajiban retensi menurut § 257 HGB
Surat jalan adalah surat komersial menurut § 257 HGB dan catatan yang relevan pajak menurut § 147 AO. Surat jalan yang diterima dan diterbitkan yang bukan bukti pembukuan harus disimpan selama 6 tahun. Jika memenuhi syarat sebagai bukti pembukuan (mis. karena menggantikan invoice atau mendokumentasikan penerimaan barang untuk akuntansi), periode retensi 10 tahun berlaku. Di Indonesia, retensi dokumen pajak sesuai UU KUP biasanya 10 tahun. Penyimpanan yang patuh GoBD berarti: tidak dapat diubah, dapat dilacak, dapat dibaca setiap saat, idealnya sebagai PDF dengan dua cadangan atau melalui lexoffice, sevDesk, atau DATEV.
Surat jalan vs. dokumen pengiriman
Surat jalan dan dokumen pengiriman tidaklah sama. Surat jalan menyertai barang dan mencantumkan isinya, apa yang sedang dikirim. Dokumen pengiriman (nomor pelacakan DHL/JNE, CMR consignment note untuk transportasi internasional, freight order) mendokumentasikan transportasinya sendiri, bagaimana barang sedang dalam perjalanan. Dalam praktiknya, surat jalan dilampirkan dengan pengiriman (idealnya terlihat dari luar dalam kantong transparan), dokumen pengiriman tetap pada kurir. Pengiriman intra-komunitas (Uni Eropa) juga memerlukan bukti kedatangan.
Mengamankan bukti pengiriman
Tanda tangan pada surat jalan tidak diwajibkan secara hukum, tetapi sangat disarankan. Bukti pengiriman (tanggal ditambah tanda tangan penerima) adalah satu-satunya bukti dalam sengketa bahwa barang tiba lengkap dan tidak rusak. Karena itu cetak surat jalan Anda dalam rangkap dua: lampirkan satu salinan dengan pengiriman, mintalah yang kedua ditandatangani saat diterima dan simpan. Untuk pengiriman paket, tanda terima dari kurir menggantikan tanda tangan ini.
Menetapkan nomor surat jalan dengan benar
Nomor surat jalan harus unik dan dapat dengan jelas ditugaskan ke satu pengiriman. Tidak seperti nomor invoice, tidak diharuskan benar-benar berurutan tanpa celah. Skema umum adalah "DN-2026-001", "DN-YYYYMM-NNN", atau tautan ke nomor pesanan ("DN-PO-12345"). Generator kami menyarankan nomor dalam format "LS-YYYY-NNN" secara otomatis, Anda dapat menggantinya dengan bebas. Penting: jangan pernah menggunakan nomor yang sama dua kali, atau ketertelusuran akuntansi akan terganggu.
