Pflichtangaben auf dem Lieferschein
Ein Lieferschein muss in Deutschland zwar nicht durch ein eigenes Gesetz vorgeschrieben sein, hat sich aber als Handelsbrauch fest etabliert. Pflichtangaben sind: vollständiger Name und Anschrift des Versenders, Name und Anschrift des Empfängers (mit abweichender Lieferadresse, falls vorhanden), Lieferdatum, eindeutige Lieferschein-Nummer und eine vollständige Auflistung der gelieferten Waren mit Artikel-Nummer, Beschreibung, Menge und Einheit. Unser Generator füllt alle Pflichtfelder strukturiert aus.
Unterschied zur Rechnung
Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung und ihren Inhalt, keine Preise, keine Umsatzsteuer. Die Rechnung dagegen ist das Zahlungsdokument nach § 14 UStG, das alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält. In der Praxis liegt der Lieferschein der Sendung physisch bei, die Rechnung folgt separat per E-Mail. Beide dürfen denselben Bestellbezug haben. Wer mag, kann auf dem Lieferschein zusätzlich Preise ausweisen, dann darf er aber nicht als Ersatz für eine Rechnung gelten.
Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB
Lieferscheine sind Handelsbriefe nach § 257 HGB und steuerrelevante Belege nach § 147 AO. Empfangene und versendete Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Sind sie Buchungsbelege (z. B. weil sie eine Rechnung ersetzen oder den Wareneingang für die Buchhaltung dokumentieren), gilt die 10-Jahres-Frist. GoBD-konform speichern bedeutet: unveränderbar, nachvollziehbar, jederzeit lesbar, idealerweise als PDF mit zwei Backups oder über lexoffice, sevDesk oder DATEV.
Lieferschein vs. Versandbeleg
Lieferschein und Versandbeleg sind nicht dasselbe. Der Lieferschein begleitet die Ware und listet den Inhalt, also was geliefert wird. Der Versandbeleg (DHL-Sendungsnummer, Frachtbrief CMR im internationalen Verkehr, Speditionsauftrag) dokumentiert den Transport selbst, also wie die Ware unterwegs ist. In der Praxis wird der Lieferschein der Sendung beigelegt (idealerweise von außen sichtbar in einer transparenten Hülle), der Versandbeleg liegt beim Spediteur. Innergemeinschaftliche Lieferungen brauchen zusätzlich einen Gelangensnachweis.
Empfangsbestätigung sichern
Eine Unterschrift auf dem Lieferschein ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Die Empfangsbestätigung (Datum + Unterschrift des Empfängers) ist im Streitfall der einzige Nachweis, dass die Ware vollständig und unbeschädigt angekommen ist. Drucke deinen Lieferschein deshalb zweifach aus: ein Exemplar legst du der Sendung bei, das zweite lässt du beim Empfang unterschreiben und behältst es. Bei Paketlieferungen ersetzt die Übergabequittung des Paketdienstes diese Unterschrift.
Lieferschein-Nummer richtig vergeben
Die Lieferschein-Nummer muss einmalig sein und sich klar einer Lieferung zuordnen lassen. Anders als die Rechnungsnummer ist sie nicht zwingend lückenlos fortlaufend. Übliche Schemata sind „LS-2026-001“, „LS-YYYYMM-NNN“ oder eine Verknüpfung mit der Bestellnummer („LS-BEST-12345“). Unser Generator schlägt automatisch eine Nummer im Format „LS-YYYY-NNN“ vor, du kannst sie aber beliebig überschreiben. Wichtig: einmal vergebene Nummern niemals doppelt benutzen, sonst ist die Nachverfolgung in der Buchhaltung kompromittiert.
