Warum die E-Rechnung plötzlich überall Thema ist
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen eine neue Regel: Eine klassische PDF-Rechnung zählt rechtlich nicht mehr als elektronische Rechnung. Gefordert ist stattdessen ein strukturiertes Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen wirft das Fragen auf, vor allem, weil mit XRechnung und ZUGFeRD zwei Begriffe kursieren, die leicht zu verwechseln sind.
Dieser Artikel ordnet die Begriffe ein und zeigt, wie man eine gültige E-Rechnung erstellt, ohne eine teure Buchhaltungssoftware anschaffen zu müssen.
Was eine E-Rechnung von einem PDF unterscheidet
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist für das menschliche Auge gemacht: Man sieht Beträge, Adressen und Positionen, aber ein Computer muss diese Angaben erst mühsam herauslesen. Eine echte E-Rechnung enthält die gleichen Informationen zusätzlich als strukturierte Daten, in einem maschinenlesbaren Format, das Buchhaltungsprogramme ohne Umweg verarbeiten können. Genau das ist der Kern der Pflicht: nicht das Aussehen, sondern die strukturierte Datenebene.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
XRechnung
XRechnung ist ein reines Datenformat. Es besteht ausschließlich aus strukturierten Daten ohne sichtbares Layout und ist vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben. Wer an Behörden liefert, kommt an XRechnung nicht vorbei.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid: Es kombiniert eine ganz normale, sichtbare PDF-Rechnung mit den strukturierten Daten, die unsichtbar in der Datei eingebettet sind. Der Empfänger sieht also eine gewohnte PDF-Ansicht, während seine Software gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten nutzen kann. Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist das oft die bequemere Variante.
So erstellt man eine gültige E-Rechnung
Man braucht dafür keine umfangreiche Buchhaltungssuite. Mit E-Rechnung erstellen lassen sich gültige XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien direkt im Browser erzeugen: Man trägt die Rechnungsdaten ein, Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, und erhält eine Datei im geforderten Format. Wer zunächst eine klassische, optisch gestaltete Rechnung benötigt, etwa für Privatkunden, ist mit dem Rechnungs-Generator richtig, der ein normales Rechnungs-PDF mit allen Pflichtangaben erzeugt. Welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, erklärt im Detail unser Beitrag PDF-Rechnung erstellen: die Pflichtangaben.
Wer ab wann betroffen ist
Wichtig zu wissen: Empfangen können müssen E-Rechnungen seit 2025 praktisch alle Unternehmen. Bei der Versandpflicht gibt es Übergangsfristen, klassische PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch eine Weile verschickt werden, bevor die strukturierte E-Rechnung stufenweise für alle verpflichtend wird. Wer sich frühzeitig damit vertraut macht, gerät später nicht unter Zeitdruck.
Archivierung nicht vergessen
Auch elektronische Rechnungen unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht und müssen unveränderbar abgelegt werden. Für die revisionssichere Archivierung klassischer PDF-Rechnungen bietet sich zusätzlich die Umwandlung ins Format PDF/A mit dem PDF/A-Konverter an. Wie eine revisionssichere Buchhaltungs-Ablage insgesamt aussieht, vertieft PDF-Buchhaltung und Archivierung nach GoBD.
Fazit
Die E-Rechnung ist weniger kompliziert, als ihr Ruf vermuten lässt: XRechnung ist das reine Datenformat für Behörden, ZUGFeRD die hybride PDF-Variante für den Geschäftsverkehr. Mit E-Rechnung erstellen lassen sich beide Formate kostenlos erzeugen, mit dem Rechnungs-Generator klassische Rechnungs-PDFs. So erfüllt man die neuen Vorgaben, ohne in zusätzliche Software investieren zu müssen.