Warum GoBD-konforme Archivierung so wichtig ist
Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler sind gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, legen fest, wie digitale Dokumente gespeichert, archiviert und der Finanzbehörde zugänglich gemacht werden müssen.
Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert bei einer Betriebsprüfung die Verwerfung der Buchführung, mit erheblichen steuerlichen Nachteilen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die steuerlich relevanten Aufbewahrungsfristen betragen:
- 10 Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenstreifen)
- 6 Jahre: Empfangene Handelsbriefe, Kopien versendeter Handelsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen
Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.
Welche Anforderungen stellt die GoBD an digitale PDFs?
Vollständigkeit und Richtigkeit
Jeder Beleg muss vollständig und unverändert archiviert werden. Ein nachträglich bearbeitetes PDF ohne Versionshistorie ist nicht GoBD-konform. Das Original, ob ein empfangenes digitales Dokument oder ein eingescannter Papierbeleg, muss erhalten bleiben.
Unveränderlichkeit
Archivierte Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert werden. Wenn Sie ein eingehendes PDF bearbeiten müssen, speichern Sie die Bearbeitung als neue Version und bewahren das Original separat auf. Idealerweise nutzen Sie ein revisionssicheres Archivierungssystem, das Änderungen protokolliert.
Nachvollziehbarkeit und Ordnung
Dokumente müssen so abgelegt sein, dass ein sachkundiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Das bedeutet: strukturierte Ordner, sinnvolle Dateinamen und ein Verzeichnis der gespeicherten Unterlagen.
Maschinelle Auswertbarkeit
Bei digitalen Buchführungssystemen verlangt die GoBD, dass die Finanzbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung maschinell auf die Daten zugreifen kann. Für PDFs bedeutet das: Sie sollten durchsuchbar sein, also echten Text enthalten und nicht nur Bild-Scans ohne OCR.
Das richtige PDF-Format für die Archivierung
Für die Langzeitarchivierung empfiehlt sich das Format PDF/A, das speziell für die dauerhafte digitale Archivierung entwickelt wurde. PDF/A schließt Elemente aus, die langfristig zu Darstellungsproblemen führen könnten, etwa externe Schriftarten, verschlüsselte Inhalte oder eingebettete Audio- und Videodaten.
Mit dem PDF/A-Konvertierungs-Tool lassen sich bestehende PDFs in dieses archivierungssichere Format umwandeln. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie Dokumente aus verschiedenen Quellen erhalten, die nicht von vornherein im PDF/A-Format vorliegen.
Eingehende Papierbelege digital archivieren
Das sogenannte ersetzende Scannen, also das Einscannen von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung des Originals, ist unter bestimmten Bedingungen GoBD-konform. Voraussetzung ist, dass der Scanprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist, das Scan-Ergebnis dem Original entspricht, keine relevanten Informationen verloren gehen und das Dokument unveränderlich gespeichert wird.
Achten Sie beim Scannen auf ausreichende Auflösung (mindestens 300 dpi), vollständige Abbildung aller Seiten und lesbare Darstellung aller Stempel, Handzeichen und Anmerkungen. Das Scan-to-PDF-Tool hilft dabei, Dokumente direkt über die Kamera als strukturierte PDFs zu erstellen.
Dateinamen und Ordnerstruktur
Eine sinnvolle Benennung erleichtert die Nachvollziehbarkeit enorm. Bewährt hat sich folgendes Muster: JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag_Belegnummer.pdf. Also zum Beispiel: 2025-03-15_Musterlieferant_487EUR_RE2025-042.pdf. Die Ordnerstruktur sollte nach Jahr und Belegart unterteilt sein, etwa 2025/Eingangsrechnungen/.
Cloud-Speicher und GoBD
Dokumente dürfen auch in der Cloud archiviert werden, sofern der Anbieter die GoBD-Anforderungen erfüllt. Wichtig ist, dass der Speicherort innerhalb der EU liegt oder besondere Datenschutzvereinbarungen bestehen, der Zugriff im Rahmen einer Betriebsprüfung gewährleistet ist und keine Möglichkeit besteht, Dokumente unbemerkt zu verändern oder zu löschen.
Fazit
GoBD-konforme PDF-Archivierung erfordert kein aufwendiges System, aber konsequente Disziplin bei der Ablage. Dokumente müssen vollständig, unveränderlich, geordnet und maschinell auswertbar sein. Das Format PDF/A eignet sich am besten für die Langzeitarchivierung. Mit einer klaren Ordnerstruktur, sinnvollen Dateinamen und einem einfachen Scan-Workflow lässt sich der gesetzliche Rahmen auch ohne teure Software-Lösung einhalten.