Das eigentliche Argument für PDF
Ein Word-Dokument sieht auf jedem Rechner ein bisschen anders aus. Das liegt nicht an Word, sondern daran, dass die Datei nur beschreibt, welche Schrift verwendet werden soll. Ist sie beim Empfänger nicht vorhanden, sucht sich sein Rechner eine ähnliche. Zeilen brechen anders um, Absätze verschieben sich, aus zwei Seiten werden drei.
Ein PDF trägt die benötigten Schriften in sich. Deshalb ist es das richtige Format, sobald das Aussehen zählt: Bewerbung, Angebot, Vertrag, alles was gedruckt oder unterschrieben wird.
Der Weg
Mit Word in PDF wird aus der DOC- oder DOCX-Datei ein PDF. Schriften, Absätze und Seitenumbrüche werden übernommen.
Für Tabellen aus Excel und Folien aus PowerPoint gilt dasselbe Prinzip.
Die drei Stellen, an denen es hakt
Ausgefallene Schriften. Eine Schrift, die nur auf deinem Rechner installiert ist, kann beim Umwandeln ersetzt werden. Wer sichergehen will, bleibt bei verbreiteten Schriften. Bei einer Bewerbung ist eine gewöhnliche Schrift ohnehin die bessere Wahl.
Kopf- und Fußzeilen. Sie rutschen gern, wenn die Seitenränder knapp gesetzt sind. Ein Blick auf die erste und letzte Seite des fertigen PDF lohnt sich.
Tabellen an der Seitengrenze. Eine Tabelle, die knapp über das Seitenende hinausragt, wird umbrochen. Im Word-Dokument fällt das oft nicht auf, im PDF steht die Kopfzeile dann allein auf der Vorseite.
Vor dem Abschicken prüfen
Die verlässlichste Prüfung ist die einfachste: Öffne das fertige PDF und sieh es dir an, so wie es der Empfänger tun wird. Stimmt die Seitenzahl mit deiner Erwartung überein? Steht die Unterschrift noch auf derselben Seite wie der Schlusssatz?
Wenn eine Seite überflüssig geworden ist, entfernt Seiten löschen sie. Und falls du das Dokument noch unterschreiben musst, geht das mit PDF unterschreiben direkt im Browser, ohne Ausdrucken und Einscannen.
Kurz zusammengefasst
PDF trägt seine Schriften mit sich, Word nicht. Deshalb kommt beim Empfänger an, was du siehst. Ungewöhnliche Schriften, Kopfzeilen und Tabellen an der Seitengrenze sind die typischen Stolperstellen, und ein Blick ins fertige Dokument klärt sie in einer Minute.