PDF-Einreichung an Universitäten, was wirklich verlangt wird
Die meisten Universitäten verlangen heutzutage die digitale Einreichung wissenschaftlicher Arbeiten als PDF. Das klingt einfach, ist es im Prinzip auch, aber es gibt einige Fallstricke, die regelmäßig zu Problemen führen. Wer diese kennt, kann die Einreichung seiner Hausarbeit, Bachelorarbeit oder Dissertation entspannt angehen.
Der häufigste Fehler: Studierende speichern ihre Word-Datei als PDF und gehen davon aus, dass alles in Ordnung ist. Doch beim Öffnen auf dem Rechner des Prüfers sieht das Dokument plötzlich anders aus, Schriften fehlen, Tabellen haben sich verschoben, Formeln sind unleserlich. Das passiert, wenn beim PDF-Export wichtige Einstellungen nicht beachtet werden.
Schriften einbetten, der wichtigste Schritt
Das größte Problem bei wissenschaftlichen Arbeiten ist die Schrifteinbettung. Wenn Schriften nicht ins PDF eingebettet werden, kann es auf einem anderen Computer zu Darstellungsproblemen kommen, weil die Schriftarten möglicherweise nicht installiert sind. Betroffen sind vor allem Sonderzeichensätze, mathematische Schriften und nicht-westliche Schriftsysteme.
In Microsoft Word: Beim Speichern als PDF unter den Optionen die Einstellung für eingebettete Schriftarten aktivieren. In LaTeX: pdflatex oder xelatex verwenden und die Schrifteinbettung über entsprechende Pakete sicherstellen. In LibreOffice: Der PDF-Export bettet Schriftarten standardmäßig ein.
Grafiken, Diagramme und Formeln
Wissenschaftliche Arbeiten enthalten häufig Grafiken, Tabellen und mathematische Formeln. Beim PDF-Export ist die Auflösung von Grafiken entscheidend. Für den Druck werden mindestens 300 dpi empfohlen; für reine Bildschirmdarstellung reichen 150 dpi. Wer zu niedrig auflösende Grafiken verwendet, bekommt ein PDF, das beim Ausdrucken verschwommen wirkt.
Bei der Dateigröße gilt: Eine Dissertation mit vielen hochauflösenden Abbildungen kann schnell 50 MB oder mehr erreichen. Viele Hochschul-Upload-Systeme haben aber eine Größenbeschränkung. Mit dem PDF komprimieren-Werkzeug lässt sich die Dateigröße signifikant reduzieren, ohne dass die Qualität für Bildschirm und normalen Druck leidet.
Seitenzahlen und Gliederung
Universitäten haben oft spezifische Anforderungen an die Seitenzählung: Das Deckblatt zählt häufig nicht, das Inhaltsverzeichnis wird mit römischen Ziffern nummeriert, und der Haupttext beginnt bei Seite 1 mit arabischen Ziffern. Diese unterschiedlichen Nummerierungen werden normalerweise in der Textverarbeitung eingestellt, bevor das PDF exportiert wird.
Was viele nicht bedenken: Auch die PDF-Lesezeichen (Bookmarks) sind für Prüfer wichtig. Ein gut strukturiertes PDF mit klickbarem Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen für jedes Kapitel ist deutlich angenehmer zu lesen als eine Datei ohne Navigation. In Word und LaTeX lassen sich diese automatisch beim PDF-Export erstellen.
Barrierefreiheit und Zugänglichkeit
Einige Universitäten verlangen mittlerweile barrierefreie PDFs, besonders wenn die Arbeit veröffentlicht oder in einer Bibliothek zugänglich gemacht werden soll. Ein barrierefreies PDF enthält unter anderem alt-Texte für Bilder, eine logische Dokumentstruktur mit korrekten Überschriften-Tags und durchsuchbaren Text.
Wenn die eingereichte Arbeit gescannte Teile enthält, zum Beispiel handschriftliche Notizen oder ältere Kopien aus Bibliotheken, sollte eine Texterkennung (OCR) durchgeführt werden, damit der Text suchbar ist. Das OCR-Werkzeug von PDFMonster kann solche gescannten Seiten in durchsuchbaren Text umwandeln.
Mehrteilige Abgaben zusammenstellen
Manche Prüfungsordnungen verlangen, dass bestimmte Dokumente separat eingereicht werden: eidesstattliche Erklärung, Anhänge mit Rohdaten, Interviewtranskripte oder Genehmigungen für empirische Erhebungen. Wenn diese als separate Dateien vorliegen, kann man sie mit dem PDF zusammenführen-Werkzeug in das fertige Hauptdokument integrieren.
Dabei sollte man auf die Reihenfolge achten: Titelseite, Abstract, Inhaltsverzeichnis, Haupttext, Literaturverzeichnis, Anhänge, eidesstattliche Erklärung. Diese Reihenfolge ist an vielen Universitäten vorgeschrieben.
Vor der Abgabe prüfen
Direkt vor der Einreichung empfiehlt sich eine abschließende Prüfung des PDFs auf einem anderen Gerät oder in einem anderen PDF-Betrachter. Dabei achtet man auf: korrekte Schriftdarstellung, vollständige Anzeige aller Grafiken, funktionierende Verlinkungen im Inhaltsverzeichnis und korrekte Seitenzählung.
Wer das PDF mit einem Passwort geschützt abgeben will, zum Beispiel um unbefugten Zugriff vor der Begutachtung zu verhindern, kann dies mit dem PDF schützen-Werkzeug tun. Allerdings sollte man sicherstellen, dass das Passwort dem Prüfer rechtzeitig mitgeteilt wird.
Eine Arbeit, die technisch einwandfrei als PDF eingereicht wird, hinterlässt einen professionellen Eindruck, auch wenn das für die Bewertung inhaltlich keine Rolle spielt, schadet es nie, dem Prüfer die Arbeit so angenehm wie möglich zu machen.