Drei Formate, drei Zwecke
Das Portable Document Format (PDF) ist so verbreitet, dass viele Menschen gar nicht wissen, dass es unterschiedliche Varianten gibt. PDF/A und PDF/X klingen ähnlich, verfolgen aber ganz andere Ziele. Wer das versteht, trifft bessere Entscheidungen bei der Dokumentenerstellung und -archivierung.
Die kurze Antwort: PDF ist das allgemeine Format für fast alles. PDF/A ist für die Langzeitarchivierung. PDF/X ist für den professionellen Druck. Im Folgenden wird erklärt, was diese Unterschiede konkret bedeuten.
PDF, das universelle Format
Das Standard-PDF-Format ist flexibel und vielseitig. Es kann interaktive Elemente wie Formulare, Schaltflächen und Hyperlinks enthalten. Es kann externe Ressourcen einbinden, zum Beispiel Videodateien oder verlinkte Schriftarten. Es kann JavaScript enthalten. Es kann mit Passwörtern geschützt und verschlüsselt werden.
Diese Flexibilität macht PDF zum idealen Format für den Alltag: E-Mails, Berichte, Präsentationen, Bewerbungen. Für die langfristige Archivierung und den professionellen Druck bringt diese Flexibilität aber Probleme mit sich: Externe Ressourcen können irgendwann nicht mehr verfügbar sein. JavaScript kann Sicherheitsrisiken darstellen. Druckereien haben spezifische technische Anforderungen, die ein Standard-PDF vielleicht nicht erfüllt.
PDF/A, für die Langzeitarchivierung
PDF/A ist ein ISO-Standard (ISO 19005), der speziell für die langfristige Archivierung von Dokumenten entwickelt wurde. Der Buchstabe A steht für Archivierung. Die zentrale Idee: Ein PDF/A-Dokument soll in 50 oder 100 Jahren noch genauso aussehen wie heute, ohne dass besondere Software oder externe Ressourcen benötigt werden.
Um das zu gewährleisten, verbietet PDF/A bestimmte Elemente: Keine externen Verknüpfungen auf Schriftarten oder Bilder (alles muss eingebettet sein). Kein JavaScript. Keine Verschlüsselung. Kein Abspielen von Audio oder Video. Alle verwendeten Schriften müssen vollständig eingebettet sein.
Es gibt verschiedene Konformitätsstufen: PDF/A-1a und PDF/A-1b (ältere, strengere Version), PDF/A-2 und PDF/A-3 (neuere Versionen mit etwas mehr Flexibilität). Für die meisten Archivierungszwecke ist PDF/A-2b eine gute Wahl.
Wer bestehende PDFs in das Archivierungsformat umwandeln möchte, kann das PDF zu PDF/A-Werkzeug nutzen. Das Ergebnis ist ein ISO-konformes Archivdokument, das alle Anforderungen der Langzeitarchivierung erfüllt.
Wann PDF/A verwenden?
PDF/A eignet sich für alle Dokumente, die langfristig aufbewahrt werden müssen und deren Inhalt unveränderbar bleiben soll. In Deutschland ist PDF/A das empfohlene Format für die elektronische Langzeitarchivierung nach GoBD (für Unternehmen) und für Behörden nach der E-Government-Gesetzgebung. Typische Einsatzbereiche: rechtlich relevante Verträge und Bescheide, behördliche Korrespondenz, wissenschaftliche Publikationen, historische Dokumente, Krankenakten.
PDF/X, für den professionellen Druck
PDF/X ist ein ISO-Standard (ISO 15930), der für den Austausch von Druckdaten entwickelt wurde. Der Buchstabe X steht für eXchange. Während es bei PDF/A um die Beständigkeit über die Zeit geht, geht es bei PDF/X um die Zuverlässigkeit im Druckprozess.
Druckereien arbeiten mit präzisen Farbwerten, spezifischen Schnittpunkte und Beschnittzugaben (Bleed), Überdrucken und anderen Druckparametern, die in einem normalen PDF zwar vorhanden sein können, aber nicht zwingend sind oder korrekt definiert sein müssen. PDF/X stellt sicher, dass alle diese Parameter korrekt und vollständig angegeben sind.
Auch PDF/X hat verschiedene Varianten: PDF/X-1a ist der älteste und strengste Standard, nur CMYK und Sonderfarben, alle Schriften eingebettet. PDF/X-3 erlaubt auch RGB-Farben. PDF/X-4 ist die modernste Variante und unterstützt Transparenzen und Ebenentransparenz.
Wann PDF/X verwenden?
PDF/X ist für alle relevant, die professionelle Druckerzeugnisse erstellen: Broschüren, Kataloge, Visitenkarten, Plakate, Bücher. Druckereien und Druckdienstleister geben in der Regel an, welche PDF/X-Version sie akzeptieren. Wer ein PDF für den Druck erstellt, sollte immer zuerst beim Druckdienstleister nachfragen, welches Format und welche Parameter erwartet werden.
Praktische Entscheidungshilfe
Als Entscheidungshilfe für den Alltag: Standard-PDF für alles, was intern kommuniziert wird, nicht langfristig archiviert werden muss und keine speziellen Druckanforderungen hat. PDF/A für Dokumente, die rechtlich relevant sind, langfristig archiviert werden müssen oder für Behörden bestimmt sind. PDF/X für Dokumente, die von einer professionellen Druckerei gedruckt werden sollen.
Wer unsicher ist, in welchem Format ein vorhandenes PDF vorliegt, kann die Dokumenteigenschaften prüfen: In den meisten PDF-Betrachtern gibt es unter Datei oder Eigenschaften eine Angabe zum Format und zur Konformitätsstufe. Dokumente, die als Standard-PDF vorliegen, lassen sich mit dem entsprechenden Werkzeug in PDF/A umwandeln. Für PDF/X-Dokumente empfiehlt sich die Verwendung professioneller Layoutsoftware wie Adobe InDesign oder das Acrobat-Werkzeug einer professionellen Druckvorstufe.
Weiterführend: Wer sein PDF zuerst optimieren möchte, bevor er es archiviert, kann das PDF optimieren-Werkzeug nutzen, um unnötige Daten zu entfernen und die Datei für die Langzeitspeicherung vorzubereiten.